SFAとは？CRMやMAとの違いや導入のメリット、運用を効率化する方法を解説！

企業が利益を追及していくうえで、営業部門のパフォーマンスは非常に重要です。

そして、営業部門のパフォーマンス向上に役立つシステム・ツールのひとつが「SFA」です。

しかし、
「そもそもSFAとは何？」
「CRMやMAとの違いはある？」
「SFAを導入するメリットは？」
といった疑問をお持ちの方もいらっしゃるのではないでしょうか。

また、すでにSFAを導入・活用しており、
「SFAをもっと効率的に運用したい！」
「SFAと他システムの連携事例を知りたい！」
といった要望をお持ちの方もいらっしゃるかもしれません。

この記事では、SFAの意味やCRM・MAとの違いといった基礎知識から、導入のメリットや注意点をわかりやすく解説します。

また、SFAの運用を効率化するソリューションや事例も紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。

SFAとは？

まずは、SFAとはどのようなものなのか、その意味や主な機能、混同しがちなCRMやMAとの違いについて確認していきましょう。

SFAの意味

SFAとは、「Sales Force Automation（セールス・フォース・オートメーション）」の頭文字を取った略語であり、日本語では「営業支援システム」や「営業支援ツール」と呼ぶこともあります。

営業担当者の活動内容や顧客に関する情報、商談の進捗状況などを一元管理し、営業活動の可視化・効率化・仕組み化につなげられることから、近年多くの企業で導入が進められています。

SFAの主な機能

SFAには、営業活動に関わる各種業務を効率化するための機能が備わっています。

主な機能としては、以下を挙げることができます。

CRMやMAとの違い

SFAと混同しがちな用語に、「CRM」や「MA」があります。

CRMとは、「Customer Relationship Management（カスタマー・リレーションシップ・マネジメント）」の頭文字を取った略語であり、日本語では「顧客関係管理」と訳されます。

顧客にまつわる情報を集約し、顧客との関係性を効率的に管理することを目的としています。

SFAは主に商談開始から契約・購入までのプロセスを管理することに長けているのに対し、CRMは契約・購入に至った顧客とのコミュニケーションや関係性管理を主な目的としている点が違いと言えます。

ただし、SFAとCRMで機能が重複する部分もあるため、2つの特徴を兼ね備えたSFA／CRMツールも登場しています。

また、MAは「Marketing Automation（マーケティング・オートメーション）」の頭文字をとった略語で、「マーケティングの自動化」を意味します。

MAは見込み顧客（リード）の獲得から育成、商談化までのプロセスを効率化することを目的としており、主に商談開始から契約・購入までのプロセスを管理するSFAとは役割が異なります。

SFAを導入するメリット

次に、SFA（営業支援システム）を導入するメリットとして以下の3点を紹介します。

営業活動の可視化

SFAを活用することで、営業活動を可視化することができます。

従来、ブラックボックス化していた営業活動をSFAに記録することで、データとして確認したり分析したりすることが可能になります。

これにより、ボトルネックとなっている工程の発見・改善につなげたり、営業部門のマネジメントに役立てることができるでしょう。

営業活動の効率化

営業活動には、テレアポや商談、既存顧客のフォローといったコア業務のほかにも、顧客リストの作成や見積書などの帳票作成、スケジュール管理など、事務的な定型業務が存在します。

