株式会社ソフトクリエイトのワークフローシステム導入事例

東証一部上場のソフトクリエイトホールディングスを親会社に持ち、SIer事業を展開する株式会社ソフトクリエイトは、2008年にグループ会社の製品であるAgileWorks(アジャイルワークス)を導入。

約12年に渡る運用を通じて、グループ内の150種類以上の申請業務を電子化し、大幅なペーパーレス化と業務効率化を実現しました。さらに、2020年10月には、長年の運用から得られた知見を生かして、電子契約サービスのGMOサインとAgileWorksの連携サービスをローンチさせています。

【導入の背景・課題】

• テレワーク推進のために電子化が進められた
• 紙の帳票が決裁の迅速化を阻んでいた
• ファイルでの保管作業など業務部門の負担が大きい

【導入後の効果】

• 約3,500枚/月の用紙を削減し、保管作業も不要に
• 申請先を誤ることがなくなり、決裁が迅速化
• GMOサインとの連携サービスをローンチ

ソフトクリエイトグループの一角としてSIer事業を担う同社は、グループ製品を含む幅広いIT製品を展開し、企業の情報システム部門における課題解決をサポートしています。

同社の特徴のひとつが、提案製品をグループ内で導入し、運用を通じて得られた知見をソリューション化するという点です。

AgileWorksについてもリリース直後の2008年から運用を開始し、現在では同社だけでなく親会社の株式会社ソフトクリエイトホールディングス、EC事業を展開する株式会社ecbeingの3社でAgileWorksを運用し、 約150種類の申請業務を電子化し、月400件～500件の申請を処理しています。

AgileWorksの導入からほどなくして同社は稟議書の電子化を実施し、金額によって承認者が変わるイレギュラーな回付ルートもAgileWorksの条件分岐機能で再現。申請先を誤ることもなくなり、紙の帳票で申請を行っていたころと比べて決裁スピードが迅速化しています。

また近年では、グループ全体でのテレワーク推進を機に発注依頼書の電子化を実施。月間約3,500枚もの発注依頼書が印刷されていましたが、現在では発注依頼所の印刷がゼロに。ファイルでの保管作業も不要になるなど、業務部門の負担軽減にも貢献しています。

さらに、営業、経理、 総務、情報システムなど部門を超えた多種多様な申請業務の一元化にもAgileWorksが活用されており、同社の担当者は次のように評価しています。「AgileWorksは非常に柔軟性が高く、社内全体の申請業務に活用が可能。申請業務の一元化は内部統制強化やコスト削減にも効果的ですし、そうした効果を望むのであれば、AgileWorksを導入する価値は十分にあるのではないでしょうか。」

また、AgileWorksには「履歴モード」という組織、フォーム、承認フローの変更履歴を保存できる機能があり、管理者側でフォームの改善にミスがあった際には、即座にフォームを以前の状態に戻すことができるなど、効率的なメンテナンスにも一役買っています。

10年以上に渡る運用で成熟したシステムを築き上げた同社は、近年、その知見を生かして、他システムとの連携によるDXソリューションの開発に注力しています。

その結果、開発されたサービスのひとつが電子契約サービス「GMOサイン」との連携サービスです。紙の契約書の印刷、郵送作業などにかかる手間やコストを削減し、契約に関わる業務の効率化、迅速化を図ることができます。

同社の担当者は他システムとのサービス連携を今後も継続する意向で、次のように話しています。「現在、『DX』と『コロナ禍への対応』は、多くの企業にとっての重要な課題です。GMOサインとの連携サービスは、その両方の課題を同時に解決するソリューションであると自負しています。今後も、こうしたソリューションをお客様に提供するためにも、社内での開発・検証を進め、サービス化を実現していきたいと考えています。」

【こんな企業におすすめです！】

• イレギュラーな回付ルートに対応できるシステムを導入したい
• ファイルでの保管作業を不要にし、業務部門の負担を削減したい
• 管理者側が効率的にメンテナンスを行えるシステムを導入したい