これからの働き方を考える

テレワーク定着へのハードル、「稟議・決裁のアナログ業務」と回答した人は44.7%
直近2年でワークフローシステムの予算を確保・検討している企業は約3割

テレワーク定着へのハードル、「稟議・決裁のアナログ業務」と回答した人は44.7%</br>直近2年でワークフローシステムの予算を確保・検討している企業は約3割

 ワークフロー総研では、東京にあるテレワーク導入企業で働く総務・人事・経営管理・IT事業部322名を対象に、「テレワークの実態調査」に関するアンケート調査を実施いたしました。

 本記事では、調査結果を公開するとともに、テレワーク定着におけるハードルや実態をお伝えします。

調査結果サマリー

  • テレワーク定着における課題第1位「社員のモチベーション管理」45.7%、第2位「稟議申請・決裁などのアナログ業務」44.7%
  • 回答者のうち、約6割の会社がワークフローシステムを導入
  • ワークフローシステム導入企業が持つ課題は「機能不足」や「システム部に負担」など
  • 回答者の勤務する企業の約3割が2020年度・2021年度にワークフローシステム導入または拡大の予算を確保・検討していると回答

調査概要

調査期間:2020年6月12日〜同年6月13日
調査方法:インターネット調査
調査目的:テレワークの実態把握
有効回答:東京にあるテレワーク導入企業で働く総務・人事・経営管理・IT事業部322名

テレワーク定着への課題、第1位「社員のモチベーション管理」45.7%、第2位「稟議申請・決裁などのアナログ業務」44.7%

 「Q1. あなたの会社でテレワークが標準化されようとしている中で、現在課題となっている点を教えてください。(複数回答)」(n=322)と質問したところ、「社員のモチベーション管理」が45.7%、「稟議の申請・決裁などアナログでしか進まない業務」が44.7%であることがわかりました。

  • 社員のモチベーション管理:45.7%
  • 稟議の申請・決裁などアナログでしか進まない業務:44.7%
  • ネットワーク端末のセキュリティリスク:44.1%
  • 案件管理や業務の進捗管理:34.2%
  • その他:5.6%
  • わからない:4.7%

6割以上の会社が既にワークフローシステムを導入

 「Q2. あなたの会社では、現在ワークフローシステムは導入されていますか。」(n=322)と質問したところ、「導入されている」が66.2%であることがわかりました。

  • 導入されている:66.2%
  • 導入されていない:24.8%
  • わからない:9.0%

ワークフローシステムの課題点、「機能が不足している」「システム部に負担」など

 Q2で「導入されている」と回答した方に、「Q3. 現在導入されているワークフローシステムの課題点があれば教えてください。(複数回答)」(n=213)と質問したところ、「機能が不足している」が39.4%、「システム部に負担がかかっている」が22.5%であることがわかりました。

  • 機能が不足している:39.4%
  • システム部に負担がかかっている:22.5%
  • システムのカスタマイズが自社内でできない:21.6%
  • コストが高い:16.9%
  • 導入されたものの実際はあまり利用されていない:11.3%
  • 課題は一切ない:9.4%
  • わからない:18.8%
  • その他:3.3%

ワークフローシステム未導入理由、第1位「システムの管理・構築をできる人材がいない」で33.8%

 Q2で「導入されていない」と回答した方に、「Q4. ワークフローシステムの導入に至っていない理由を教えてください。(複数回答)」(n=80)と質問したところ、「システムの管理・構築をできる人材がいない」が33.8%、「コストが高い」が26.2%であることがわかりました。

  • システムの管理・構築をできる人材がいない:33.8%
  • コストが高い:26.2%
  • 導入の仕方がわからない:17.5%
  • 必要性を感じない:12.5%
  • 現状の業務に課題がない:8.8%
  • わからない:27.5%
  • その他:2.5%

ワークフローシステム未導入の4割がワークフローやシステムを導入したいと回答

 Q2で「導入されていない」と回答した方に「Q5.ワークフローシステムを導入したいと思いますか。」(n=80)と質問したところ、「かなり思う」が10.0%、「思う」が30.0%であることがわかりました。

  • かなり思う:10.0%
  • 思う:30.0%
  • あまり思わない:30.0%
  • 思わない:5.0%
  • わからない:25.0%

実施されている施策として「リモートアクセス環境の整備」と回答した人は73.6%

 「Q6. あなたの会社で、以下の選択肢の中で既に実施されているものを、認識している限りで全て教えてください。(複数回答)」(n=322)と質問したところ、「リモートアクセス環境の整備」が73.6%「コミュニケーションツールの導入」が67.7%であることがわかりました。

  • リモートアクセス環境の整備:73.6%
  • コミュニケーションツールの導入:67.7%
  • セキュリティツールの導入:63.0%
  • ネットワーク・インフラ環境の整備:50.0%
  • 社内文書の電子化:43.8%
  • 採用活動のオンライン化:17.7%
  • 社外文書の電子化:16.5%
  • 営業活動のオンライン化:14.9%
  • 全て行われていない/わからない:2.8%

2020年度・2021年度においてワークフローシステムの導入または拡大のための予算を検討・確保している会社は約3割

 「Q7. あなたの会社では、2020年度・2021年度において、ワークフローシステムの導入または拡大のための予算を検討もしくは確保していますか。」(n=322)と質問したところ、「予算を確保している」が16.2%、「予算を確保していないが、検討している」が12.7%であることがわかりました。

  • 予算を確保している:16.2%
  • 予算を確保していないが、検討している:12.7%
  • 予算外でも良いものがあれば検討したい:10.3%
  • 検討していない:12.4%
  • わからない:48.4%

まとめ

 今回の調査では、テレワークが社会で標準化されようとしている中で、社員のモチベーション管理や稟議などのアナログ業務に課題を感じている人が多く存在し、これらがテレワーク定着のハードルとなっている実情が明らかになりました。回答者の約6割の会社が、ワークフローシステムの導入をしている一方で、ワークフローシステムの課題点として「機能が不足している」と回答し、「システム部に負担がかかっている」などの声も数多くあげられたことからも、テレワーク推進にあたってはワークフローシステム の導入だけでなく、導入後に円滑に運用されることも必要であり、これが課題となっていることもわかりました。

 また、ワークフローシステムの導入に至っていない回答者について導入に至らない理由としては、「システムの管理構築をできる人材がいないこと」と回答した人が33.6%、「コストが高いこと」と回答した人が26.2%という結果も出ており、未導入企業においては、これらがワークフローシステム導入の障壁となっていることも明らかになりました。

 今後ますます進んでいくであろうテレワーク導入に向けて、テレワーク定着の課題である「稟議・決裁のアナログ業務」を解決するためにも、リモートアクセス環境の整備やコミュニケーションツールの導入に加えて、機能が十分にあり、システム部に負担がかからず、カスタマイズが自社でできるワークフローシステムの導入も必須であると言えるでしょう。

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ワークフロー総研 編集部
この記事を書いた人 ワークフロー総研 編集部

「ワークフロー総研」では、ワークフローをWork(仕事)+Flow(流れ)=「業務プロセス」と定義して、日常業務の課題や顧客の潜在ニーズの視点からワークフローの必要性、重要性を伝えていくために、取材やアンケート調査を元にオンライン上で情報を発信していきます。また、幅広い情報発信を目指すために、専門家や企業とのコラボレーションを進め、広く深くわかりやすい情報を提供してまいります。

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