仕組み化とは？メリットや取り組み方、推進事例を紹介！

業務効率化や生産性向上を図るうえで、「仕組み化」というキーワードを聞いたことがある方は多いのではないでしょうか。

一方で、
「仕組み化の意味や言い換え表現は？」
「仕組み化に取り組むメリットは？」
「仕組み化のやり方や方法は？」
といった疑問をお持ちの方もいらっしゃるかもしれません。

本記事では仕組み化の意味や重要性、手順や注意点について解説します。

業務の仕組み化に有効なソリューションや推進事例も紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。

仕組み化とは？

まずは、仕組み化とはどのようなものなのか、その意味や言い換え表現などを確認していきましょう。

仕組み化の意味

「仕組み化」とは、業務の属人性を解消し、「いつ」「どこで」「誰が」その業務を行っても同じ成果を得られる方法や手順を確立することを意味します。

たとえば、ある社員が担当している業務について、その方法や手順をまとめたマニュアルを作成して誰でも対応できるようにすることは、仕組み化だと言えます。

詳しくは後述しますが、業務の仕組み化に取り組むことで、組織全体の生産性向上やリスクの解消につなげることができるなど多くのメリットが期待できます。

仕組み化の言い換え表現

仕組み化の言い換え表現として「標準化」や「マニュアル化」があります。

どちらも、「いつ」「どこで」「誰が」その業務を行っても同じ成果を得られる方法や手順を確立することを意味する言葉であり、仕組み化の言い換え表現として用いることが可能です。

反対に、仕組み化の対義語にあたるのが「属人化」です。属人化とは、ある業務の進め方や進捗について特定の人物しか把握できない状況を意味します。

仕組み化に取り組むメリット

次に、仕組み化に取り組むことで得られるメリットについて見ていきましょう。

業務効率化

業務の仕組み化に取り組むことで、業務プロセスのなかの無駄や非効率が改善され、効率的に業務を進めることが可能になります。

業務の品質の安定化

画一的な手順・ルールを定めることで、従業員の経験やスキルに左右されることがなくなり、業務の品質を一定水準に安定させることができます。

業務プロセスの最適化

業務を仕組み化することは、業務プロセスを可視化・明文化するということです。そのため、客観的な視点で評価・改善していくことが可能になり、持続的に業務プロセスを最適化していくことができます。

ナレッジマネジメントの強化

業務プロセスが可視化・明文化されることで、個々人が保有していた知識やノウハウが形式知に変換され、組織全体で共有することが可能になります。これにより、ナレッジマネジメントが強化され、従業員の育成や引き継ぎの際もスムーズに行えるでしょう。

ヒューマンエラー・ミスの防止

仕組み化することで、個々人の判断や不注意などによるヒューマンエラーやミスが生じにくくなります。

仕組み化を行わないことのデメリット

仕組み化には多くのメリットがあることがわかりましたが、反対に仕組み化を行わないことで起こりうるデメリットについても確認していきましょう。

内部統制上のリスク

仕組み化に取り組まないことは、内部統制上のリスクを高めてしまいます。個々人の判断で業務を進めた結果、然るべきプロセスを経ずに決裁が進められたり、不正や過失、トラブルに発展してしまう可能性もあるでしょう。

業務負荷の偏り

仕組み化に取り組まないと、業務プロセスの最適化が進まず、一部の部署や従業員に業務負荷が集中してしまう可能性が高まります。その結果、人材の流出や定着率の低下につながってしまい、組織としての競争力が失われてしまうケースも考えられます。

仕組み化のやり方・手順

次は、仕組み化の基本的なやり方について、以下の4ステップに分けてご紹介します。

1. 業務の棚卸し・可視化
2. 仕組み化する業務の決定
3. マニュアルの作成・仕組み化
4. 仕組み化した業務の評価・改善

各ステップについて詳しく確認していきましょう。

1.業務の棚卸し・可視化

まずは、社内で行われている業務の棚卸しを行い、業務プロセスを可視化します。

一連の業務プロセスのなかで発生する工程や、それに関わる部署・人物、やり取りされる情報を洗い出し、フローチャートなどを活用して業務の流れを整理してみましょう。

2.仕組み化する業務の決定

業務の棚卸し・可視化が完了したら、仕組み化する業務を決定します。

組織で行われる業務は、以下のように「感覚型」「選択型」「単純型」の3タイプに分けることができます。

• 感覚型…経験や知識、センスなどに基づく高度な判断が必要な業務
• 選択型...複数の選択肢（パターン）から適切な行動を選択して進める業務
• 単純型…決められた手順・ルールに基づき繰り返し行われる業務

