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デジタル未対応の大学職員・専門学校職員の40.1%が「稟議関連業務のデジタル化への動きあり」と回答 デジタル庁発足を受け、大学のデジタル改革も進むか

デジタル未対応の大学職員・専門学校職員の40.1%が「稟議関連業務のデジタル化への動きあり」と回答 デジタル庁発足を受け、大学のデジタル改革も進むか

大学職員・専門学校職員249名を対象に、「学校現場における稟議や申請・承認業務の実態及びデジタル化への関心の実態把握」に関するアンケート調査を実施いたしましたので発表いたします。

調査結果サマリー

  • 学校法人のデジタル化のスピードに満足している大学・専門学校職員、わずか31.3%
  • 大学・専門学校職員のデジタル化未対応の実態、教職員の39.0%から「これからの変革に期待」の声
  • 学校法人における承認/稟議申請業務において、最もデジタル化されていないものは「稟議書」で74.4%
  • 2021年に向け、大学・専門学校職員の40.1%が「稟議関連業務のデジタル化への動きあり」と回答

調査概要

調査期間:2020年12月3日〜同年12月4日
調査方法:インターネット調査
調査目的:学校現場における稟議や申請・承認業務の実態及びデジタル化への関心の実態把握
有効回答:大学職員・専門学校職員249名

学校法人のデジタル化のスピードに満足している学校職員、わずか31.3%

「Q1.現在所属している学校法人のデジタル化(紙や手作業で行っている業務をシステム化して効率化すること)のスピードに満足していますか。」(n=249)と質問したところ、「とても満足している」が6.4%、「満足している」が24.9%という回答となりました。

Q1.現在所属している学校法人のデジタル化(紙や手作業で行っている業務をシステム化して効率化すること)のスピードに満足していますか。
  • とても満足している:6.4%
  • 満足している:24.9%
  • あまり満足していない:49.8%
  • 全く満足していない:18.9%

学校法人のデジタル化に満足している理由として、「コロナでも滞りなく業務ができた」や「システムが充実している」の声

Q1で「とても満足している」「満足している」と回答した方に、「Q2.その理由を自由に教えてください。」(n=75)と質問したところ、「コロナでも滞りなく業務ができた」「決裁システムや退勤システムなどが充実している」など75の回答を得ることができました。

<自由回答・一部抜粋>

  • 62歳:学内システムで様々なことができるようになってきたから。
  • 37歳:5年前ほどから電子化が進み、コロナでも滞りなく業務ができた。
  • 55歳:コロナで紙を使うことが大幅に減った。
  • 64歳:出退勤管理や休暇などの申請決裁はすべて電子化してるので。
  • 58歳:決裁システムや退勤システムなどが充実している。
  • 61歳:業務に支障がない程度にデジタル化しているから。
  • 45歳:コロナ禍によってペーパーレス化が進んだため。
  • 65歳:可能と思われる範囲でデジタル化されていると思われる。

一方で学校法人のデジタル化の動き対し、「デジタル化される気配を感じない」や「紙ベースでの手続き等が多い」などの不満の声多数

Q1で「あまり満足していない」「全く満足していない」と回答した方に、「Q3.その理由を自由に教えてください。」(n=168)と質問したところ、「デジタル化される気配を感じない」「紙ベースでの手続き等が多い」など168の回答を得ることができました。

<自由回答・一部抜粋>

  • 43歳:決裁が紙媒体で鬱陶しい。
  • 36歳:現場が保守的すぎて、ペーパーレスを受け入れられていない。
  • 46歳:デジタル化は費用の問題もあり進んでいないので。
  • 60歳:紙の消費が年々上がる一方だから。
  • 42歳:デジタル化される気配を感じないから。
  • 38歳:ペーパーレス化が進んでいない。
  • 57歳:紙ベースでの手続き等が多い。
  • 63歳:紙ベースの書類とハンコの文化を変えようとする意気込みはない。
  • 57歳:稟議決裁に時間がかかる。
  • 33歳:無駄に時間を取られる承認書類や印鑑文化で、仕事が非効率化している。
  • 61歳:過去の慣習から脱却できないのでデジタル化が進みにくい。
  • 54歳:稟議書類が多すぎる。
  • 55歳:デジタル化するまでの意思決定過程が不明瞭かつスピードが遅い。

