依頼書とは？テンプレートや記載項目、書き方のコツを紹介！

本記事では、ビジネスシーンで用いられる依頼書の意味や種類、テンプレートや記載項目、書き方のポイントをわかりやすく紹介します。

依頼書の作成・管理を効率化するITシステム・ツールや成功事例も紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。

依頼書とは？

依頼書とは、相手に対して何らかの作業を依頼する際に作成する文書のこと。依頼先となる相手は、社内の関係者・関係部署の場合もあれば、社外の取引先やパートナーの場合もあります。

依頼書を作成することは、依頼内容を抜け漏れなく正確に伝えるだけでなく、文書として記録を残すことで後々のトラブル防止にもつながります。

反対に、口頭で作業を依頼する場合、本来であれば必要な情報が不足したり、誤って伝わったりする可能性が高まります。さらに、作業に不備が生じてしまっても、客観的な記録が残されていないため責任の所在がうやむやになりかねません。

このような事態を避けるためにも、依頼書を発行することは非常に重要だと言えるでしょう。

依頼書の種類とテンプレート

ひと口に依頼書と言っても、さまざまな種類が存在します。ここでは、代表的な依頼書の種類とそのテンプレートについて紹介します。

作業依頼書・業務依頼書（業務全般）

汎用的に使える社内作業依頼書（左）と業務依頼書（右）のテンプレートです。

振込依頼書・支払依頼書（経理・会計関連）

経理・会計業務で扱うことの多い振込依頼書（左）と支払依頼書（右）のテンプレートです。

見積依頼書・信用調査依頼書（営業関連）

営業関連の業務で利用する機会が多い見積依頼書（左）と信用調査依頼書（右）のテンプレートです。

購入依頼書・修繕依頼書（総務関連）

総務部門などで利用することが多い物品購入依頼書（左）と修繕依頼書（右）のテンプレートです。

在庫確認依頼書・発送依頼書（製造・流通関連）

製造・流通関連の業務で扱うことが多い在庫確認依頼書（左）と発送依頼書（右）のテンプレートです。

PCセットアップ依頼書・データ復旧作業依頼書（情シス関連）

情報システム部門などで扱うことが多いPCセットアップ依頼書（左）とデータ復旧作業依頼書（右）のテンプレートです。

依頼書の書き方

次に、依頼書の書き方について見ていきましょう。

先述の通り、依頼書にはさまざまな種類が存在し、用途によって記載事項も変わります。ここでは、種類を問わず記載すべき項目について、書き方のポイントを解説します。

タイトル（表題）

なんの文書か一目で伝わるように、タイトル（表題）を記載しましょう。

シンプルに「依頼書」や「作業依頼書」でも問題ありませんが、「振込依頼書」や「見積依頼書」など、依頼する作業内容に応じて具体的なタイトルを付けた方がより親切だと言えます。

依頼先の情報

依頼書には、作業等を依頼する相手先の情報を記載します。

宛先が社内関係者であれば所属部門と氏名、社外であれば社名と所属部門、担当者名を記載しましょう。

依頼元の情報

依頼書の発行元の情報についても記載します。

会社名や所属部門、氏名に加え、電話番号やメールアドレスなどの連絡先情報も記載しましょう。

依頼の目的・背景

依頼の目的や背景を記載しましょう。

依頼の目的・背景を明確に伝えることで、依頼内容についての理解が深まり、依頼先との認識の齟齬を防ぐことができます。

依頼内容

具体的な依頼内容を記載します。

作業の方法や手順、納品物・成果物の数量、納品方法など、必要な情報を過不足なく簡潔に記載します。この情報に不備があると、意図した依頼内容が完遂されず、トラブルになってしまう恐れがあるため注意が必要です。

期日・スケジュール

作業完了の期日やスケジュールについても記載しましょう。

具体的な期日・スケジュールが記載されていないと、作業者はいつから作業を開始すればいいのかわからず、着手が後回しになってしまう可能性があります。

前文・末文

社外宛ての依頼書の場合、上記の内容に加えて前文・末文を記載するケースもあります。

前文には、「拝啓」「謹啓」などで始まる挨拶や季節の案内を記載します。末文には、「敬具」や「謹白」、「取り急ぎお願いまで」といった締めの表現を使用します。

ワークフローシステムで依頼書の作成・運用を効率化

次は、依頼書の作成・管理を効率化するソリューションとして、ワークフローシステムをご紹介します。

ワークフローシステムとは、各種申請や稟議などの手続きを電子化するITシステム・ツールのことで、各種依頼書の作成・運用を効率化することが可能です。

では、ワークフローシステムが依頼書の作成・運用に役立つ理由を見ていきましょう。

依頼書の設計・作成を効率化

ワークフローシステムを活用することで、各種依頼書の設計・作成を効率化することが可能です。

既存の依頼書をシステム上に再現したり、新たに依頼書を設計したりといった作業を、直感的な操作で簡単に行えます。さらに、入力フォームの制御や自動入力・計算機能、外部ツールとの連携・マッピングにより、依頼書の作成を効率化・自動化することも可能です。

