【拡大期の業務棚卸し】スピードとガバナンスを両立する稟議規程の作り方を解説！

「社員数が30人を超えたあたりから、誰がいつ承認したか分からない案件が増えてきた」
「Slackのスタンプひとつで経費精算が進んでしまい、後から経理が困惑している」
「IPO（新規上場）を見据えて管理体制を整えたいが、スピード感が落ちるのは避けたい」

組織が急拡大するフェーズにおいて、こうした悩みを抱える企業は少なくありません。

拡大期においては、創業期のような「阿吽の呼吸」や「社長への口頭確認」だけでは、業務が回らなくなるタイミングが訪れます。

これを一般的に「30人の壁」や「100人の壁」と呼びます。この段階で必要なのは、大企業のようなルールをそのまま導入することではなく、「スピード」と「ガバナンス（企業統制）」を両立できる、拡大期に合った稟議の仕組み作りです。

本記事では、拡大期の企業が直面する意思決定の課題を整理した上で、現状の業務を可視化する「棚卸し」の手法や、成長を阻害しない「稟議規程・権限移譲」の設計手順について具体的に解説します。

拡大期やIPO準備で直面する「意思決定プロセス」の課題

組織が小規模なうちは、コミュニケーションコストが低いため、メールやチャットツール、口頭での承認でも問題は起きにくいものです。

しかし、事業が多角化し、人員が増加するにつれて、曖昧なプロセスは深刻な経営リスクへと変化します。

まずは、拡大期の企業が直面しやすい3つの課題について見ていきましょう。

承認のブラックボックス化が招く「不正リスク」と「予実管理のズレ」

もっとも大きなリスクは、承認プロセスのブラックボックス化です。

たとえば、SlackやChatworkなどのチャットツールで「〇〇の件、進めていいですか？」「OK」というやり取りだけで契約や購買が進んでいる場合、以下のような問題が発生します。

誰が最終責任者か不明確

「課長が良いと言ったから」と担当者は思っていても、課長には決裁権がなく、後になって部長や役員が「聞いていない」とトラブルになるケースです。

後から検証できない（証跡がない）

チャットのログは流れてしまいやすく、検索性も低いため、「なぜその業者を選定したのか」「相見積もりは取ったのか」といった経緯が追えなくなります。

これは、架空発注や横領といった不正の温床にもなりかねません。

予算と実績の乖離（ズレ）

経理部門に情報が回ってくるのが「請求書が届いたタイミング」になってしまうため、月次の予実管理が機能せず、気づいたときには予算オーバーしているという事態を招きます。

IPO審査・監査対応で見られる「内部統制」

IPOを目指す場合、証券会社や監査法人による審査（ショートレビュー等）が入ります。ここで厳しくチェックされるのが「内部統制」です。

監査人は、「財務諸表の数字が正しいか」だけでなく、「その数字に至るまでのプロセスが適正に行われているか」を確認します。

もし、重要な契約や支出が社長の口頭指示だけで行われていたり、規程に基づかない承認が常態化していたりすれば、内部統制に不備があるとみなされ、上場審査において致命的な指摘事項となります。

IPO準備においては、「いつ、誰が、何の権限に基づいて承認したか」を第三者に証明できる透明性の高い証跡（ログ）が不可欠なのです。

自走組織への転換に必要な権限移譲

スタートアップ期においては、社長自らが現場の細部にわたるまで把握し、トップダウンで意思決定を行う傾向があります。

しかし、組織が拡大しても「すべての決裁を社長が行う」という体制を続けていると、「社長決裁」の工程がボトルネックとなり、意思決定スピードが著しく低下します。

• 社長が捕まらないため、現場の業務が数日間止まる
• 社長が些末な承認業務（備品の購入など）に追われ、「経営戦略の策定」などのコア業務に注力できない
  など

企業のさらなる成長のためには、適切な権限移譲を行い、現場で判断できることは現場に任せる「自走する組織」への転換が必要です。

「業務の棚卸し」で現状の意思決定プロセスを可視化

いざ稟議規程を作ろうとする際、多くの担当者がやりがちな失敗は、ネット上にある「一般的な稟議規程の雛形」をそのまま自社に適用してしまうことです。

業務の実態に合わないルールは現場の反発を招き、形骸化するだけです。

そこで、ルールを作る前に必ず行っておきたいのが、現状の業務フローを洗い出す「業務の棚卸し」です。

なぜ棚卸しが必要なの？

稟議制度が形骸化する最大の原因は、「現場の実務感覚との乖離」です。

たとえば、日常的に発生する数千円の消耗品購入に対し、そのたびに稟議書作成と役員承認を求めたらどうなるでしょうか。現場は疲弊し、「後でまとめて申請しよう」と処理を溜め込んだり、「緊急だから」と事後承認を常態化させたりするでしょう。これでは本末転倒です。