教職員のデジタル化未対応の実態、教職員の4割から「これからの変革に期待」の声

「Q4.学生側はデジタルでの対応に切り替わる一方、教職員の業務はまだまだデジタルになっていない現状について、どのように感じていますか。(複数回答)」(n=249)と質問したところ、「これからの変革に期待」が39.0%、「学生対応と合わせて教職員側もデジタル対応して欲しい」が37.3%、「学生の対応が優先されることは仕方がない」が22.5%という回答となりました。

Q4.学生側はデジタルでの対応に切り替わる一方、教職員の業務はまだまだデジタルになっていない現状について、どのように感じていますか。(複数回答)
  • これからの変革に期待:39.0%
  • 学生対応と合わせて教職員側もデジタル対応して欲しい:37.3%
  • 学生の対応が優先されることは仕方がない:22.5%
  • 教職員の業務もデジタルになっている:8.8%
  • 学生が優先されて教職員が後回しになっており不満:7.2%
  • その他:2.8%
  • 特に何も思わない:6.8%

学校法人における承認/稟議申請業務において、最もデジタル化されていないものは「稟議書」で74.4%

Q4で「教職員の業務もデジタルになっている」と回答した方を除いた方に、「Q5.現在所属している学校法人における、承認業務・稟議申請業務において、現在紙や手作業で行っており、デジタル化されていないものを教えてください。(複数回答)」(n=223)と質問したところ、「稟議書」が74.4%、「出張申請」が53.7%、「物品購入・管理(パソコン、ITシステム、文房具)」が42.3%という回答となりました。

Q5.現在所属している学校法人における、承認業務・稟議申請業務において、現在紙や手作業で行っており、デジタル化されていないものを教えてください。(複数回答)
  • 稟議書:74.4%
  • 出張申請:53.7%
  • 物品購入・管理(パソコン、ITシステム、文房具):42.3%
  • 預かり金管理(研究費、経費):34.4%
  • 出退勤管理:33.5%
  • 保険関係事務(健康報告):26.4%
  • 学籍関連事務(入試、在籍管理):23.3%
  • 教務関連事務(成績処理、時間割作成、教育相談):19.8%
  • 労務・給与:16.3%
  • その他:11.9%
  • わからない/特にない:4.0%

行政のデジタル化の方針を受け、「学校法人の紙文化の改革」を期待する学校職員は75.3%

Q4で「教職員の業務もデジタルになっている」と回答した方を除いた方に、「Q6.行政のデジタル庁発足やデジタル化の方針を受け、所属している学校法人の紙文化が変わることを期待していますか。」(n=227)と質問したところ、「大きく期待している」が27.3%、「期待している」が48.0%という回答となりました。

Q6.行政のデジタル庁発足やデジタル化の方針を受け、所属している学校法人の紙文化が変わることを期待していますか。
  • 大きく期待している:27.3%
  • 期待している:48.0%
  • あまり期待していない:22.9%
  • 全く期待していない:1.8%

学校法人の紙文化の改革を期待する理由、「日本でデジタル化が進めば、学校も変わらざるを得ないと思うから」の声が55.6%

Q6で「大きく期待している」「期待している」と回答した方に、「その理由を教えてください。(複数回答)」(n=171)と質問したところ、「日本でデジタル化が進めば、学校も変わらざるを得ないと思うから」が55.6%、「行政が変われば学校内の意識も変わると思うから」が53.2%、「学校法人は行政の動きに倣うから」が38.6%という回答となりました。

Q7.Q6で「大きく期待している」「期待している」と回答した方にお聞きします。その理由を教えてください。(複数回答)
  • 日本でデジタル化が進めば、学校も変わらざるを得ないと思うから:55.6%
  • 行政が変われば学校内の意識も変わると思うから:53.2%
  • 学校法人は行政の動きに倣うから:38.6%
  • すでに学校法人内でデジタル化の議論がなされているから:11.1%
  • その他:0.6%

行政の動きで学校法人の変化が期待できる理由として「周りからの圧力が必要」や「学校は国(文科省)からの指導にすぐに反応する」の声

Q6で「大きく期待している」「期待している」と回答した方に「Q8.Q7で回答した以外に理由があれば、自由に教えてください。」(n=122)と質問したところ、「周りからの圧力が必要」や「学校は国(文科省)からの指導にすぐに反応する」など122の回答を得ることができました。