依頼書の回覧・承認を迅速化

各種依頼書の回覧や確認・承認を迅速化できる点も、ワークフローシステムの強みです。

ワークフローシステムは、申請・起案の種類や内容に応じて適切な回覧・承認ルートへと自動で回付することができます。さらに、スマートフォンやタブレット、ノートPCなどの端末で依頼書の回付や確認・承認を行えるので、オフィス不在時やテレワーク勤務などでもスピーディーに依頼書を回覧したり、確認・承認したりすることが可能です。

過去の依頼書をナレッジとして蓄積

ワークフローシステムで申請・処理した依頼書は、システム上にデータとして保存されます。

保存されたデータはさまざまな条件で検索・参照したり出力・集計したりできるので、ナレッジ・ノウハウとして活用することが可能です。

いつ・誰が・何を依頼し、どのように処理されたのかというログが残るので、証跡管理の観点でも有効です。

依頼書の作成・管理を効率化した事例

最後に、ワークフローシステムを活用して各種依頼書の作成・管理を効率化した事例を見ていきましょう。

ここでは、シリーズ累計4,500社超の導入実績を誇るワークフローシステム「X-point Cloud」と「AgileWorks」を導入している企業のなかから一部事例をご紹介します。

振込依頼書などの電子化で業務効率化を実現（イチジク製薬）

イチジク製薬株式会社は、「X-point Cloud」を導入して申請業務のペーパーレス化を推進し、決裁期間の短縮や業務効率化を実現しました。

同社では従来、紙ベースで申請業務を行っており、回付・承認・処理・保管といった一連の作業に多くの手間を要し、意思決定の遅延にもつながっていました。これらの課題を解消するため、申請書を電子化するデジタルツールとして「X-point Cloud」の導入を決定。柔軟なフォーム作成が可能で、社外からでも申請書の作成・承認作業を行えることも導入の後押しとなりました。

スモールスタートでシステム展開を進め、既存の約20種類の申請書をすべて「X-point Cloud」上に移行するなど申請業務のペーパーレス化を実現。たとえば、同社では従業員が経理担当者に取引先などへの振込みを依頼する際に振込依頼書を利用していますが、従来は紙の申請書に併せて振替伝票を作成して添付する必要がありました。

「X-point Cloud」の導入後は、振込依頼書のフォーム内に振替伝票が組み込まれているため同時に作成でき、入力制御機能による自動入力の仕組みも実装。利用者側の申請書作成の手間が省かれるだけでなく、決裁後の経理担当者による処理業務も効率化しています。

ユニフォーム支給依頼書を電子化し作業を自動化（ヤンマー建機）

ヤンマー建機株式会社は、無駄の多かった申請業務の電子化を目的に「AgileWorks」を導入しました。

従来、同社では数多くの申請業務が紙の帳票で運用されており、決裁に多くの時間を要するだけでなく、承認後の処理業務にも多くの手間が費やされていました。この状況を問題視した同社はワークフローシステムの導入に向けて動き出すことに。システム選定の結果、すでに導入していたウイングアーク１ｓｔ社データ分析基盤「Dr. Sum」やBIダッシュボード「MotionBoard」との親和性が高い「AgileWorks」の導入を決めました。

導入後、同社は幅広い業務のデジタル化を実現。その一例が、ユニフォーム支給依頼書です。生産現場を抱える同社ではユニフォームの支給が頻繁に発生しますが、従来は紙の申請書を持ち回って押印で承認を受けなければならず、業務負荷が高い状態でした。

AgileWorksにより、ユニフォーム支給依頼書の持ち回りや押印の手間などが削減され、「Dr.Sum」や「MotionBoard」との連携により、決裁後のユニフォームの在庫管理などの作業も自動化するなど、ワークフローとデータ活用の融合により大幅な業務効率化を実現しています。

まとめ

今回は、ビジネスで用いられる依頼書の意味やテンプレート、書き方のポイントなどについて解説しました。

依頼書を適切に活用することで、業務上のコミュニケーションを過不足なく円滑に行うことができ、トラブル防止にもつなげることができます。

そして、依頼書の作成・運用を効率化するソリューションのひとつが、記事内でご紹介したワークフローシステムです。

社内外への作業依頼に課題を感じている企業や、作業依頼書の作成・運用を効率化したいと考えている企業は、今回ご紹介したワークフローシステム「X-point Cloud」や「AgileWorks」の活用を検討してみてはいかがでしょうか。