このうち仕組み化しやすいのは「選択型」と「単純型」です。

可視化した業務プロセスのなかで、「選択型」や「単純型」に該当する作業がないか確認し、当てはまる工程があれば仕組み化を検討します。

3.マニュアルの作成・仕組み化

対象の業務が決定したら、マニュアルを作成して仕組み化を開始します。

「（1）業務の棚卸し・可視化」の工程よりも詳細かつ具体的な情報が必要になるため、担当者が自らマニュアルを作成、あるいは担当者にヒアリングを行ってマニュアルを作成していくことをおすすめします。基本的な手順をまとめるのはもちろんのこと、注意点やよくある質問とその回答、トラブルやイレギュラーがあった際の対応方法なども明文化しておきましょう。また、仕組み化する上では「誰が読んでも理解できること」が重要になるため、ほかの部署の関係者にもチェックしてもらうことも大切です。

4.仕組み化した業務の評価・改善

仕組み化した業務は、定期的に評価・検証を行うことが大切です。

作成したマニュアル通りに作業が行われているのか、マニュアルに不備や改善点はないかを評価・検証し、必要に応じてブラッシュアップしていきましょう。

仕組み化を進める際の注意点

続いて、業務の仕組み化を進める際に覚えておきたいポイント・注意点を確認していきましょう。

やみくもな仕組み化はNG

仕組み化を進めるにあたり、アレもコレもとやみくもに仕組み化を進めるのはNGです。

先述の通り、企業で行われる業務には、経験や知識、センスなどに基づく判断が必要な「感覚型」の業務領域も存在します。これらの業務領域も含めて無理やり仕組み化してしまうと、業務のアウトプット（成果）が陳腐化してしまったり、イレギュラーに対応できずに業務が停止してしまったりする恐れがあります。

「仕組み化のやり方」でも紹介したように、まずは既存の業務プロセスを棚卸しして可視化したうえで、仕組み化する業務を慎重に検討する必要があると言えるでしょう。

システム・ツールの乱立に注意

仕組み化を進める際は、システム・ツールの乱立にも注意が必要です。

ITシステム・ツールの活用は、業務の仕組み化、さらには自動化を図るうえで有効な手段だと言えます。ただし、各業務領域で別々に仕組み化を進めていくと、さまざまなシステム・ツールが乱立した状態に陥りがちです。そうなると、かえって利便性や保守性が低下してしまったり、システム・ツール間で上手く連携できずにデータがサイロ化してしまったりする可能性が高まります。

そのため、仕組み化を目指してシステム・ツールを導入するのであれば、拡張性や連携性を考慮することが重要だと言えます。

仕組み化の第一歩ならワークフローシステム！

ここまで、仕組み化のやり方やポイントについて解説してきましたが、具体的に何から始めるべきか迷ってしまう方もいらっしゃるのではないでしょうか。

そのような場合、社内手続きの仕組み化から始めてみることをおすすめします。企業では部署・部門を問わず日々さまざまな手続きが行われますが、そのほとんどは「選択型」もしくは「単純型」に該当する間接業務です。

そして、社内手続きの仕組み化に有効な具体的なソリューションが、ワークフローシステムです。ワークフローシステムとは、社内で行われる各種申請や稟議といった手続きを電子化するツールのこと。

／
サクッと学ぼう！
『1分でわかるワークフローシステム』
無料ダウンロードはこちら
＼

では、仕組み化の第一歩にワークフローシステムが役立つ理由を見ていきましょう。

業務プロセスの可視化

業務の仕組み化を行うには、業務プロセスの棚卸しと可視化が大切だとお伝えしました。

ワークフローシステムを導入する際は、既存の業務の棚卸しを行い、業務プロセスをシステム上に再現していく工程が発生します。つまり、ワークフローシステム導入の過程で業務プロセスが可視化され、仕組み化の土台を整えることができるのです。

