社内DXとは？推進のポイントや有効なシステム、成功事例を紹介！

本記事では、社内DXの概要や推進のポイントについてわかりやすく解説します。

社内DXの推進に役立つシステムや成功事例も紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。

社内DXとは？

そもそもDX（デジタルトランスフォーメーション）とは、「デジタル技術による（生活やビジネスの）変革」のことであり、ビジネスにおいては競争上の優位性を確立して社会全体に影響を与えることが目的です。

そして社内DXとは、組織内部のデジタル化を推進して業務プロセスや組織文化を変革していく取り組みのこと。

社会全体、つまり組織外部まで影響を与えることを目指すDXに対し、社内DXはあくまで組織内部の変革に焦点を当てた取り組みです。社外を巻き込んだDXを実現するには、まずは社内DXで業務プロセスや組織文化の変革を進め、社外に取り組みを波及させるための地盤を固める必要があります。つまり、社内DXはDX実現に向けた第一歩とも言えるでしょう。

社内DXを推進するポイント

次に、社内DXを推進する上で大切なポイントを見ていきましょう。

スモールスタート・クイックウィンを心がける

社内DXに取り組む際は、スモールスタート・クイックウィンを心がけることが大切です。

広範にわたる業務を一度に刷新しようとすると、コスト面だけでなく、新たな業務に順応する従業員の負担が大きくなりがちです。結果として、従業員からの反発で取り組みが頓挫したり、かえって業務効率が低下したりする可能性が高まります。

まずは一部業務からスモールスタートでデジタル化に着手し、小さな成功体験を積み重ねましょう。効果が得られた取り組みを段階的に拡張・横展開していくことで、リスクを抑えつつ社内DXを推進していくことができるでしょう。

全従業員が関わるプロセスから始める

全従業員が関わる業務プロセスから着手するのも、社内DXを推進する上で大切なポイントです。

特定の業務領域に特化したシステム・ツールは多数存在しますが、そういったシステム・ツールで得られた成果は、他の部署や業務に展開しにくいという難点があります。また、業務領域ごとに個別最適を進めた結果、システム乱立の状態に陥ってしまい、情報・データのサイロ化や保守・管理の煩雑化を招いてしまうケースも考えられます。

そのような事態を避けるためにも、まずは部署部門や業務領域を問わない汎用的なシステム・ツールの活用から始めてみるのがよいでしょう。

社内DXの推進にワークフローシステム

業務のデジタル化に役立つシステム・ツールは多数存在しますが、社内DXに取り組む上で何から着手すべきか迷ってしまう方もいらっしゃるかもしれません。

そこでおすすめしたいのが、ワークフローシステムです。ワークフローシステムとは、社内で行われる各種申請や稟議といった手続きを電子化するツールのことで、社内DX推進にも効果を発揮します。

では、ワークフローシステムが社内DX推進に役立つ理由を見ていきましょう。

デジタルへの抵抗感を軽減しつつ導入できる

ワークフローシステムが社内DXの推進に役立つ理由として、デジタルへの抵抗感を軽減しつつ導入できる点が挙げられます。

ワークフローシステムは、実際の組織構造や承認ルートをシステム上で再現することが可能です。業務の流れはそのまま電子化でき、紙ベースの手続きよりも効率的に作業を行うことが可能になるでしょう。

また、既存の帳票フォーマットをそのまま再現できるのもポイント。慣れ親しんだ紙のイメージを残すことができるので、抵抗感を軽減しつつ社内に展開することができるでしょう。

部署部門を問わずデジタル化を推進可能

部署部門を問わず、全社横断でデジタル化を推進していける点も、ワークフローシステムの利点だと言えます。

先述の通り、DX推進では全従業員が関わるプロセスから着手することがポイントです。その点、申請・稟議といった手続きは部署部門を問わず全従業員が関わる業務プロセスであり、組織全体でデジタル化の恩恵を享受することができます。

また、ワークフローシステムで業務の流れが可視化されることで、一連の業務プロセスにおける各部門のつながりや関係性がわかりやすくなり、全社的なDX推進に向けた機運向上にもつながります。

システム連携でデジタル化の範囲を拡張

ワークフローシステムと各種システム・ツールを連携することで、デジタル化の範囲を拡張していくことも可能です。

先述の通り、部署ごとや業務領域ごとに個別最適化を進めた結果、システム乱立に陥ってしまい保守性や利便性が低下してしまうケースは少なくありません。

ワークフローシステムであれば、各種システム・ツールとシームレスにつながり、社内DXの取り組みを段階的に拡張していくことが可能です。個別に行われた申請などのフローを集約することができ、システム間での二重入力や転記といった無駄を解消したり、マスタデータ連携によりメンテナンスの負担を解消したりできるでしょう。

ワークフローシステムで社内DXを推進した事例

最後に、ワークフローシステムを活用して社内DXを推進した企業事例をご紹介します。

DX推進に向けた組織文化を醸成（サンヒル）

金属・樹脂部品の製造・販売を手がける株式会社サンヒルは、「X-point Cloud」の導入により申請業務のデジタル化を実現し、DXを後押しする組織文化を醸成しました。

同社では従来、紙ベースで申請業務を運用しており、承認漏れや決裁期間の長期化など、円滑な組織運営を阻害する要因となっていました。

紙文化が強く根付いており、デジタル化に踏み出せずにいた同社ですが、IT製品のオンライン展示会で「X-point Cloud」と出会ったことが転機となり、帳票のデジタル化に向けて動き出すことに。社内に向けて「X-point Cloud」の有用性をアピールし、費用対効果の試算を経営陣に示した結果、「X-point Cloud」の採用に至りました。

導入においては、すでに利用していたグループウェアとの連携を実施したほか、既存の帳票や承認ルートを可能な限り再現することで、デジタルに不慣れな従業員の抵抗感を解消。段階的に適用範囲を拡張していき、現在では全従業員への展開が完了し、年間1,800件の申請を「X-point Cloud」上で処理しています。年間約10,000分の業務削減につながったほか、「X-point Cloud」の導入をきっかけにデジタル化への抵抗感が払拭され、DXを後押しする組織文化が醸成されています。

ITへの苦手意識を払拭し「草の根DX」を加速（ヤンマー建機）

建設機械の製造販売を手がけるヤンマー建機株式会社は「AgileWorks」を導入し、同社が掲げる「草の根DX」を加速させています。

社内に情シス系の部署を持たない同社では、IT関連の業務はグループ内の情シス会社に委託するのが通例となっており、デジタルに苦手意識を持つ従業員が少なくありませんでした。アナログな形で残っている業務も多く、「AgileWorks」導入以前は申請業務も紙帳票で運用されており、承認の長期化や処理業務の負担が増加していました。

この状況を課題視した同社のDX推進グループは、ワークフローシステムの導入に着手。すでに導入していたウイングアーク１ｓｔ社のサービスを含む各種システムとの連携性を重視した結果、「AgileWorks」の導入に至りました。

2022年10月に運用を開始し、その後も段階的に申請フォームの追加を行い、幅広い業務のデジタル化を実現。各種システムとの連携により年間1000時間以上の業務削減につながったほか、従業員のデジタル化への意識醸成にも効果が表れており、同社が目指す「草の根DX」の土壌づくりにも寄与しています。

まとめ

今回は、必要性が高まる社内DXの意味や推進のポイントを解説しました。

記事内でご紹介した通り、社内DXの推進に役立つソリューションのひとつがワークフローシステムです。

社内DXの推進に課題を感じている方は、ワークフローシステム「X-point Cloud」や「AgileWorks」のご利用を検討してみてはいかがでしょうか。