デジタルアダプションとは？推進に役立つシステムと成功事例を紹介！

本記事では、DX推進の鍵を握る「デジタルアダプション」に焦点を当て、その意味や必要性についてわかりやすく解説します。

デジタルアダプションの推進に有効なソリューションも紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。

デジタルアダプションの基礎知識

DXを推進する上では、ITシステムの導入は欠かせません。しかし、本当に重要なのはシステム導入の先にある定着・活用です。

そして、システムの定着・活用を促進するために重要なのが「デジタルアダプション（Digital Adoption）」という考え方です。

デジタルアダプションとは？

デジタルアダプションとは、導入したITシステム・ツールを組織内に定着させる取り組みを指します。

詳しくは後述しますが、システム・ツールを導入したものの十分に活用されないケースは少なくありません。せっかく導入したシステム・ツールの価値を最大限に引き出すためにも、デジタルアダプションは非常に重要なアプローチだと言えます。

DAP（デジタルアダプション・プラットフォーム）とは？

デジタルアダプションの実施に役立つソリューションとして、「DAP（Digital Adoption Platform）」が挙げられます。

DAPとは、既存のウェブアプリケーションやソフトウェア上で動作し、ユーザーをリアルタイムでガイドするツールのことです。たとえば、システムの画面上に「次はこちらをクリック」「この項目には〇〇と入力」といった吹き出し（ツールチップ）を表示させ、円滑な操作をサポートします。

デジタルアダプションが重要視される背景

業種業界を問わずDXの必要性が高まるなか、企業にとってITシステム・ツールの導入は不可欠となっています。

しかし、以下のような理由から、せっかく導入したITシステム・ツールが定着・活用されないケースは珍しくありません。

• 操作が直感的でなく、マニュアルを探すのも一苦労
• 入力項目が多すぎる・複雑で、利用自体がストレス
• 導入目的やメリットが従業員に伝わっていない
• 導入後のフォロー体制がなく、疑問をすぐに解決できない
• 既存の業務フローとシステムの機能に乖離がある
• システム・ツールが乱立し、どれを使えばいいかわからない
  など

当然ながら、ITシステム・ツールを導入しても、利用されなければ意味はありません。とくに近年は、クラウドサービスの台頭により、システム・ツール導入は以前よりも容易になりましたが、クラウド乱立の状態に陥ってしまい十分に活用されないケースも散見されます。

そうしたなか、ITシステム・ツールの導入効果を得るためにも、ひいてはDXの実現につなげるためにも、デジタルアダプションによる定着促進は非常に重要だと言えるでしょう。

ワークフローシステムがデジタルアダプションを加速

システムの定着にはDAP（デジタルアダプション・プラットフォーム）が有効ですが、以下のような理由から、一定の導入ハードルが存在するのも事実です。

• 高額なライセンス費用がかかる
• 設定やメンテナンスに専門知識が必要
• 対象システムごとにシナリオを作成する必要がある

そこで、デジタルアダプションの推進におすすめしたいソリューションがワークフローシステムです。ワークフローシステムとは、社内で行われるあらゆる手続きを電子化するITツールのこと。

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では、ワークフローシステムがデジタルアダプションの推進に有効な理由を見ていきましょう。

ワークフローシステムがデジタルアダプションに有効な理由

業務のデジタル化の成果を高めるには、多くの従業員が日常的に行う業務から変革するのが有効です。

その点、各種申請や稟議といった手続きは、部署部門を問わず全従業員が関わる業務であり、デジタル化の恩恵が大きいと言えます。

そして、ワークフローシステムには「一連の業務プロセスを、適切な流れで円滑に進行する効果」があり、ユーザーは迷うことなく、正しい手順でタスクを完了することが可能になります。

これは、DAPが目指す「リアルタイムガイド」の思想と本質的に同じだと言えるでしょう。

ユーザーの迷いを解消しシステム定着を促す各種機能

ワークフローシステムには、ユーザーの迷いを解消する機能や、システム定着に役立つ機能が備わっています。

たとえば、ノーコードの帳票設計ツールを搭載した製品なら、紙イメージの帳票を簡単にシステム上に再現することができ、デジタルに不慣れなユーザーの抵抗感を軽減することが可能です。

また、以下のような入力支援機能により、ユーザーはスムーズに申請書・稟議書を作成することが可能です。

• 入力規則の設定：「半角数字のみ」「必須項目」などを設定し、入力ミスを未然に防ぐ。
• ヘルプテキストの表示：各項目の横に説明文を表示し、入力内容に迷わせない。
• プルダウン選択式：自由記述を減らし、選択肢から選ばせることで誤字や表記ゆれを防ぐ。

