組織変更・組織改編に強いワークフローシステムとは ～未来を見越した基盤構築～
昨今、企業を取り巻く環境変化は激しく、経営戦略を実行するための内発的な組織改編だけではなく、環境変化への対応を目的とした組織改編をおこなうことで組織力の強化を図ることは一般的になっています。
組織改編・人事異動には業務フローの変更が必ず発生します。ワークフローシステム（以下、ワークフロー）は組織と業務フローをつなぐため、企業内システムの中でも組織改編の影響を強く受けるシステムといえます。
導入時よりも大変なのは組織改編時
ワークフローはさまざまな業務手続きを電子化しており、社内規程に沿った運用のために職務権限規程や組織図に基づいて初期設定を行います。社内規程をワークフローに設定することで、従業員のポジションに合った閲覧権限や、申請内容に合わせた承認ルートが自動化されます。
組織が何も変わらなければ設定変更もなく運用が続けられますが、組織改編時にはワークフローの設定変更が必要です。企業規模が大きいほど変更作業の負担は大きく、検証にも時間がかかります。その一方で、ワークフローによって業務が進められているので、システムを停止させることはできず、業務に支障がないよう正常に動く環境を用意しなければなりません。
組織改編に対応できないワークフローはあるのか
組織改編のたびに設定変更すれば問題ないという考え方もあるでしょう。しかし、ワークフローは「業務手続きそのものを電子化」しているため、組織改編後に不具合なく稼働しているかだけでなく、組織改編前また移行期間中もどう運用するのか考える必要があります。改編に向けた準備や引き継ぎはもちろん、改編後に改編前の情報が使用されるケースは往々にしてあります。
具体的には
- 組織改編前に発生した申請を改編前の規程で完了まで進める
- 引き継ぎ期間中は前任、後任の2名で対応する
- 後任者が審議にあたり、前任者がどのような条件で承認していたか閲覧する
このようなことも組織改編に強いワークフローであればシステム上で可能となります。
設定変更だけであればどのワークフローでもできますが、単純な設定変更ではなく、組織改編での設定変更ということが考慮されているかどうかによって、業務への影響は大きく変わります。
組織改編が「できる」ではなく「強い」かどうか
ワークフロー選定は必要な機能がそろっているかだけでなく、将来発生しうる企業の変化にも柔軟に対応できるかという視点も持ちながら進めると良いでしょう。組織改編が“できる”ワークフローではなく、組織改編に「強い」ワークフローを選ぶことが、未来を見越した基盤構築に必要だと言えます。
