プロセス管理とは？取り組むメリットや手順、有効なツールと事例を紹介！

業務効率化や生産性向上に取り組むなかで、「プロセス管理」というキーワードを見聞きしたことがある方も多いのではないでしょうか。

しかし一方で、
「そもそもプロセス管理とは？」
「プロセス管理のメリットは？」
「どうやってプロセス管理に取り組めばいいの？」
といった疑問をお持ちの方もいらっしゃるかもしれません。

本記事では、プロセス管理の概要や取り組みのメリット、手順についてわかりやすく解説します。プロセス管理に役立つツールや事例も紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。

プロセス管理とは？

プロセス管理とは、業務やプロジェクトなどを進行する際の一連の過程（プロセス）を管理し、適切に進行しているかを評価したり、課題やボトルネックを発見して改善を図ったりする取り組みです。

組織で行われるあらゆる業務は、複数のステップが連なることで成立しています。例として、経費精算の大まかなプロセスを見てみましょう。実費精算の場合、以下のようなプロセスを経て経費精算が行われるのが一般的です。

経費精算だけでも上記のようなプロセスが存在し、実際にはさらに細かなステップに分解することができます。経費精算という一連の業務の生産性を高めていくには、そのプロセスを適切に管理し、必要に応じて改善することが必要です。

このように、プロセス管理は組織の生産性を最大化するために欠かせない取り組みだと言えるでしょう。

プロセス管理に取り組むメリット

次に、プロセス管理に取り組むことで得られるメリットについて確認していきましょう。

属人化の解消・仕組み化の促進

プロセス管理に取り組むことのメリットとして、属人化の解消を挙げることができます。

プロセス管理を行っていない場合、一連の業務プロセスのなかに属人化している工程があったとしても把握することが困難になってしまいます。

業務が属人化してしまうと、アウトプット（成果）の品質が不安定になったり、ミスが発生しやすくなったり、業務効率の低下につながったりといった不利益が生じてしまいます。

一方、プロセス管理に取り組むことで、適切な業務の進め方が定義され、属人化していた業務を仕組み化していくことが可能になります。これにより、アウトプットの品質が安定し、個々人の判断によるミスが軽減します。また、業務の進め方について迷うことが少なくなり、効率的に業務を遂行することが可能になるでしょう。

継続的な評価・改善が可能に

業務プロセスの継続的な評価・改善が可能になる点も、プロセス管理に取り組むことのメリットです。

企業が持続的に成長していくには、既存の業務プロセスに固執せずに改善を繰り返すことが大切です。とくに「VUCA時代」と呼ばれる現代、ビジネス環境はめまぐるしく変化を続けており、社内外の状況に応じて業務プロセスを最適化する必要があります。

プロセス管理に取り組み業務プロセスを可視化していれば、一連のプロセスを構成する各工程をモニタリング・評価することができます。つまり、ボトルネックとなっている工程の早期発見が可能であり、改善策の立案・実行・検証というPDCAを回していくこともできるでしょう。

プロセス管理の手順は？

次は、プロセス管理の大まかな流れについて4つのステップに分けてご紹介します。

各ステップについて詳しく見ていきましょう。

プロセス管理の対象を決定

まずは、プロセス管理の対象となる業務を明確にしましょう。

先述の通り、企業が行うあらゆる業務にはプロセスが存在しますが、なかでも優先的にプロセス管理に取り組むべきは、間接業務や定型業務（ルーティン業務）と呼ばれるような業務領域です。間接業務・定型業務の代表例としては、紙ベースで行われている申請書の作成・回覧・承認といった手続きが挙げられます。これらの業務は直接的に企業に利益を生み出す業務ではなく、ここにかける工数を短縮することが生産性向上に直結します。

これからプロセス管理を始めるのであれば、まずは間接業務・定型業務を対象に着手してみることをおすすめします。

既存の業務プロセスの可視化

プロセス管理を行うには、対象となる業務の一連のプロセスを可視化して、その流れを把握する必要があります。

対象となる業務の棚卸しを実施し、一連の業務プロセスのなかで発生する工程や、それに関わる部署・人物、やり取りされる情報を洗い出します。その際、実際に各工程の作業を行う担当者にヒアリングすることをおすすめします。

