東京都新宿区にキャンパスを構え、私学随一の理工系総合大学である東京理科大学は、「理学の普及を以て国運発展の基礎とする」を建学の精神として発展してきました。

そして、教育研究の多様化と高度化が求められている現在では、教育研究だけでなく、管理業務のDX化は必須となります。

このような活動を支えるため、AgileWorksを導入し、契約関連業務と部署間の連携を効率化することで、ガバナンス強化とDX推進を実現しました。

【導入の背景・課題】

• 紙やメールで書類を回付していたが、添付間違いや記載ミスが多発
• 依頼事項がメールでやり取りされており、宛先間違いのリスクあり
• メールでのやり取りの履歴管理ができず、ガバナンスや内部統制に課題

【導入の効果】

• 関連書類機能により、情報の転記間違いや入力の手間が削減
• チェックボックスの活用で宛先間違いの防止
• 上長を必ず経由させる運用と人事情報に基づいた自動権限管理により、ガバナンスとセキュリティが強化

同法人では、契約書審査・原義(稟議)・押印申請といった一連の業務が個別に行われ、下記のような非効率を引き起こしていました

関連書類の添付と転記ミス：
契約書審査申請や稟議に際し、関連する書類をPDFなどで添付する必要があり、添付間違いや入力の手間が発生していました。

部署間の依頼事項のメール運用：
各部署間の依頼事項はメールでやり取りされており、宛先間違いのリスクや履歴管理の困難さが課題でした。

ガバナンスと内部統制の課題：
メールでのやり取りは履歴管理が難しく、ガバナンスや内部統制の面で課題を抱えていました。

また、これらの課題は、業務に手間と時間がかかるだけでなく、メールの誤送信による情報漏洩リスクといったセキュリティ面にも影響を与えていました。

同法人では、AgileWorksを2013年から導入しており、現在では86種類にもおよぶ帳票を運用しております。

中でも、契約関連業務の一連の連携と電子化、および部署間の依頼事項の効率化と正確性の向上に取り組むことで、さらなるDXを推進しました。これまで個別に行われていた契約書審査・原義(稟議)・押印申請といった一連の業務を連携させ、紙の書類やメールでのやり取りに依存していた非効率な業務を改善しました。

AgileWorksは契約関連業務と部署間連携の効率化に大きく貢献し、下記のような効果を出しています。

組織全体に浸透：
2024年度には、年間総申請件数が約27,573件に上ります。

入力の手間削減と正確性向上：
関連書類機能を活用することで、情報の転記間違いや入力の手間が削減されました。複数の帳票を連携させることで、物理的な添付が不要になり、確認が容易になりました。

宛先間違いの防止と検索機能の活用：
依頼事項申請書では、最新の組織情報に基づいた宛先チェックボックスから選択するため、宛先間違いのリスクがなくなりました。また、申請書が一覧で確認できるため、監査や内部リスクの軽減に貢献しています。

ガバナンス強化：
上長を必ず経由させる運用と、人事情報に基づいた自動権限管理により、ガバナンスとセキュリティが強化されました。

•議案提出書：上位層会議の議題提出・承認
•出張命令伺書：出張内容の承認伺い
•通勤届申請書：通勤交通費の申請
•給与振込先設定票：給与の振込先の申請
•公式HP掲載依頼書：本学公式HPへの記事掲載依頼書
•発注・契約依頼書：研究機器発注の依頼・発注・検査・寄附
•メールアドレス発行申請：学内のメールアドレス使用の申請
•パソコン貸与申請：パソコンの貸与の申請
•オープンバッジ発行申請書：学内のオープンバッジの発行申請

同法人は、AgileWorksのさらなる活用に向けて、以下のような課題と展望を持っています。

開発の推進と品質維持：
各部署での帳票開発を推進する一方、情報システム部門がサポートし、開発の品質維持に努めています。

DXの深化：
部署によって紙での回付が依然として多く、この偏りをなくしていくことを今後の課題と捉えています。