さらに、組織図や職務権限規程をシステム上に反映し、手続きの種類や内容に応じて適切な承認ルートを自動判別する機能を備えた製品も存在します。そのような製品であれば、ユーザーは承認ルートを意識することなく、速やかに手続きを開始することができるでしょう。

システム連携でデジタルアダプションの範囲を拡張

システム連携でデジタルアダプションの範囲を拡張していける点も、ワークフローシステムの利点です。

たとえば、グループウェアと連携することで、グループウェアのポータル画面に各種手続きの状況を表示したり、シングルサインオンによりログインの手間を減らしたりといったことができます。

また、各種システムで個別に行われていた手続きをワークフローシステムに集約したり、マスタ連携によってメンテナンスの手間を解消したりすることも可能です。

ワークフローシステムでデジタルアダプションを推進した事例

次は、シリーズ累計5,000社超の導入実績を誇るワークフローシステム「X-point Cloud」と「AgileWorks」を導入してデジタルアダプションを推進した事例をご紹介します。

申請業務のデジタル化で工数を95%削減（タダノ）

株式会社タダノは、「X-point Cloud」を導入して資料提供に関わる申請業務をデジタル化しました。

同社のCS企画部マニュアルGでは以前、顧客やパートナー企業向けのサービス資料に関する申請業務に課題を抱えていました。従来、サービス資料の申請業務は、注文を受けた営業担当者が申請書を起案し、マニュアルGが申請書を取りまとめて権限者の承認を得て、顧客やパートナーに対して資料を送付する流れでした。この申請業務はFAXやメールで行われており、多くの非効率が発生している状況でした。

申請業務の効率化に向け動き出した同社は、製品選定の末に「X-point Cloud」の導入を決定。とくに決め手となったのが、申請フォームの欄外に入力要領を表示できるレイアウト機能でした。アナログ文化が長く根付いていた同社内にはシステム導入に対する抵抗感が存在しましたが、レイアウト機能があれば入力ミスや操作に関する問い合わせなどの非効率を解消し、システム定着を促進できると判断しました。

導入後、約30種類の申請書が電子化され、年間約1,000件程度の申請が「X-point Cloud」で処理されています。

FAXの受領やメールの印刷、回付、保管といった作業が不要になったことで、申請業務にかかる工数が約95%削減。サービス資料の送付が迅速化したことで、サービス品質や顧客満足度の向上にもつながっています。

「ユーザーの意識改革」により全社的なペーパーレス化を推進（不二サッシ）

不二サッシ株式会社は、改正電子帳簿保存法とインボイス制度への対応を目的に「AgileWorks」を導入しました。

従来、同社ではほとんどの取引関係書類を紙で運用しており、多くのアナログで非効率な作業が生じていました。そうしたなか、改正電子帳簿保存法とインボイス制度の開始に伴う業務変更が必要になり、経理業務の見直しを開始。単なる法改正対応に留まらず、全社的な業務効率化とデジタル化を同時に進める方針を固めました。

製品選定の結果、エイトレッドのワークフローシステム「AgileWorks」と、ウイングアーク１ｓｔ社の電子取引システム「invoiceAgent 電子取引」の連携導入を決定。これらのシステムはシームレスな連携が可能であり、社内での申請・承認業務から取引先とのやり取り、文書管理まで一気通貫にデジタル化・ペーパーレス化できる点が決め手となりました。

導入に当たっては「ユーザーの意識改革」に注力。全国の拠点で説明会を実施し、操作マニュアルや動画マニュアルを作成・公開するとともに、イントラネットからのシングルサインオンも実施するなど、ユーザーの利便性向上に取り組みました。

当初、紙文化に慣れ親しんでいた従業員には戸惑いの声もありましたが、上記の取り組みの結果、ペーパーレス化への理解が社内に浸透しシステム導入は円滑に進行。現在、グループ会社を含む24社、800名のユーザーに「AgileWorks」と「invoiceAgent 電子取引」が利用されており、二大法改正の要件を満たす文書管理体制を確立。遠隔拠点との紙の文書のやりとりや押印を必要とする申請業務を削減し、全社レベルでのペーパーレス化と業務効率化を実現しています。

まとめ

今回は、デジタルアダプションの基本的な知識から有効なソリューションまで解説しました。

デジタルアダプションの推進にはDAPの導入が有効ですが、コストや運用の手間などのハードルがあるのも事実です。記事内でご紹介したワークフローシステムなら、すべての従業員が関わる申請・承認業務をデジタル化することができ、デジタルアダプションの推進にも役立てることが可能です。

デジタルアダプションの推進にお困りの方は、今回ご紹介した情報も参考にワークフローシステムの活用を検討してみてはいかがでしょうか。