「どの程度の金額・頻度で意思決定が行われているのか」という実態を正確に把握して初めて、「ここは厳格に、ここは緩やかに」というメリハリのある、業務の実態に即した稟議制度の設計が可能になります。

業務棚卸しの流れ

では、業務の棚卸しを行う際の流れについて見ていきましょう。

「暗黙の承認ルート」を洗い出す

まずは、社内に存在する「暗黙の承認ルール」を可視化しましょう。

以下の手順で情報を収集します。

1.現場へのヒアリング

各部署のキーマンに、「普段、自分の判断で決めていること」と「上長に確認していること」の線引きをヒアリングします。

「5万円までは課長の判断で購入している」といった、明文化されていない慣習が見えてくるはずです。

2.過去の支払履歴の確認

経理データを確認し、頻繁に発生している支出項目（広告費、採用媒体費、SaaS利用料など）を洗い出します。この工程により、「営業部は接待費の申請が多い」「開発部はPC周辺機器の購入が頻繁」といった部署ごとの特性が明らかになります。

3.メール・チャットツール等の検索

メールやチャットツールで「承認」「お願いします」「見積もり」「発注」といったキーワードで検索をかけ、どのような案件が、誰の判断で動いているかをリストアップします。

意思決定の種類を「金額・頻度・リスク」で3つに分類する

洗い出した業務（意思決定が必要な項目）を、以下の3つの軸で分類します。

• 金額の大小（例：10万円未満 ／ 100万円以上）
• 発生頻度（例：毎日のように発生 ／ 年に数回）
• リスクの高さ（例：単発の購入 ／ 長期契約や法務リスクを伴う契約）

これらを基に、各業務を3つのランクに振り分けます。

• Aランク：低リスク・高頻度の意思決定。（例）消耗品購入、交通費、近距離出張、少額の接待費など
• Bランク：中リスク・中頻度の意思決定。（例）PC等の資産購入、中規模な広告宣伝費、人材紹介契約など
• Cランク：高リスク・低頻度の意思決定。（例）オフィス移転、新規事業投資、資本提携、重要な規定変更など

この分類作業こそが、後で解説する「稟議規程・権限移譲」の設計図となります。

拡大期に適した稟議規程・権限移譲の設計手順

棚卸しで分類したランクに基づき、具体的な稟議規程と権限移譲のルールを設計します。

ポイントは、「すべての案件を同じフローに乗せない」ことです。

スピード重視の領域は現場の裁量権を認める

Aランク（低リスク・高頻度）の業務に対して、その都度経営層の承認を求めてはいけません。ここは「スピード」を最優先すべき領域です。

• 予算内であれば、課長・部長決裁による現場判断をOKとする
• 一定金額以下の場合は事前稟議を不要とし、事後の経費精算のみで処理する
• チャットでの簡易承認を公式に認める（ただしログは残す）

このようにハードルを下げることで、現場のストレスを減らし、経営層の時間を確保することができます。ただし、「月次で部門予算を超過していないか」をチェックする仕組みはセットで用意しましょう。

ガバナンス重視の領域は厳格なワークフローを構築する

一方で、Cランク（高リスク・低頻度）の業務は、会社の命運を左右する可能性があるため、スピードよりも「慎重さ」と「記録」が優先されます。

• 必ず所定のフォーマット（稟議書）を作成させる
• 法務や経理など、関連部門の回覧・承認を必須にする
• 最終決裁者は社長、あるいは取締役会とする

この領域こそ、厳格なワークフローを構築・徹底し、改ざん不可能な状態で証跡を残すべき部分です。これにより、IPO審査や監査対応における信頼性につながります。

「職務権限規程」への具体的な落とし込み方

A～Cのランク分けを、誰もが参照できる「職務権限規程（決裁権限表）」という形に落とし込みます。

このように明確な基準を作ることで、申請者は「誰に承認をもらえばいいか」を迷わなくなり、決裁者は「自分の責任範囲」を自覚できるようになります。

スピードとガバナンスを両立する意思決定基盤に「ワークフローシステム」

新たな稟議規程を作成しても、それを紙やExcel、メールで運用していては、申請の手間がかかり、承認停滞の原因になります。

創業期～拡大期のスピード感を維持したまま、新しいルールを定着させるためには、ITツールの活用、とくに「ワークフローシステム」の活用が有効です。

ワークフローシステムとは、社内で行われる各種申請・稟議を電子化するITツールのこと。次は、スピードとガバナンスを両立する意思決定基盤として、ワークフローシステムが役立つ理由や選定のポイントをご紹介します。