SFAには、こういった定型業務を効率化・一元化する機能が備わっている場合が多いため、定型業務の工数を削減しつつ、コア業務に注力する時間を増やすことができます。

営業活動の仕組み化

担当者個人の経験や勘に頼った営業活動が行われているケースは珍しくありません。

そのようなケースは営業活動の属人性が高い状態であり、再現性は低いと言えます。

SFAを活用することで、営業活動に関わる各種データが蓄積され、成功確率の高いアプローチを分析して営業活動を仕組み化することが可能です。

また、ブラックボックス化していたナレッジ・ノウハウが共有され、組織として営業力を高めていくことができるでしょう。

SFA導入のデメリット

導入することで多くのメリットが期待できるSFA（営業支援システム）ですが、以下のようなデメリットも存在します。

次は、SFA導入で注意するべきデメリットを確認していきましょう。

導入・月額コストの負担

当然ではありますが、SFAの導入にはコストがかかります。

また、導入後も月額コストが継続的に発生します。

SFAの多くはユーザー数に応じた月額課金制の料金形態となっている場合が多く、導入規模が大きくなるほどコストの負担も増加してしまいます。

そのため、SFA導入による効率化の効果と導入・月額コストを天秤にかけた上で、コストに見合った成果を得られるか入念に検証することが大切だと言えます。

データ入力の負担

SFAを導入する際は、データ入力の負担も考慮する必要があります。

SFAで営業活動を管理するには、営業活動にまつわる各種データを入力する必要があります。

手作業でデータを入力する作業は手間が掛かるだけでなく、情報の抜け漏れや誤記入などの入力ミスが発生するリスクがあります。

入力する項目によっては、他システムにも同様の情報を入力しなければならず、二重入力となってしまうケースも考えられます。

「入力作業の工数が増えてしまった」、「導入したものの活用されない」といった事態に陥らないよう、データ入力の負担を軽減する工夫が必要です。

ワークフローシステムとの連携で営業力をさらに強化

ここまでは、SFA（営業支援システム）の概要や導入のメリットについて解説してきました。

SFAの運用を効率化したいと考えるなら、ワークフローシステムとの連携が効果的です。

ワークフローシステムとは、組織内で行われる各種申請や稟議などの手続きを電子化するシステムのこと。

次は、ワークフローシステムとSFAの連携が営業力強化に役立つ理由を見ていきましょう。

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営業活動にまつわる社内申請・稟議を効率化

見積書や契約書の社内承認や与信申請など、営業活動に付随して社内申請・稟議を行う場面は多々あります。

ワークフローシステムを活用することで、SFAに登録されているデータをもとに関連帳票を自動生成し、スムーズに社内申請・稟議を開始することができます。

SFAにワークフロー機能が備わっている場合もありますが、あくまで付属機能のひとつであり、複雑な承認ルートには対応できないケースが珍しくありません。

ワークフローシステムであれば、条件分岐を伴う複雑な承認ルートであっても簡単に設定することができ、申請の種類や内容に応じて承認ルートを自動判別することも可能です。

スキマ時間を有効活用できる

外回りや出張が多い営業職では、各種申請や承認作業のためだけにオフィスに戻らなければならない状況が発生しがちです。

モバイル対応のワークフローシステムを導入することで、外出先や移動中の交通機関で申請・承認を行うことが可能になります。

スキマ時間を有効活用できるようになることで、オフィスに戻るための移動時間を削減したり、オフィス不在による申請・稟議の停滞を防止することができるでしょう。

システム連携の基盤として活用可能

ワークフローシステムをDX推進の基盤として活用することも可能です。

ワークフローシステムは、SFAとの連携だけでなく、他システムと連携することで業務効率化の範囲を拡張していくことができます。

たとえば、受発注システムや会計システム、電子契約システムなどと連携することで、営業部門に留まることなく組織全体で業務のデジタル化・効率化を推進することができるでしょう。

ワークフローシステムとSFAの連携事例

次に、ワークフローシステムとSFA（営業支援システム）の連携事例をご紹介します。

ウイングアーク１ｓｔ株式会社のワークフローシステム×SFA連携事例

帳票基盤ソリューションやBIツールを提供するウイングアーク１ｓｔ株式会社は、ワークフローシステム「AgileWorks」の導入により、DXの促進とリモートワークの高度化を実現しました。

同社ではかねてより社内DXに取り組んでおり、コロナ禍以前の2019年にフルリモート体制を確立するなど、社内業務のデジタル化に関して一定の成功を収めていました。

そうしたなか、さらにオペレーションを効率化し、より高度なDXソリューションを構築するためには、組織運営の起点であるワークフローシステムの刷新が必要だと感じていました。

当時利用していたワークフローシステムは連携性が乏しく、システム連携に多大な工数を要するため、業務環境の高度化を阻むボトルネックとなっていたのです。

そこで同社は、「連携性の高さ」や「保守性の高さ」を重視してワークフローシステムの比較・検討を行い、「AgileWorks」の導入を決定しました。

同社の帳票管理ソリューションである「invoiceAgent 文書管理」やBIダッシュボード「MotionBoard」はもちろん、基幹システムやSFAなど幅広いシステムとの連携を行い、業務間に存在する非効率な作業を削減。

