株式会社いえらぶGROUPのワークフローシステム導入事例

不動産関連の各種ITシステムを提供し、「“住”領域のワンストップマーケティング事業」を展開する株式会社いえらぶGROUPは、急速な組織拡大に伴い業務体制の整備に課題を抱えていた。そこで、2015年にX-point Cloud（エクスポイントクラウド）を導入し、未整備だった申請業務の体制を構築。さらに、組織全体の業務の流れをX-point Cloudの機能を活用して確立していった。
こうした取り組みを経て、現在、同社ではX-point Cloudが組織運営の中枢を支える業務プラットフォームとして活用されている。

課題・背景

• 口頭やメールの承認作業のため、数多くの非効率が発生
• 急速な組織拡大に伴い、業務体制の整備が急務に
• 過去の申請内容の確認が困難

業務効果

• 申請業務がデジタル上で完結し、大幅な効率化を実現
• X-point Cloudが業務体制を支えるプラットフォームとして機能
• 組織内の幅広い情報がX-point Cloudで確認可能に

東京都新宿区に本拠を置くいえらぶGROUPは、不動産業務支援システム「いえらぶCLOUD」をはじめ、複数の不動産関連ITシステムを提供する企業だ。業務
支援、Web集客、SNSマーケティング、業務代行、家賃保証など、不動産業にまつわる幅広い領域を、デジタル技術と優れた提案力で支援。誰もが安心して利
用できる公正な不動産プラットフォームの構築を目指している。近年では、不動産取引の電子契約にも領域を広げ、不動産電子契約システム「いえらぶサイ
ン」も提供。ラインナップを拡大し、自社のサービス体制をより強化している。

同社の特筆すべき点は、その急速な成長スピードにある。2008年の設立以来、次々とサービスをリリースし、組織の規模を右肩上がりで拡大。現在では8社の
グループ会社を有し、大阪、名古屋、福岡、沖縄などに拠点を展開している。小規模なベンチャーから出発し、約15年を経て全国各地に裾野を広げる有力企業
にまで駆け上がった。しかし、そうした急速な組織の拡大は一方で課題も生み出す。当時の状況について、第一営業本部営業戦略部の大橋由実氏は振り返る。

「設立間もない時期は、社員数も少なくオフィスも東京の1カ所だけでしたので、承認が必要なものに関しては、口頭やメールで直接取締役に説明して了承を
貰っていました。組織が小さいときにはこのやり方でよかったのですが、その後、組織が拡大して社員数も拠点も多くなっていくと、多くの問題が出てきまし
た。取締役のもとには決裁のお伺いが集中して、メールの返信だけでも多大な時間を取られるようになってしまいましたし、その結果として、申請側の従業員
も決裁が下りるまでの時間がかかるようになりました」(大橋氏)。

さらに、申請書の書式が整備されていなかったため、申請者はメールで承認を受ける際に毎回新たに文面を作成しなければならなく、その文面も自由なため決
裁に必要な情報が漏れることもよくあったという。こうした非効率が、当時は各拠点で発生しており、組織全体の生産性を引き下げていた。このままさらに組
織を拡大すれば、業務のムダはさらに増大し、組織運営の足を引っ張りかねない。いえらぶGROUPは決裁に関する業務を整備する必要があった。

こうしたなかで、いえらぶGROUPはX-point Cloudの導入を決めた。導入のきっかけは、SNSのある投稿だった。同社と繋がりのある企業の経営者が自社での
X-point Cloudの活用状況を紹介していたのだ。その好意的な評価を目にしたいえらぶGROUPの社員が、上層部にX-point Cloudの導入を提案。遠隔拠点にも
導入しやすいクラウド製品だったことも後押しとなり、スムーズに導入が決まった。

そして、この導入を起点に、いえらぶGROUPは自社の業務体制を構築し
ていく。具体的には、従来は口頭やメールで承認を受けていた業務を、ワークフローとして体系化し、各種申請書の書式に落とし込んでいった。この際、いえ
らぶGROUPは、申請書を上長の決裁を受ける「稟議書」と、上長の承認を得て他部門に何らかの業務を依頼する「作業依頼」の2つの種類に大別している。以
前は、これらが混在して申請されていたため、決裁後の業務フローなどが煩雑になり、業務効率を低下させる要因になっていた。しかし、X-point Cloudの導
入により、申請書の目的や回付先などが明確に定義できるようになり、業務の混乱を大幅に削減することができた。

