1916年の創立以来、医学・医療の発展と社会貢献を目指してきた学校法人東京医科大学。

医療と教育の両分野で質の高いサービスを提供しています。多岐にわたる研究活動に加え、大学病院を運営する同法人では、教職員がキャンパスと病院を行き来するなど、多様な働き方をしています。

こうした環境において、業務の効率化と意思決定の迅速化は重要な課題でした。DX推進の一環としてAgileWorksを導入することで、場所や時間に縛られない柔軟な働き方を支援し、組織全体の生産性向上に貢献しています。

【導入の背景・課題】

• コロナ禍での制約下、キャンパス間を跨いでの承認に時間がかかっていた
• 回付状況のリアルタイムでの把握が困難
• 一部書類には多くの添付書類が必要なため、管理負荷大

【導入の効果】

• 回覧が即日または翌日には完了することが多くなり、申請・承認が迅速化
• 複数担当者のうち1人の承認で回覧される仕組みを構築し、承認遅延が改善
• 多くの添付書類をデータで提出できるようになり、大幅なペーパーレス化を実現

同法人では、AgileWorks導入以前は請求伝票や出張命令伺書など、多くの申請業務が紙ベースで行われており、業務の迅速な遂行を妨げていました。

紙の回付による承認完了までの滞り：
キャンパス間を跨いでの決裁では、紙の回付が滞りがちで、承認プロセスに時間がかかっていました。

回付状況のリアルタイムでの把握が困難：
回付状況がわからず、承認状況を確認するのに手間がかかっていました。

添付書類の管理負荷：
出張申請には印刷物やパンフレットなど多くの添付書類が必要で、管理に大きな負担がかかっていました。

これらの課題は、業務の迅速性を低下させ、教職員の負担を増大させていました。

そこで同法人は、紙ベースの業務をオンライン化することで、承認プロセスの迅速化とペーパーレス化を目指し、AgileWorksを導入しました。

元の紙の様式に近いフォームを作成することで、ユーザーが迷うことなく利用できる点も決め手の一つとなりました。

導入後、AgileWorksは業務効率化に大きく貢献し、迅速な意思決定とペーパーレス化を実現しました。

申請・承認の迅速化：請求伝票の回覧は即日または翌日には完了することが多く、状況もリアルタイムで確認できるため、業務の迅速化に貢献しています。

ペーパーレス化：出張命令伺書では、多くの添付書類をデータで提出できるようになったため、大幅なペーパーレス化が実現しました。

特定の担当者不在でも回付がスムーズに：請求伝票では会計課の複数の担当者のうち誰か1人が承認すれば上長に回覧される仕組みを構築し、特定の担当者が不在でも承認プロセスが滞ることがなくなりました。

•学内稟議書
•請求伝票：備品購入や修理等
•出張命令伺書
•請求書（施設利用等）
•予算外・予算超過申請書
•供覧

これらの帳票は月間約2,500～3,000件の利用があり、オンライン化によってキャンパスを問わず申請・承認が可能になったことで、業務効率が大幅に向上しました。

今後もAgileWorksの活用範囲を拡大し、さらなる業務効率化を目指します。

利用者にとってより使いやすい環境を構築するため、業務内容に応じたフォームの最適化を進め、組織全体の生産性向上に貢献していきます。