【DX担当者必見！】金融業界で“ちゃんと使える”ワークフローとは？選び方と成功例を紹介

多くの企業にとってDX（デジタルトランスフォーメーション）の機運が高まる昨今、金融業界においてもDX推進は重要課題のひとつです。

そして、金融業界の多くの組織でDX推進の足かせとなっているのが、「申請・承認業務」です。

厳格なコンプライアンスや、それに伴う複雑な承認フロー、業界特有のルールや慣習などにより、金融機関の申請・承認業務は、他業界と比べても非常に手間がかかり、業務を止められないプレッシャーも重なることから、改善が難しい領域だと言えます。

そこで本記事では、金融機関が陥りがちな、申請・承認業務の課題とそれらを解消する方法について解説します。

金融業のDX推進を阻む「申請・承認業務」の課題

金融業界が陥りがちな、申請・承認業務の課題は、大きく分けて以下の3点に整理できます。

1.業務ごとに独自ルール・帳票が生まれやすい

金融機関では、リスク管理・与信・コンプライアンスなど業務領域が高度に専門分化しています。そのため、部門ごとに承認ルールや申請書式が異なり、独自の運用が常態化しやすくなります。

また、監査や規制対応などで突発的な申請が追加されることも多く、例外対応が増えることが、さらなる独自ルールの発生につながります。

2.承認ルート・プロセスが複雑化しやすい

高いコンプライアンス水準や内部統制の要求により、承認プロセスが多段階化・複雑化しやすいことも特徴です。

加えて、組織改編や人事異動が頻繁に行われる金融業界では、承認フローの変更や設定調整が必要となり、業務全体の負荷が増大します。

3.業務プロセスが分断（サイロ化）しやすい

独自ルールの増加や複雑な承認プロセスの影響で、申請・承認のフローが部門ごとに分断（サイロ化）され、紙、Excel、グループウェアなど複数の“申請入口”が乱立しやすくなります。

その結果、標準化が進まず、全社的なデータ活用や効率的な業務運用が難しくなる傾向があります。

ワークフローシステムを導入しても上手く行かない理由

さて、上記のような金融業の申請・承認業務の課題を解消すべく、ワークフローシステムを導入する金融機関も増えています。

しかし実際には、ワークフローシステムを導入した後も業務改善が十分に進まないケースが少なくありません。その理由は大きく分けて以下の3つが挙げられます。

1.複雑な承認ルートや例外対応に対応しきれない

金融業界では、リスク管理やコンプライアンスの要件から承認ルートが多段階化・複雑化しており、さらに突発的な申請や例外対応も頻発します。

そのため、ワークフロー製品によってはすべての承認ルートや例外を標準機能でカバーできず、結局紙や別ツールによる運用が残ってしまうことがあります。

2.組織改編や人事異動による設定負荷

金融機関では組織改編や人事異動が多く発生するため、承認フローや権限設定の変更が頻繁に発生します。

これに対応するための設定やメンテナンスに多くの工数がかかり、システム上の情報が古いまま放置されるケースもあります。その結果、ワークフローシステム自体が十分に活用されず、改善効果が限定的になります。

3.既存システムとの連携不足

金融機関では基幹系システムや情報系システムなど、多様なシステムが業務プロセスに組み込まれています。

ワークフローシステムがこれらと十分に連携できない場合、二重入力や転記作業が発生し、業務効率の低下やヒューマンエラーによる情報の不整合につながります。

申請・承認の課題解決のカギは「データ統合」

ここまでで、金融業における申請・承認業務の課題やワークフローシステムを導入しても上手くいかない理由を紹介しましたが、単純に既存のワークフローシステムをリプレイスするだけでは根本的な問題解決は見込めません。