間接業務の仕組み化を促進

ワークフローシステムの導入は、間接業務の仕組み化を促進します。

先述の通り、社内で行われる手続きの多くは、社内規程などに従い書類作成・処理を行う「選択型」もしくは「単純型」の業務です。ワークフローシステムであれば、事前に設定したルールに基づき自動で承認ルートの判別や回付などを行い、紙ベースの手続きで発生しがちな無題や非効率を解消することが可能です。

システム連携で仕組み化の範囲を拡張

ワークフローシステムは外部システム・ツールとの連携により利便性を高めていくことが可能です。

企業においては、社内手続きで決裁を得てから各種システムに情報を入力・転記する場面が多々あります。たとえば、従業員が経費精算の申請書を作成・提出し、上司や担当部署の承認・決裁を経た後に、経理部門が会計システムに経費精算の処理に関する情報を入力・転記する、といったパターンです。ワークフローシステムと各業務領域のシステムを連携していれば、このような入力・転記作業を自動化することができ、社内手続き以外の業務まで仕組み化の範囲を拡張していくことが可能です。

ワークフローシステムで業務の仕組み化を推進した事例

最後に、ワークフローシステムで業務の仕組み化を推進した事例をご紹介します。

ここでは、シリーズ累計4,500社超の導入実績を誇るワークフローシステム「X-point Cloud」と「AgileWorks」を例に、業務の仕組み化につながった事例を見ていきましょう。

グループ17社の申請業務を仕組み化（アルコニックス）

非鉄金属の輸入・販売を手掛けるアルコニックス株式会社は、ペーパーレス化を図るために「X-point Cloud」を導入し、申請業務のデジタル化を実現しました。

「X-point Cloud」の導入以前、積極的なM&Aによりグループを急拡大する同社は、アナログな申請業務による課題に直面していました。紙ベースの文書管理・保管は業務効率化を阻害する要因となっており、グループ各社で申請業務のフローや決裁権限、申請書フォーマットが異なるため、内部統制の観点で仕組み化・標準化が急務となっていました。

そこで同社は、申請業務のペーパーレス化に向けて動き出すことに。既存のファイルサーバーの整理を進めるとともに、ワークフローシステムの比較検討を開始。ユーザビリティの高さや馴染みやすいUI、すでに導入していたグループウェア「サイボウズ Garoon」との連携が容易な点を評価し、「X-point Cloud」の導入に至りました。

「システム構築」「一部部門でのテストリリース」「全社展開」の三段階に分けて導入プロジェクトを進め、半年後には全社での運用をスタート。グループ各社の既存業務を紐解いて仕組み化していく作業は単純ではなかったものの、この取り組みがグループの一体感を高めることにつながりました。

現在ではグループ17社、約40の部署で「X-point Cloud」が利用されており、申請業務に要していた期間が削減され、決裁期間は従来の3分の1まで短縮。また、グループ間でバラついていた申請業務の仕組み化を達成したことで、グループ会社の統制強化にも効果を得ています。

申請業務の仕組み化で処理工数を平均50%削減（加藤建設）

地盤改良などの土木工事に強みを持つ株式会社加藤建設は、「X-point Cloud」を導入してさまざまな業務上の非効率の要因となっていた紙の申請書を電子化しました。

建設業界においては現在も「紙文化」が強く根付いており、同社でも「X-point Cloud」の導入以前はほとんどの業務が紙の帳票で行われていました。同社は北海道から九州まで約20ケ所の拠点を展開しており、全国の拠点から本社に送られてくる申請書は毎月段ボール10箱分にも上りました。また、申請業務の過程で誤記による手戻りや非効率な転記作業なども発生しており、業務効率化を阻害する要因となっている状況でした。過去にはグループウェアのワークフロー機能で申請書の電子化を図ったこともあったものの、複雑な承認プロセスを再現することはできず、電子化できたのはごく一部の申請書に留まっていました。

こうした背景もあり、申請業務のデジタル化・仕組み化を推進するため、ワークフローシステムの導入を検討開始。製品選定では、申請フォームや承認ルートを細やかに設定することができる点が決め手となり、「X-point Cloud」の導入に至りました。