意思決定プロセスをシステム上で再現

ワークフローシステムの導入においては、組織図や職務権限規程をシステム上に再現し、適切な承認ルートを設定します。これにより、ワークフローシステムで稟議を起案・申請すると、その内容に応じて適切な承認経路が判別され、速やかに回覧・承認のプロセスが開始されます。

また、組織の拡大フェーズでは、組織改編や人事異動などによる組織図の変更が頻繁に発生します。ワークフローシステムによっては、変更予定の組織図を事前に設定できたり、変更後の設定が正常に機能するかを検証できる製品があります。

そのような機能を搭載したワークフローシステムであれば、拡大期で頻発する組織改編や人事異動の際にもスムーズに職務権限規程を更新できるでしょう。

現場の「面倒くさい」を解消する工夫

ワークフローシステム導入において、機能の多さや価格だけで選ぶのは危険です。重視すべきは「現場の使いやすさ」です。

どれほど高機能なシステムでも、入力画面が複雑だったり、マニュアルを見ないと操作できなかったりすれば、現場は使ってくれません。

• スマホから申請・承認ができるか
• フォーム入力を効率化・補助する機能は備わっているか
• 使い慣れた既存の申請書フォーマットを再現できるか

など、現場従業員の混乱や抵抗感を軽減するユーザビリティや、便利さを実感してもらえるような機能が備わっているかを確認しましょう。

ツール連携で「承認スピード」を維持

承認者・決裁者が処理を滞留させてしまう主な原因として、「システムにログインして確認するのが面倒だから」が挙げられます。これを防ぐため、ワークフローシステムの選定においては、日常的に使用しているツールとの連携機能を重視しましょう。

たとえば以下のように、「気付いたらすぐに承認できる」環境を整えることで、承認までのリードタイムを大幅に短縮できます。

• SlackやMicrosoft Teamsへの通知連携
  申請が来たらチャットに通知が届き、そこからワンクリックで承認画面へ遷移できる機能。
• グループウェア（Google WorkspaceやMicrosoft 365）連携
  グループウェアの画面上に承認状況のステータスを表示させたり、シングルサインオン（SSO）によりログインの手間を省く仕組み。

過去の申請・承認履歴はどうする？

ワークフローシステム導入時によくある悩みが、「過去のチャットや紙の履歴をどうするか」という問題です。

結論から言えば、過去のデータを無理に新システムへ移行する必要はありません。

過去分は「アーカイブ（閲覧専用）」としてチャットのログやPDFファイルで保管し、「システム導入日以降の案件から新ルールを適用する」と割り切るのが現実的です。

無理なデータ移行はコストと工数を増大させ、導入プロジェクトの遅延を招きます。まずは「これからの意思決定」を正しく管理することにリソースを集中させることをおすすめします。

拡大期におけるワークフローシステムの選び方

組織の拡大フェーズでは、以下のようなポイントを意識してワークフローシステムの選定を行うことが大切です。

• 柔軟な組織・プロセス設計
  拡大・複雑化する組織においても、組織構造や承認ルートを柔軟に設定可能か。
• アクセス制御と証跡管理
  役職や役割ごと、あるいは個別にアクセス権限をコントロールしたり、あとからログを確認することができるか
• 外部システム・ツールとの連携とデータの一元管理
  各部署・部門で利用されているシステム・ツールと連携し、データを一元管理できるか
• 高度な検索・レポート機能
  法令や監査で求められるさまざまな条件で検索したり、必要な情報を速やかに集計・レポーティングできるか
• 組織改編への対応
  今後増えるであろう組織改編や人事異動に速やかに対応することができるか

ワークフローシステムで稟議の仕組みを構築・刷新した事例

次は、実際にワークフローシステムを導入・活用して、稟議の仕組みを構築・刷新した事例を見ていきましょう。

ここでは、シリーズ累計5,000社超の導入実績を誇るワークフローシステム「X-point Cloud」と「AgileWorks」の活用事例の一部をご紹介します。

国内スポーツチーム初のIPOを達成（琉球アスティーダスポーツクラブ）

プロ卓球チーム「琉球アスティーダ」を運営する琉球アスティーダスポーツクラブ株式会社は、「X-point Cloud」を導入・活用し、プロスポーツチーム運営企業として国内初の株式上場を達成しました。

スポーツ業界における新たなビジネスモデルの確立を目標に、株式上場に向けて動き出した同社。しかし、監査法人との打ち合わせを重ねるなかで、「業務信頼性の低下」や「業務フローの不統一」、そして「精度の低い予実管理」という3つの課題が浮き彫りに。とくに、稟議などの承認を要する業務において明確な承認ルートが存在せず、業務フローにバラつきが生まれる要因となっていました。