前述のような業務の分断・サイロ化を解消し、真の業務効率化と内部統制強化を実現するには「データ統合」が有効です。

申請・承認業務は、それ自体で完結するものではなく、人事システム、会計システム、顧客管理システム（CRM）、販売管理システムなど、さまざまな基幹システムと密接に関連しています。たとえば、経費精算の申請は会計システムへ、入金消込の確認データは販売管理システムへ、人事異動の申請は人事システムへと、承認されたデータが正しく連携される必要があります。

しかし、申請・承認の「入り口」がバラバラでは、データの整合性を保つことが極めて困難になります。手作業でのデータ転記や二重入力が常態化し、ヒューマンエラーによるオペレーショナルリスクが増大します。

そこで、ワークフローシステムを導入・刷新（リプレイス）する際には、これらの分散した申請・承認業務を一元化する「基盤」としての役割が求められます。各基幹システムとシームレスに連携し、申請・承認プロセスで発生するデータを統合・活用できるシステム連携機能や、データ統合プラットフォームとしての側面を持つワークフロー製品を選ぶことが、課題解決の近道となります。

【金融機関向け】ワークフローシステム選定のポイント

金融業のワークフローシステム選定においては、データ統合の重要性に加え、業界特有の要件をクリアできるかどうかにも着目する必要があります。

では、金融機関がワークフローシステム選定で注目すべきポイントについて見ていきましょう。

1.高度なセキュリティと可用性

顧客の機密情報や経営情報を扱う金融機関にとって、堅牢なセキュリティはシステム選定の絶対条件です。

アクセス制御、通信・データの暗号化、不正アクセス検知といった基本的な機能はもちろん、金融庁が定めるFISC（金融情報システムセンター）の安全対策基準に準拠、あるいは準拠を支援する機能を備えているかを確認することが大切です。

また、金融業ではシステム停止が許されないクリティカルな業務も多いため、高い可用性を保証するSLA（Service Level Agreement：サービス品質保証）が明確に示されているかも重要です。

2.厳格な内部統制・監査対応機能

「内部統制の強化」は、ワークフローシステム導入の主要な目的の一つです。

コンプライアンスやセキュリティが高い水準で求められる金融業においては、「いつ、誰が、何を申請し、誰が承認したか」という証跡（監査ログ）を、正確かつ改ざん不能な形で長期間保存できる機能が必須です。

さらに、内部監査や金融庁検査の際には、必要なログデータを迅速に検索・抽出し、レポートとして提出できる監査レポート機能が充実しているかどうかも、業務効率を左右する大きなポイントとなります。

3.複雑な組織構造と承認フローへの柔軟な対応

金融機関では、大規模な組織構造、兼務・出向といった複雑な体制が珍しくありません。

システムの基盤となる組織・人事マスタが、これらの複雑な構造に対応できるかを確認する必要があります。

また、営業部門のコンプライアンス・チェック（法令・諸規則適合性チェック）をはじめ、金融機関独自の承認フローに対応できることも重要です。具体的には、特定案件に対する多段階承認、合議、金額や条件による承認者の自動分岐など、複雑な承認フローであっても柔軟に設定できることが理想です。

4.組織改編・人事異動へのスムーズな対応

先に触れたとおり、金融機関ではシステム停止が許されない業務が多いため、頻繁に行われる組織改編・人事異動にスムーズに対応できるか否かも重要なポイントとなります。

具体的には、人事システムをはじめとした各種システムとのマスタデータ連携のほか、体制変更後の組織図を事前に設定・検証する機能や、組織構造や所属情報の履歴管理（版管理）を行える機能などが備わった製品をおすすめします。

5.法令・規制への迅速な対応力

金融業の業務プロセスは、法改正や規制変更の影響を頻繁に受けます。

そのたびに、システム部門やベンダー、協力会社などに依頼して申請フォーマットや承認プロセスの変更を行うのは、コストの面でも対応スピードの面でも好ましくないでしょう。