洗い出した情報は、フローチャートなどを活用して図式化してみましょう。そうすることで、業務の一連のプロセスをより具体的にイメージしやすくなります。

業務プロセスの評価・改善

業務プロセスの可視化が完了したら、その有効性や適正性について評価を行います。

本来、業務プロセスは社内外の状況の変化に合わせてアップデートしていくべきものですが、長らく放置されていた業務プロセスはその有効性や適正性が損なわれている可能性があります。たとえば、関連する法改正に対応できていなかったり、より効率的な手段が存在するにも関わらず活用されていない、といったケースです。

ボトルネックとなっている工程や形骸化しているルールはないか、より効率的な代替手段はないかなどを調査・分析し、必要に応じて新たな業務プロセスへと改善していきましょう。

新たな業務プロセスの実行・管理

評価と改善策の検討が完了したら、新たな業務プロセスを実行します。

ただ新たな業務プロセスの運用を開始するのではなく、設計通りに業務が行われているか、変更前の課題は解消されているかなどを継続的に管理・モニタリングしていきましょう。

また、プロセス管理を行うなかで、思うような改善効果が得られなかったり、新たな問題が生じたりすることもあるはずです。その際には、繰り返し業務プロセスの評価・改善を行い、継続的にプロセスの最適化を図ることが大切です。

ワークフローシステムでプロセス管理を効率化！

前述の「プロセス管理の手順」のなかで、まずプロセス管理の対象とするべきは社内で行われる間接業務・定型業務だとお伝えしました。

そして、間接業務・定型業務のプロセス管理に役立つツールのひとつが、ワークフローシステムです。ワークフローシステムとは、社内で行われる各種申請や稟議といった手続きを電子化するITシステムのこと。

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では、ワークフローシステムがプロセス管理に有効な理由について詳しく確認していきましょう。

業務プロセスの可視化と管理の一元化が可能

ワークフローシステムの導入により、業務プロセスの可視化と管理の一元化を実現可能です。

ワークフローシステムの導入時には、既存業務の棚卸しを実施し、システム上に業務プロセスを再現していく作業が発生します。また、反映した業務プロセスは、必要に応じてシステム上で簡単に設定を変更・更新することが可能です。

つまり、ワークフローシステム導入の過程で業務プロセスが可視化され、システム上で一元管理するための土台を整えることができるのです。

間接業務・定型業務の効率化を促進

先述したように、ワークフローシステムは社内で行われる各種申請や稟議といった手続きを電子化することができます。そして、各種申請や稟議などの社内手続きは、間接業務・定型業務の代表例であり、優先的にプロセス管理を行う対象です。

ワークフローシステムを活用することで、PCやタブレット、スマートフォンなどのデバイスで申請・回覧・承認といった一連の業務プロセスを完結することが可能になります。紙ベースの手続きで発生しがちな、記入ミスによる差し戻しや、承認者不在による回覧の停滞、書面の確認や押印のためだけの出社などを解消することができ、間接業務・定型業務にかける工数を大幅に削減することができるでしょう。

システム連携で効率化・自動化の範囲を拡張

ワークフローシステムは、外部システム・ツールとつながることで業務効率化の範囲を拡張していくことが可能です。

企業では、社内手続きの完了後に各業務領域で導入しているシステムに情報を入力・転記する場面が多々あります。たとえば、社員が経費精算の申請書を作成・提出し、関係者・関係部署の承認・決裁を得た後に、経理部門が会計システムに経費精算の処理情報を入力・転記する、といったケースです。

ワークフローシステムと各業務領域のシステムを連携していれば、このような入力・転記作業を自動化することができ、部署部門を横断して連なる業務プロセスを電子化していくことができるでしょう。

プロセス管理の最適化・デジタル化を実現した事例

最後に、ワークフローシステムを導入してプロセス管理の最適化・デジタル化を実現した事例をご紹介します。ここでは、累計4,500社超の導入実績を誇るワークフローシステム「AgileWorks」と「X-point Cloud」の導入企業のなかから事例を一部をご紹介します。