組織全体の生産性向上を実現したほか、同社が提唱する「リモートワーク2.0（デジタルの力でリモートワークを最適な形にデザインすること）」の実現に向けたシステム基盤を整備することに成功しました。

東急建設株式会社のワークフローシステム×SFA連携事例

東証プライム上場の総合建設会社である東急建設株式会社は、ワークフローシステム「AgileWorks」へのリプレイスおよびシステム連携により、幅広い範囲での業務効率化を実現しました。

同社では、社内外の業務やコミュニケーションのデジタル化を推進し、DXの基盤となるデジタル環境の整備に取り組んできました。

しかし、当時利用していた電子決裁システムでは一部業務の電子化・ペーパーレス化が実現できず、他システムとの連携に大きな手間が掛かる点も課題視されていました。

電子決裁システムのサポート終了が迫っていたこともあり、同社はワークフローシステムの刷新に着手することになりました。

拡張性の高さに加え、組織設定や回付ルートの設定が容易であることが決め手となり、「AgileWorks」の導入に至りました。

従来は紙で運用していた申請書を含む41種類の帳票を電子化することに成功したほか、他システムとの連携も実現。

営業支援システムや基幹システム、電子契約システムなど複数のシステムと連携することで、入力作業やメンテナンスの工数を削減することに成功しています。

株式会社グロップのワークフローシステム×SFA連携事例

総合アウトソーシングサービスを提供する株式会社グロップは、ワークフローシステム「AgileWorks」の導入により紙ベースで行っていた申請業務のデジタル化を実現しました。

同社では従来、ほぼすべての申請業務を紙ベースで行っており、グループウェアからフォーマットをダウンロードして記入し、押印による承認を受けた後に本社に送付する業務フローでした。

しかし、全国60か所以上の拠点から申請書を回収・処理するのは多くの人的工数を要し、承認者が海外出張で不在の際には2~3週間にわたって申請書が滞留してしまうこともありました。

そこで同社は、社内業務の効率化を目的にワークフローシステムの導入を検討開始。

紙の申請書をシステム上で再現できる点や、組織改編に柔軟に対応できる点、そして他システムとの連携性に優れている点を評価し、「AgileWorks」の導入に至りました。

約220種類の申請書を電子化することに成功し、全国どこの事業所からでもスムーズに申請業務を行うことが可能になりました。

また、ワークフローシステムでの承認後、営業支援システムや会計システム、情報資産管理システムなどにデータが自動連係される仕組みを構築し、データの転記やファイリングなどの処理業務がほぼゼロに削減されました。

SFA連携に強いワークフローシステムは？

最後に、SFA連携に強いワークフローシステムとして、株式会社エイトレッドが提供する「AgileWorks」と「X-point Cloud」を紹介します。

先述の事例にも登場した「AgileWorks」は、組織改編や業務変更に強く、拡張性に優れたパッケージ型ワークフローシステムです。

自社の要望に応じて製品機能を拡張できるSDK（Software Development Kit：ソフトウェア開発キット）を提供しているので、SFAはもちろん、各種システムと柔軟に連携可能です。

組織構造の先付けメンテナンス（事前設定）が可能なので組織改編や業務変更にも円滑に対応することができ、承認ルートの設定や申請フォームの開発もノーコード（プログラミング不要）で行えます。

一方の「X-point Coud」は、国内シェアNo.1のクラウド型ワークフローシステムです。

クラウドサービスなのでリーズナブルかつスピーディーに導入することができます。

申請フォームや承認ルートをノーコードで設計できるので、専門的な知識や経験がなくても運用可能です。

もちろん、「X-point Cloud」もさまざまなシステム・ツールと連携でき、「X-point Cloud for Salesforce」も提供しています。

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まとめ

今回は、営業部門のパフォーマンス改善に役立つ「SFA（営業支援システム）」について解説してきました。

SFAを有効活用することで、営業活動の見える化や業務効率化、仕組み化といったメリットが期待できます。

そして、ワークフローシステムとの連携により、SFAの導入効果の最大化や運用の効率化が見込めます。

SFAの導入を検討している方や、すでにSFAを運用している方は、今回ご紹介した情報も参考にワークフローシステムの活用を検討してみてはいかがでしょうか。