さらに、いえらぶGROUPは、導入を通じて承認権限の階層化も進めている。その状況について、大橋氏は説明する。
「以前は、すべての申請を取締役が決裁していたため、取締役に承認作業の負担が集中していました。しかし、X-point Cloudの導入により、申請書が整備さ
れ、その優先度が把握できるようになり、承認権限の切り分けが可能になりました。これにより、決裁権限の一部を部門長に移譲し、経営層の負担になってい
た承認作業を効率化できました。拡大中の組織にふさわしい、階層化された承認権限を設定することができたと思います」(大橋氏)。

こうしていえらぶGROUPは、ブラックボックス化していた組織の状況を可視化し、効率的な業務体制を構築するツールとして、X-point Cloudを活用していった。

導入から約10年が経過した現在、X-point CloudはいえらぶGROUPにとってなくてはならないツールとなっている。現在の申請書数は約60種類。かつて口頭
やメールなどで混在して申請されていた業務は、機能や目的ごとに詳細に分類され申請書の起案から承認までをデジタル上で一気通貫に行えるようになった。
導入以前のように、従業員が申請のたびにメールの文面を作成したり、取締役が承認作業に手を焼いたりする場面は社内ではもう見られない。実際、X-point
Cloudの導入後、いえらぶGROUPは福岡、名古屋などに拠点を増やし、社員数も急増しているが、申請業務や意思決定はむしろ以前よりも円滑化している。

さらに、いえらぶGROUPは申請業務をデジタル化するだけに留まらず、自社の業務体制を支えるプラットフォームとしてもX-point Cloudを活用している。その一例として、大橋氏は作業依頼の申請書を紹介する。

「作業依頼は稟議書とは異なり、他部門に何らかの業務を依頼するときに用います。例えば、新しい商品番号を取得する場合などです。新しい商品番号を取得
すると、契約書の記載内容や顧客データベース、サービス上のデータベースなど、複数の箇所の情報を変更する作業が発生します。しかし、これらを管理して
いるのはそれぞれ別の部門であるため、各部門が別々に変更作業を実施しなければいけません。以前はメールで各部門それぞれに変更作業の依頼をしていたの
ですが、その作業はどうしても煩雑となり、抜け漏れが発生する可能性も高くなってしまいます。しかし、現在は、商品番号の取得申請が承認されると、変更
作業を行う部門に順序よく申請書が回付されるため、変更作業の抜け漏れが無くなっています」(大橋氏)。

そのほか、契約関連業務の管理にもX-point Cloudは利用されている。例えば「付随書類提出申請書」は、電子契約システムで取引先に捺印してもらった契約
書に付随する社内用の書類に上長の決裁を受けるために用いる。入力欄に電子契約書のIDが記載されているため、承認者は電子契約書の内容と付随書類を照ら
し合わせながら承認作業を行える。このように、いえらぶGROUPでは、X-point Cloudが業務体制を支える基盤としての重要な役割を担っている。

さらに近ごろでは、X-point Cloudが自社の知識を蓄積するデータベースとしての機能も持ち始めている。今後は、このデータベースとしての機能をより強化
し、組織的に活用していきたいと大橋氏は話す。

「もう10年近く運用していることもあり、X-point Cloud上には膨大な申請に関するデータが蓄積しています。最近では、例えば営業職員が顧客の過去の決裁
内容を確認するために、X-point Cloud上のデータを利用しているようです。当社は数多くのデジタルサービスを運用していることもあり、それぞれのサービ
スの顧客情報や契約情報が分散しがちです。今後、より効率的にデータを管理し活用していくためには集約化を進める必要がありますが、そのときにX-point
Cloudが役立つと見込んでいます。X-point Cloudに各種システムやサービスを連携すれば、自社のあらゆるデータを集約したデータベースとして活用できま
す。今後は、それを実現するため、システム連携などに力を入れていきたいです」(大橋氏)。

大橋氏はX-point Cloudを「もはや当社のインフラです」と評価する。
いえらぶGROUPでは、組織の屋台骨を支え、知識の源泉となるキーツールとしてX-point Cloudに大きな期待が寄せられていた。

「現在のように申請のワークフローを整備できたのは、X-point Cloudのおかげです。導入から10年近く経過した現在では、まさに当社にとってのインフラになっています」 株式会社いえらぶGROUP 第一営業本部 営業戦略部 大橋 由実 様