内科を中心に、急性期医療からターミナルケアまで地域に密着した医療・介護サービスを提供する医療法人健誠会（以下、健誠会）では、X-pointを活用することで、「稟議書決裁」や「休暇申請」といった事務作業をペーパーレス化。業務の効率化を促進することで、法人経営の合理化と職員が各自のコア業務へと専念できる環境づくりに取り組んでいる。

1979年、現在の鹿児島県日置市に湯田内科病院を開院しました。
以降、1989年には「健誠会」として医療法人に改組し、1998年には介護老人保健施設「アンダンテ伊集院」を、2000年には指定居宅介護支援事業所「ケアセンターリエゾン日置」を、そして、2004年には「グループホームすこやか」を開設しました。

このように当法人では、全国の中でも高齢化率の高いこの地域において、急性期医療からターミナルケアまで地域医療の中核を担うべく、さまざまな活動に取り組んでいます。

たとえば、湯田内科病院では2006年に電子カルテシステムを導入し、そのほかにも30以上のシステムを利用して業務の効率化と患者様・利用者様のデータ管理に努めています。
その取り組みは注目されることも多く、県内のみならず、国内や海外の大学病院などからも見学に来られるケースもあり、当院のシステム運用を参考にされる医療機関も数多く見受けられます。

当法人では2012年にX-pointを導入し、現在、次の4つの業務をペーパーレス化し、ワークフローで処理しています。

(1)稟議書決裁　（年間決裁数：約500案件）
1万円以上の物品等を購入する際、稟議書を必要としています。申請者は、X-pointであらかじめ用意されている稟議書フォームを使って稟議書を作成し、ワークフローで各部門長、5人の部長、院長の承認を経て決裁されます。さらに決裁された稟議書は申請者に回覧され、完了報告もX-pointでするようにしています。

(2)休暇申請　（年間申請数：2,000件以上）
有給休暇、特別休暇、欠勤の届け出をX-pointで申請・承認できるようにしています。承認されたデータは、表計算ソフトに取り込んで人事担当者が管理・集計しています。

(3)物損報告書　（年間報告数：約10件）
施設や設備、車両などの物損報告書をX-pointで回覧・承認・保管しています。

(4)議事録の回覧・管理　（年間件数：約300件）
院内で開催する委員会の議事録を回覧・承認・保管するのに、X-pointを利用しています。議事録には、必要に応じて画像、文書、PDFなどのファイルを資料として添付することもあります。

電子カルテや介護システムなど、医療や介護の現場ではITを活用して一定の成果を上げています。一方、付随する事務業務に関しては、システム化が遅れていると言わざるを得ないのが、X-pointを導入する以前の現状でした。
もちろん手をこまねいて見ていたわけではなく、簡易的なワークフローシステムを利用して、稟議の決裁などに利用していました。

しかし、システムの機能がシンプルで、帳票画面の使い勝手なども制限があったことから、利用者に受け入れてもらえませんでした。その結果、紙の稟議書と並行して利用せざるを得ず、休暇申請などの業務に展開するのも難しい状況でした。
そのようなとき、販売店の展示会でX-pointのデモを見てすぐに導入の検討に入りました。

「だれでも、簡単に使える」というのが一番のポイントでした。特に、帳票フォームが紙の帳票と変わらないイメージで作業できるので、利用者にとってハードルが低いと感じました。

ほかの種類のシステムでも同様だと思いますが、ワークフローの場合は特に、PCに慣れていない者も含め職員全員が使わないと大きな成果は期待できません。

また、職員全員が頻繁に関わる業務だからこそ、効率化による成果も大きいことから、X-pointは導入を検討する価値があると判断しました。

導入要件としては、主に次のポイントを確認しました。

・「差し戻し」機能の有無
・承認ルートを容易に設定・変更できるか
・帳票フォームを容易に作成・修正できるか
・実施管理ができるか
・グループウェアとの連携ができるか

ワークフローとして機能が充実しているので、導入要件を網羅しているだけでなく、多彩な業務での利用が可能だと考えました。たとえば、以前は稟議書でも内容によって複数のフォームを使わざるを得ませんでしたが、X-pointでは1種類のフォームでも柔軟に対応できる点や、 決裁後のデータをクエリで容易に検索・絞り込みできる点などが便利だと感じました。

また、導入実績が豊富で、販売店の対応も丁寧かつ迅速だったので、安心して使い続けることができると判断しました。

ワークフロー化した業務では、業務が効率化・迅速化され、さまざまな場面でムリ・ムダ・ムラを排除することに結びついています。
たとえば、稟議の決裁に関して、これまで最短でも3日間、最長10日間以上かかっていたのが、離れている施設からの起案でも、ほぼ翌日には決裁されるようになりました。

また休暇申請業務では、データを絞り込んでから処理できるようになったので、申請データの集計や取得日数の確認、出勤簿との突き合わせなどが容易になり、担当者の負荷も大幅に軽減されました。

ほかにも、次のような成果が上がっています。

・決裁後に内容を修正できないので、コンプライアンスの強化につながった
・誤った帳票で起案することがなくなった
・必須項目を設けることで記入漏れがなくなった
・「差し戻し」を容易にできるようになった
・稟議書や申請書の紛失や取り間違いのリスクを排除できた
・稟議書や申請書、議事録などの「紙」のバインダー保存をしなくて済むようになった
・決裁帳票の保管スペースが不要となった
・監査などにも柔軟に対応できるようになった

医療・介護施設には、事務関連の書類が山ほどあります。まだ、その氷山の一角しか手を付けることができていませんので、順次利用範囲を広げていきたいと考えています。

具体的には、次のような項目を検討中です。

・手順書
・当直日誌
・部門会議の議事録
・研修報告書
・出張精算書
・FAX送付状、送り状

X-pointでは1,000帳票以上の無料フォームテンプレート集があり、それも活用して行きたいと思っています。

当法人でも、ワークフローを導入してすぐに結果が出たわけではありません。紆余曲折もありました。上手くいかなかったときに気づいたのが、利用者にも管理部にも負担とならないようにすることが重要だと言うことです。
その点、複雑なことがシンプルにできるというのがX-pointの最大の特長だと思います。

一方、電子カルテや介護システムのように特定の専門家が利用するシステムではなく、応用範囲も幅広いのでイメージが湧きにくい部分もあるかもしれません。

アドバイスにはならないかもしれませんが、実際に使ってみないとその良さを実感しにくい部分もあると思いますし、言葉だけで伝えるのが難しいことも多いので、医療関係者のみなさんには、ぜひ当法人に見に来ていただき、その良さを体感していただきたいと思います。

X-pointは機能が充実しているので、さらに使いこなすためには、私たちが理解度を深めると同時に、サポート体制の拡充や使い勝手の向上に期待しています。

＊ 取材日時 ２０１５年８月 ＊ 記載の担当部署は、取材時の組織名です。