これらの課題解消に向けて検討を重ねた結果、同社は「X-point Cloud」を導入することを決定。

「X-point Cloud」の導入後、ミスや手戻りが頻発していた業務が効率化されただけでなく、稟議などの承認ルートの明確化により業務フローの標準化が促進。さらに、運営店舗からの報告業務に「X-point Cloud」を活用することで、予実管理の適正化も実現しました。

こうした取り組みの結果、同社は2021年3月30日に東京証券取引所「TOKYO PRO Market」への新規上場を果たすなど、確かな成果を実感されています。

拡大期に適した組織体制を構築（えがお）

株式会社えがおは、組織改編に伴い増大化していたワークフローシステムの保守コストを削減するため、「AgileWorks」を導入しました。

2010年代初めごろから急速な拡大期に突入した同社では当時、頻繁に行われる組織改編への対応、なかでも申請業務における対応に多くの手間とコストが生じていました。当時、同社では経費精算などの一部申請にワークフローシステムを利用していましたが、保守運用は外部パートナーに委託しており、組織改編の度に改修依頼をしなければなりませんでした。

ワークフローシステムの保守・改修には年間約900万円の外注費が割かれており、機能面に関しても組織構造や承認ルートの設定に不満を感じることも少なくない状況でした。

そこで同社は、保守運用を内製化しやすく、充実した機能を有する新たなシステムへのリプレイスを決断。役職の兼任や空位などに対応できるフロー設定機能に加え、ノーコードで構築できるメンテナンス性などを評価し、「AgileWorks」の導入を決めました。導入に際し、「社内規定の変更」にも着手。「20万円以下の経費申請は担当部長が承認できる」といった承認権限の切り分けを実施し、拡大期に適した仕組み作りを実施。

「AgileWorks」へのリプレイス後、段階的に保守運用の社内移管を進め、運用開始から数年で完全内製化を実現。組織改編へのスピーディな対応が可能となり、従来は3日以上を要していたシステムの改修を、最短で即日完了できる体制を構築しました。

また、同社では新商品を発売する際、「発売決定事項シート」を開発部門が起案し、購買や品質管理などの7以上の部門が記入・承認するプロセスがあり、以前は決裁までに長期間を要していました。AgileWorksの導入により、内容に応じた条件分岐だけでなく、各部門が並列に申請書を閲覧・承認できるようになり、決裁までの期間が大幅に短縮。

こうした変化によって約2,000万円のコスト削減につながるなど、大きな成果を実感されています。

拡大期における意思決定や稟議規程に関するQ&A（FAQ）

ここでは、拡大期における意思決定の課題や稟議規程に関するよくある質問とその回答を、改めて整理していきましょう。

組織の拡大期に直面する課題は？

拡大期には、創業期のような口頭やメール・チャットでの意思決定が限界を迎え、「誰がいつ承認したか」という証跡のブラックボックス化や予算と実績のズレなどの課題に直面します。

承認プロセスが曖昧だと何が問題ですか？

承認プロセスのブラックボックス化により、最終責任者が不明確になったり、後から経緯が追えなくなったりするため、架空発注や横領などの不正リスクの温床となりかねません。

稟議規程を作る前に必要な作業は？

業務の実態に合わないルールは形骸化するため、一般的な雛形を適用する前に、現状の業務フローや「暗黙の承認ルート」を洗い出す「業務の棚卸し」が必要です。

稟議規程設計の基本方針は？

意思決定を金額、頻度、リスクで分類し、すべての案件を同じフローに乗せないことがポイントです。低リスク・高頻度の業務はスピードを重視、高リスク・低頻度の案件は厳格なワークフローを構築・徹底します。

意思決定のスピードと統制を両立させるには？

稟議規程や職務権限規程をシステム上に再現できるワークフローシステムの活用が有効です。これにより、適切な承認ルートを速やかに実行し、信頼性の高い証跡を残せます。

まとめ

今回は、拡大期の企業が直面する意思決定の課題や業務の棚卸し方法、稟議規程・権限移譲の手順、そしてワークフローシステムの有用性や事例をご紹介しました。

組織の拡大期は、口頭やメール、チャットベースでの意思決定が限界を迎えはじめ、さまざまな課題が顕在化しやすいフェーズです。

中長期的な成長やIPOを目指す上では、業務の棚卸しと稟議規程の整備を実施し、拡大期に適した意思決定プロセスを構築する必要があります。

拡大期の意思決定・業務プロセスに課題を感じている方は、記事内でご紹介したワークフローシステム「X-point Cloud」「AgileWorks」の活用を検討してみてはいかがでしょうか。