<自由回答・一部抜粋>

  • 36歳:学校はなかなか内側からは変われず、周りからの圧力が必要。
  • 60歳:大学は横並びで、他校に追従するから。
  • 40歳:右に倣えなことが多いので周囲のデジタル化に合わせる可能性が高い。
  • 56歳:行政主導での改革であれば、学校も変えざるを得ないと思うから。
  • 58歳:学校は国(文科省)からの指導にすぐに反応するから。

一方学校法人の紙文化の改革を期待できない理由、「学校法人の動きは遅いから」の声46.4%

Q6で「あまり期待していない」「全く期待していない」と回答した方に、「その理由を教えてください。(複数回答)」(n=56)と質問したところ、「学校法人の動きは遅いから」が46.4%、「学校法人内でデジタル化について議論されていないから」が39.3%、「特に困っていないから」が21.4%という回答となりました。

Q9.Q6で「あまり期待していない」「全く期待していない」と回答した方にお聞きします。その理由を教えてください。(複数回答)
  • 学校法人の動きは遅いから:46.4%
  • 学校法人内でデジタル化について議論されていないから:39.3%
  • 特に困っていないから:21.4%
  • 行政の動きと学校法人の動きは関係ないから:16.1%
  • その他:10.7%

2021年に向け、学校職員の40.1%が「稟議関連業務のデジタル化への動きあり」と回答

Q4で「教職員の業務もデジタルになっている」と回答した方を除いた方に、「Q10.コロナ禍での業務上の課題を受け、所属している学校法人において、2021年以降の承認業務・稟議申請のデジタル化(ワークフローシステム・電子決裁・電子稟議等の導入)の動きはありますか」(n=227)と質問したところ、「すでに予算を取っている」12.3%、「現在予算取っていないが、検討している」が27.8%という回答となりました。

Q10.コロナ禍での業務上の課題を受け、所属している学校法人において、2021年以降の承認業務・稟議申請のデジタル化(ワークフローシステム・電子決裁・電子稟議等の導入)の動きはありますか
  • すでに予算を取っている:12.3%
  • 現在予算取っていないが、検討している:27.8%
  • 予算も取らず、検討もしていない:26.9%
  • わからない:29.5%
  • 答えられない:3.5%

まとめ

本調査では、普段稟議や申請・承認業務を行っている大学・専門学校に勤める職員249名を対象に、「学校現場における稟議や申請・承認業務の実態及びデジタル化への関心の実態」に関する調査を行いました。

調査によると、現状の学校法人のデジタル化のスピードに満足している職員は約3割しかおらず、「デジタル化される気配を感じない」や「紙ベースでの手続き等が多い」、「稟議決裁に時間がかかる」など多方面で多くの職員が学校のデジタル化の動きに課題や不満を抱えていることが明らかになりました。

一方で新型コロナウイルスによる学校の休校などの影響で、学生側がデジタル対応に切り替わる動きを受け、39.0%が職員の業務のデジタル化について「これからの変革に期待」と回答しており、加えてデジタル庁の発足など行政のデジタル化の方針を受け、学校法人の紙文化の改革に期待する職員も75.3%存在するなど、多くの職員が学校法人の今後のデジタル化の動きに期待しているといった実態もわかりました。

学校法人については、「学校はなかなか内側からは変われず、周りからの圧力が必要」や「右に倣えなことが多いので周囲のデジタル化に合わせる可能性が高い」などの声もあるように、なかなかデジタル化が進みにくい実態がありますが、行政の動きに倣い、今後さらなるデジタル改革が進むことが期待されます。行政だけでなく、これからの学校法人の動きにも注目です。

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この記事を書いた人 ワークフロー総研 編集部

「ワークフロー総研」では、ワークフローをWork(仕事)+Flow(流れ)=「業務プロセス」と定義して、日常業務の課題や顧客の潜在ニーズの視点からワークフローの必要性、重要性を伝えていくために、取材やアンケート調査を元にオンライン上で情報を発信していきます。また、幅広い情報発信を目指すために、専門家や企業とのコラボレーションを進め、広く深くわかりやすい情報を提供してまいります。

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