テレワーク推進のコツ~最適なツールの活用でオフィスと同じ安心感を~

テレワーク推進のコツ~最適なツールの活用でオフィスと同じ安心感を~

 エイトレッドは4月16日(木)、同月1日に設立をしました「ワークフロー総研」の設立記念トークライブをサイボウズ株式会社 大槻 幸夫氏、ワークフロー総研フェロー 沢渡あまね氏とともに開催いたしました。

 トークテーマ『なぜ、テレワークが進まない? 上手くいかない? 』の中では、テレワークを阻む「紙文化」についてや働く人の心理的な障壁について活発なディスカッションが行われました。本レポート記事ではトークライブの様子をお伝えします。

ワークフロー総研設立記念トークライブ開催概要

ワークフロー総研設立記念トークライブ開催概要

開催日時

4月16日(木)12:30〜13:00
多くの方にご参加いただきたく、参加しやすいお昼休憩の時間に開催されました。

パネリスト一覧

パネリスト一覧

トークテーマ

『なぜテレワークが進まない? 上手くいかない?』
 テーマ1:テレワークを邪魔する「こちら都合の紙文化」
 テーマ2:テレワークを邪魔する「形式だらけのメール文化」
 テーマ3:テレワークを邪魔する「時代遅れの昭和文化」

変える勇気を持つ「変革のファン」を増やすことから始めて紙文化を撤廃

 この記事を読まれている皆さんも、テレワーク導入を阻む壁として真っ先に思い浮かぶのは「紙」、「ハンコ」の存在ではないでしょうか。テレワークが導入されても捺印のため、あるいは書類提出のために出社をしなければならないという声は多く聞かれます。沢渡氏は冒頭、この紙への取り組みで各企業のペーパーレス格差が進んでいるのではないかと投げかけます。

大槻さん

 登壇したサイボウズ 大槻氏は、オフィスにキャビネットはあるがほとんど空っぽであると紹介し、ペーパーレスへの取り組みを紹介しました。

 「サイボウズは社内文書はもともと紙を使用しておらず、一部のお客様との契約書類などで紙が残っている状態です。紙で社内文書などを回してしまうとリアルに出社する人は情報にアクセスできて、リモートワークの人はできないという情報格差が起きやすいので、情報はできるだけデジタルでクラウドの上に、を意識しています。」(大槻氏)

 一方エイトレッド 代表でもありワークフロー総研 所長でもある岡本は、今回を期に、紙の契約書を電子契約に切り替えることを検討していると言います。

 「この提案をしたときに社内から挙がったのはやはり『お客様が電子契約に対応していない場合はどうするのか』という意見でした。しかし気づいたのですが、お客様が変わるのを待っていてはいつまで経っても変えることはできません。むしろ自分たちから変えていって、徐々にお客様も変わっていく流れを推進していきたいと今は思っています」(岡本)

沢渡さん

 沢渡氏は推進していく流れを「変革のファン」と表現して、自分の他に一緒に改革を進めていく様々な立場の人を見つけることが大切だと語ります。それぞれの立場から声を上げていき、ムーブメントを起こしてほしいと1つめの小テーマを結びました。

最適なツールでオフィスと同じ「ちょっといい?」を再現し、不安を解消

 電子化というとメールと思い浮かべる方は多いのではないでしょうか。しかし、沢渡氏はメールはメールボックスに個人のノウハウやファイルが溜まっていくため、個人や企業間での素早いコラボレーションを実現するためには別のツールが必要なのではないかと指摘します。

 大槻氏はこれに加えてテレワークへの隠れた抵抗感にも触れながらメールでのテレワークの課題を説明します。「メールだと手紙を電子化したものなので、他の人が何をやっているのか分からないことが問題です。テレワークのしづらさはオフィスにいる感じが出ないことが不安だからという理由もあるでしょう。その点、グループウェアを使うと様々な情報がそこに集まります。情報は欲しかったらグループウェア上で検索するようになり、オフィスにいる時と同じように分からなかったら誰かに聞きに行く(システム上の情報を検索する)という状態を作ることができます。」(大槻氏)

岡本所長

 「今まさに最適なツールを選定しているところ」と話すのは岡本です。以前コミュニケーションツールが社内に複数存在していたので統合をしようとしたところ、各部門から抵抗があり一度は断念したものの、今回は統合がうまくいきそうだとのことです。その背景としては今オフィスに出社できず近くの人に「ちょっといい?」と気軽に聞けなくなり、みんな困っているからだと言います。「今回は統合がうまくいきそうです。それはいざテレワークになって自身が困ったからでしょう。これは良いことで、今までコミュニケーションに壁があったことが問題だと気付くことができたんです。」(岡本氏)

 テレワークの問題を社員が自ら感じ、改善へ進むようになったのは変化に伴う良い傾向で成長痛であると沢渡氏。試行錯誤を繰り返しながらそれぞれの企業に合うコラボレーション方法を探してほしいとして、2つ目の小テーマを終えました。

テレワークは相手に寄り添った運用を

 前段でも触れられたテレワークへの不安は、新しい文化や価値観の違いに気づいてもらうようにすることから解消を促していると話すのは大槻氏です。例えばシステムに慣れてもらう際、飲み会の予定から優先的にカレンダーに入れてもらったりするそう。相手の興味の範囲からツールを普及させるのは心理的ハードルが低くデジタルツールの体験ができ、普及のきっかけとなりそうだと沢渡氏、岡本も同意します。

 2つ目の小テーマでも相手の顔が見えずに不安になることがテレワークへの抵抗感につながっていると言及されましたが、相手の気持ちに寄り添って、変化を受け入れる工夫をすることが大切という結論に至りました。

これからのオープン型組織形態に備えて

これからのオープン型組織形態に備えて

 最後に沢渡氏が3つの小テーマの課題がなくなった先の組織形態について展望を語り、トークライブを締め括りました。「今このような状況においてはコミュニケーションや組織体制を変えていかないとビジネス継続のリスクにすらなる時代です。例えばメールではなくビジネスチャットでオープンに、今回のイベントのようにテレビ会議を利用していつでもどこでも話せる環境を作っていくことで仕事をする相手と共感し、ともに成果を出していくということに繋がるのではないでしょうか。」(沢渡氏)

 エイトレッドが運営するワークフロー総研は中立的な立場からワークフロー認知拡大、理解促進につとめ、広く企業の業務改革や生産性向上に貢献することを目的としています。6月5日にはワークフローにまつわる市場調査や運用の実態、成功・失敗事例、Tipsなど業務改革の方法を提供するメディアをオープンする予定ですので、今後もぜひご注目ください。

このトークライブの様子は動画でもご覧いただけます。下記リンクからご視聴ください。

当日の投影資料は下記よりご覧ください

ワークフロー総研設立記念トークライブ投影資料

ワークフロー総研についてはこちらをご覧ください

"これからの働き方”を考える「ワークフロー総研」を設立

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ワークフロー総研 編集部
この記事を書いた人 ワークフロー総研 編集部

「ワークフロー総研」では、ワークフローをWork(仕事)+Flow(流れ)=「業務プロセス」と定義して、日常業務の課題や顧客の潜在ニーズの視点からワークフローの必要性、重要性を伝えていくために、取材やアンケート調査を元にオンライン上で情報を発信していきます。また、幅広い情報発信を目指すために、専門家や企業とのコラボレーションを進め、広く深くわかりやすい情報を提供してまいります。

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