約2,000万円のコスト削減を達成（えがお）

熊本県熊本市を本拠に健康食品事業を展開する株式会社えがおは、「AgileWorks」の導入により申請業務やシステムの保守運用に費やすコストを大幅に削減しました。

同社では従来、経費精算などの金銭が絡む申請はワークフローシステムで処理し、そのほかの申請に関しては紙の帳票で運用していました。そうしたなか、2010年代初期から急速に組織が拡大し、頻繁に発生する組織改編への対応が大きな負担に。

組織改編のたびに外部パートナーにシステム改修を依頼しなければならず、保守運用に多くのコストを費やしている状況でした。さらに、当時のワークフローシステムでは同社の組織構造や承認経路を再現できないケースがあるなど、機能面でも不満を感じていた背景もあり、システムリプレイスに向けて動き出すこととなりました。

複数製品を比較検討した結果、複雑な組織構造や承認経路にも対応できる各種機能に加え、保守運用の内製化を目指せるメンテナンス性の高さを評価し、「AgileWorks」の採用を決定。他システムとの連携も行いつつ導入を進め、保守運用についても段階的に社内へと移管していった結果、運用開始から数年後には完全内製化を実現。従来は3日以上を要していたシステム改修を最短即日で完了できるようになるなど、組織改編へのスピーディーな対応が可能となりました。

また、「AgileWorks」の導入は業務効率化や意思決定の迅速化にも効果を発揮。たとえば同社では、新商品を販売する際に「発売決定事項シート」を開発部門が作成・起案し、購買や品質管理など7以上の部門による記入・承認を得るプロセスが存在します。以前は紙の申請書で行っていたため決裁までに長期間を要していましたが、「AgileWorks」でペーパーレス化したことにより複数部門が並列で申請書を閲覧・承認できるようになり、決裁期間が大幅に短縮しています。

これらの導入効果はコスト面にも表れており、保守運用の外注費用が不要になった点や業務効率化の効果も鑑みると、コスト削減効果は2,000万円以上にのぼると同社は試算しています。

広範な業務プロセスのデジタル化を推進（コロナ）

暖房機器などの空調・家電メーカーとして知られる株式会社コロナは、2017年に「X-point Cloud」を導入して間接部門のペーパーレス化を推進し、全社展開を機に「AgileWorks」へのリプレイスを実施しました。

同社には従来、紙帳票を用いた業務が数多く存在しており、紙文化が根強く残っている状態でした。そうしたなか、間接部門の生産性向上に向けて課題の洗い出しを行ったところ、申請業務に用いていた紙帳票が業務効率を低下させる要因となっていることが判明。間接部門のペーパーレス化を進めるため製品選定を実施した結果、スモールスタートに適した料金体系である点と、同社が利用しているグループウェア「desknet’s NEO」との親和性の高さが決め手となり、「X-point Cloud」の導入に至りました。

「X-point Cloud」の導入から約2年で41種類の申請書を電子化することに成功し、年間50,000枚の紙帳票削減を達成。間接部門におけるペーパーレス化が進み、大幅な生産性向上につながりました。

間接部門での成果を得た同社は、ワークフローシステムの効果をさらに広い範囲に波及させるべく、グループ全体へのシステム展開を決定。大規模組織向けの新たなワークフローシステムの選定を実施した結果、操作性と拡張性に優れた「AgileWorks」の採用を決めました。

現在、同社では全従業員約1,600名に「AgileWorks」を利用しており、紙帳票の削減効果は年間約80,000枚まで増加。各種システムやRPAとの組み合わせにより、申請業務に留まらない広範囲の業務プロセスをデジタル化することに成功しています。

まとめ

今回は、プロセス管理の基本から有効なソリューション・事例まで解説しました。

プロセス管理に取り組み、業務プロセスの評価・改善を継続的に実施することは、生産性を高めていく上で非常に重要です。

そして、効率的にプロセス管理を行うためにも有効なのが、ワークフローシステムの活用です。プロセス管理に課題を感じている企業担当者の方は、今回ご紹介した情報も参考にワークフローシステム「AgileWorks」や「X-point Cloud」のご利用を検討してみてはいかがでしょうか。