法改正や規制変更に伴うシステムの設定変更を、業務部門が迅速かつ柔軟に行えるように、ノーコード・ローコードツールを選ぶのも一策です。

金融機関におすすめのワークフローシステム「AgileWorks」

次は、これまで述べてきた金融機関特有の要件において強みを持つワークフローシステムとして、株式会社エイトレッドが提供する「AgileWorks（アジャイルワークス）」をご紹介します。

AgileWorksは、金融機関が直面しがちな申請・承認業務の課題解決に有効な特徴を多数備えています。では、AgileWorksが金融機関におすすめな理由を見ていきましょう。

特徴1.複雑な組織構造に柔軟に対応

AgileWorksは金融機関に多い大規模組織や、複雑な組織構造にも柔軟に対応可能です。

たとえば、組織の新設や統廃合、所属組織の異動などのデータを事前に受け取り、体制変更前に設定作業を行う「先付けメンテナンス」が可能です。検証環境（ステージング環境）も提供しているので、事前検証をしてから本番環境に移行できます。

組織・フォーム・承認フローの履歴管理（版管理）が可能

また、所属する組織ごとにロール（役職）を割り当てる「セクションロール」や、組織横断的に割り当てることができる「ユニバーサルロール」に対応しているので、複雑な組織構造にも柔軟に対応できます。

セクションロールとユニバーサルロールのイメージ

特徴2.業界特有の承認フローを再現可能

AgileWorksは、金融業界特有の複雑な承認フローもシステム上で再現できます。

多段階承認、条件分岐、合議、代理承認、後閲といった複雑な承認ルートも、ノーコードで柔軟に設定することが可能。申請内容に応じて適切な承認ルートを自動判別するため、迷うことなく速やかに承認プロセスを開始することができます。

金融業界特有の複雑な承認フローも直感的な操作で設定可能

特徴3.高度なシステム連携・データ統合力

AgileWorksは、申請・承認業務の「統合基盤」として機能します。

SDKに加えてWebAPIが新たに加わったことで、従来よりも柔軟なシステム・アプリケーション連携が可能に。人事システムや会計システム、その他基幹システムとのシームレスにつながり、部門横断の統合基盤として機能します。

これにより、これまでバラバラだった申請業務を一元化し、データの二重入力を削減し、全社的な業務プロセスの可視化と生産性向上を強力に推進します。

特徴4.厳格な内部統制と選べる導入形態

金融機関に求められる厳格な内部統制要件に応えるため、詳細な証跡管理（監査ログ）機能や、きめ細かなアクセス権限設定が充実しているのもAgileWorksの特徴です。

また、導入形態としてオンプレミス版・クラウド版を選択できる点も、自社の厳格なセキュリティポリシーに準拠したシステム環境を構築したいという金融機関にとっては大きなメリットだと言えるでしょう。

【AgileWorks導入企業から学ぶ】金融業のワークフローシステム活用事例

「AgileWorks」は金融業を含む多くの企業で利用されており、シリーズ累計の導入社数は5,000社超に上ります。

ここでは、「AgileWorks」の導入企業のうち、金融業における活用事例をご紹介します。

約2,000時間を要していた処理業務がほぼゼロに（伊勢農業協同組合）

三重県東南部を管轄する伊勢農業協同組合（JA伊勢）は、「AgileWorks」を導入して大幅な業務効率化や貸付審査に関する申請期間の大幅短縮、内部統制の強化を達成しました。

金融共済事業を含む四つの事業領域と約100カ所の事業所を運営する同組合は、従来から複雑な組織構造に起因する課題を抱えていました。

具体的には、事業や部門ごとに承認権限がバラつくことで2,000種類を超える承認ルートが存在し、職員は申請のたびに正しい回付先を確認する必要がありました。また、申請業務が紙ベースで運用されていたことから、申請書の処理業務に年間約2,000時間もの時間を浪費し、意思決定の遅滞を招いていました。