既存グループウェアで電子化していた申請書から移行を開始し、段階的に「X-point Cloud」を社内に展開。全社展開後も申請書の追加を進め、幅広い申請業務のデジタル化を推進しました。たとえば工事関係書類においては、主管部門が複数に分かれるだけでなく、受注金額によって承認ルートが変動することから従来は電子化が困難でしたが、「X-point Cloud」の自動分岐機能や関連書類機能の活用、各種システムとのデータ連携によって一連のプロセスを仕組み化し、大幅な業務工数削減を達成しています。

このほか、一つの申請業務に要していた時間は平均で約50%削減され、段ボール10箱分の郵送コストも節減されるなど、大きな成果につながっています。

グループ内の申請業務を標準化（ワタベウェディング）

「リゾートウェディングのパイオニア」として知られるワタベウェディング株式会社は、「AgileWorks」を導入して子会社ごとにバラバラだったシステム環境の統合を果たしました。

国内のみならず、北米、ヨーロッパ、オーストラリア、アジアなど世界各地に子会社や拠点を抱える同社ですが、急速な組織拡大に伴う課題に直面していました。子会社や拠点によってシステム環境はバラバラで、申請業務においても承認経路や承認権限がそれぞれ異なるため、ガバナンス面の不安があるだけでなく、各社の意思決定状況の把握に多くの手間が割かれている状況でした。

こうした課題の解消に向け、同社はグループ各社のシステム統合に向けたプロジェクトを発足。そして、このプロジェクトの鍵となったのが、アステリア社が提供するデータ連携ツール「ASTERIA Warp」と「AgileWorks」でした。プロジェクトチームは、グループ各社の担当者と対面コミュニケーションを着実に積み重ね、約3年間でバラバラだったシステム環境の統合を実現しました。「ASTERIA Warp」と「AgileWorks」の連携により、グループ各社からのデータ集約や申請業務が標準化され、強固なガバナンス体制を構築することに成功しています。

開発業務の仕組み化で作業工数を大幅削減（トプコン）

医（ヘルスケア）・食（農業）・住（建設）の3分野でDXを推進する株式会社トプコンは、旧ワークフローシステムから「AgileWorks」へのリプレイスにより、業務の標準化や効率化を実現しました。

29の国と地域に拠点を展開する同社ですが、国ごとにITインフラや業務システムが異なるために、情報共有や意思決定に遅れが生じるケースが少なくありませんでした。また、当時利用していたワークフローシステムはマルチデバイスに未対応であるほか、開発や保守にかかるコストも増大化していました。

そうしたなか、同社は2014年に「いつでも（Anytime）・どこでも（Anywhere）・どんなデバイスでも（AnyDevice）」を合言葉とした｢A-Cubeプロジェクト｣を始動。各国共通で利用可能なIT基盤を構築するべく各種システムの統合や刷新が進められ、ワークフローシステムについても刷新することを決定しました。製品選定では、属人化の解消が期待できる直感的なUIや、組織改編時の負担解消に有効な「先付けメンテナンス機能」が備わっている点を評価し、「AgileWorks」の導入を決めました。

導入プロジェクトにおいては、社内ポータルサイトとの連携を実施しつつ、開発業務の仕組み化も推進。約6ヶ月間で導入プロジェクトを完了し、現在ではグループ9社、約1,900名が「AgileWorks」を利用しています。

スマートフォンからの申請や承認が可能になったことで、申請承認業務の効率化と意思決定の迅速化を達成しました。たとえば経費精算業務では、手入力で行っていた処理をRPAを活用して仕組み化し、月間143時間もの工数削減を達成しています。また、開発業務の仕組み化により属人化が解消され、新たなメンバーでもスムーズにワークフローを開発することが可能に。従来は40時間ほど費やしていた開発工数が約8時間まで短縮されるなど、大きな成果につながっています。

まとめ

今回は、仕組み化の意味や取り組むメリット、やり方やポイントについて解説しました。

業務の仕組み化は生産性向上やリスクマネジメントの観点で非常に重要ですが、やみくもな仕組み化は避けるべきだと言えます。

記事内でもご紹介したように、これから仕組み化に取り組んでいきたいと考えているのであれば、まずは社内手続きの仕組み化から始めることをおすすめします。記事内でご紹介したワークフローシステム「X-point Cloud」や「AgileWorks」を活用した業務の仕組み化を検討してみてはいかがでしょうか。