この非効率な状況を打破するため、同組合はワークフローシステムの導入を決定し、複数のシステムを比較検討。膨大な数の承認ルートをいかに効率的に設定するかを重視した結果、ドラッグ＆ドロップ操作で感覚的に承認ルートを設定できる「AgileWorks」の導入に至りました。

AgileWorks導入後の改善効果は大きく、年間約2,000時間かかっていた紙の申請書処理業務にかける時間がほぼゼロに。懸案であった意思決定の遅延も解消され、平均3〜4日、効果が大きいものでは約1ヶ月の短縮に成功しています。

意思決定の加速は、貸付審査に関する申請期間を大幅に短縮し、組合員への提供価値向上にも寄与。また、承認権限の標準化が進んだことで、内部統制の強化にもつながっています。

場所に縛られない決裁業務を実現（商工組合中央金庫）

中小企業専門の金融機関である株式会社商工組合中央金庫は、「AgileWorks」を導入してペーパーレス化と場所に縛られない決裁を実現しました。

「AgileWorks」の導入以前、同社では紙に依存した業務フローに起因する課題に悩まされていました。紙帳票のファイリング・保存・廃棄などの業務負荷は高く、誤廃棄リスクなどの情報セキュリティへの懸念もあったことから、ワークフローシステムの導入を決断。

比較的短い期間で導入できる点や、安定稼働が可能な点、運用担当者の作業負担を抑えられる点などを評価し、「AgileWorks」の導入を決めました。

「AgileWorks」の導入後、紙の印刷や印鑑による押印が不要になったことで、場所に縛られずに決裁業務を行うことが可能に。担当者がフォームや回付ルールを柔軟に変更することができるため、従来に比べてスピーディな対応が可能となったと導入効果を評価しています。

【金融業向け】ワークフローシステム導入・活用のFAQ

ここでは、金融業のワークフローシステム導入・活用に関するよくある質問とその回答を見ていきましょう。

Q.金融業のDX推進を阻む主な課題は何ですか？

A.厳格なコンプライアンス・内部統制の基準や、それに伴う複雑な承認フローなど、申請・承認業務の非効率性が足かせとなりやすいです。また、ワークフローシステムを導入しても、一部の帳票処理に留まり、全社的な業務改革に至らないケースも珍しくありません。

Q.ワークフローシステム導入後に陥りやすい課題は何ですか？

A.業務プロセスの分断（サイロ化）により、申請・承認の「入り口」がバラバラになることが挙げられます。また、導入したワークフローシステムが基幹システムと連携できないと、無駄な二重入力や転記が発生し、ヒューマンエラーを招く恐れがあります。

Q.申請・承認業務の課題を解決する鍵は？

A.根本的な問題解決と内部統制強化を実現するカギは「データ統合」にあります。分散した申請・承認業務を一元化する「基盤」としての役割を持ち、各種基幹システムとシームレスに連携してデータを統合・活用できるワークフロー製品を選ぶことが近道です。

Q.金融機関がワークフローシステム選定で重視すべき点は？

A.高度なセキュリティと可用性が絶対条件です。また、厳格な内部統制・監査対応機能、複雑な組織構造や承認フローへの柔軟な対応力、組織改編・人事異動へのスムーズな対応力も重要です。

まとめ

本記事では、金融機関でありがちな申請・承認業務の課題を整理し、それを解決するためのポイントとワークフローシステム選定の基準などについて解説しました。

金融機関においては、厳格なコンプライアンス・内部統制の基準や、複雑な組織構造・承認フローなどが存在することから、申請・承認業務がDX推進のネックになりがちです。

こうした課題を解消するには、単にワークフローシステムを導入・リプレイスするのではなく、データ統合の観点で申請・承認を一元化する基盤としての役割を持ち、金融業界特有の組織構造や業務プロセス、内部統制にも対応できる製品を選定することが大切です。

ワークフローシステムの導入・リプレイスを検討中の金融機関は、記事内でご紹介した「AgileWorks」をぜひ選択肢に加えてみてはいかがでしょうか。