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【稟議書に関する実態調査】約8割が「稟議に関する悩みあり」

【稟議書に関する実態調査】約8割が「稟議に関する悩みあり」

起案者に聞いた、稟議の実態とは?

業務手続きの電子化(ワークフローシステム)大手の株式会社エイトレッド(本社:東京都渋谷区 代表取締役社長:岡本康広)は、従業員数100名以上の会社で、過去半年以内に3回以上稟議を起案したことがある人109名に対し、「稟議書」に関する実態調査を実施いたしましたので、お知らせいたします。

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調査サマリー

  • 約8割が「稟議の申請フロー」に関して悩みを感じた経験あり
  • 最も多かった悩みは、「承認までに時間がかかる」で60.5%
  • 一方で半数以上から稟議書に関して、「会社の意思決定の証拠となり、役立った」とメリットを実感する声も
  • 調査概要

    調査概要:「稟議書」に関する実態調査
    調査方法:インターネット調査
    調査期間:2022年3月16日〜同年3月16日
    有効回答:従業員数100名以上の会社で、過去半年以内に3回以上稟議を起案したことがある人109名

    申請したことのある稟議の種類、「物品購入稟議」が66.1%で最多

    「Q1.あなたが、申請したことのある稟議の種類を教えてください。(複数回答)」(n=109)と質問したところ、「物品購入稟議」が66.1%「出張稟議」が50.5%「契約稟議」が47.7%という回答となりました。

    ・物品購入稟議:66.1%
    ・出張稟議:50.5%
    ・契約稟議:47.7%
    ・接待・交際稟議:42.2%
    ・新規取引・与信稟議:41.3%
    ・外注稟議:39.4%
    ・採用稟議:29.4%
    ・人事異動稟議:24.8%
    ・その他:2.8%
     ー59歳:弁護士依頼稟議
     ー56歳:支払い稟議
    ・わからない/答えられない:6.4%

    稟議の形式、最多は「ワークフローシステム」で41.3%

    「Q2.あなたがお勤めの企業では、稟議をどのような形式で行っていますか。」(n=109)と質問したところ、「ワークフローシステム」が41.3%「Word、Excelに記入、印刷して申請」が37.6%という回答となりました。

    ・ワークフローシステム:41.3%
    ・Word、Excelに記入、印刷して申請:37.6%
    ・メール、チャットツールに添付して申請:10.1%
    ・申請書に手書きして申請:6.4%
    ・明確な稟議や申請・承認業務の進め方が決まっていない:1.8%
    ・その他:0.0%
    ・わからない/答えられない:2.8%

    稟議を申請してから承認(決裁)されるまでの平均日数、約半数が「3日以上」と回答

    「Q3.お勤め先で、稟議を申請してから承認(決裁)されるまでにかかる、平均日数を教えてください。」(n=109)と質問したところ、「1日未満」が4.6%「1日以上3日未満」が37.6%という回答となりました。

    ・1日未満:4.6%
    ・1日以上3日未満:37.6%
    ・3日以上5日未満:24.8%
    ・5日以上7日未満:15.6%
    ・7日以上10日未満:4.6%
    ・10日以上14日未満:3.7%
    ・14日以上:1.8%
    ・わからない/答えられない:7.3%

    約8割が、稟議の申請フローに関して「悩みを感じた経験」あり

    「Q4.あなたは、お勤め先の稟議の申請フローに関して悩みを感じたことがありますか。」(n=109)と質問したところ、「何度もある」が33.9%「ややある」が45.0%という回答となりました。

    ・何度もある:33.9%
    ・ややある:45.0%
    ・一度もない:15.6%
    ・わからない/答えられない:5.5%

    稟議の申請フローに関する悩み、「承認までに時間がかかる」が60.5%で最多

    Q4で「何度もある」「ややある」と回答した方に、「Q5.稟議の申請フローに関して、どのような悩みを感じたことがあるか、教えてください。(複数回答)」(n=86)と質問したところ、「承認までに時間がかかる」が60.5%「稟議の進捗が把握しづらい」が55.8%という回答となりました。

    ・承認までに時間がかかる:60.5%
    ・稟議の進捗が把握しづらい:55.8%
    ・情報共有が徹底できていない:31.4%
    ・稟議書の作成に時間がかかる:30.2%
    ・上司に提出する際など、コミュニケーションに気を遣う:30.2%
    ・過去の稟議を探すのに手間がかかる:24.4%
    ・リモートワーク中でも申請・承認のために出社しなければならない:18.6%
    ・承認漏れが生じている:18.6%
    ・稟議書の最適な書き方が分からない:17.4%
    ・誰に稟議書を申請すれば良いか判断に迷う:8.1%
    ・その他:4.7%
    ・わからない/答えられない:0.0%

    他にも、「未だに紙書類を実際に承認者の机上に置いて稟議を重ねている」や「上層部が電子申請に消極的」など

    Q5で「わからない/答えられない」以外を回答した方に、「Q6.Q5で回答した以外に、稟議の申請フローに関して感じた悩みがあれば、自由に教えてください。(自由回答)」(n=86)と質問したところ、「未だに紙書類を実際に承認者の机上に置いて稟議を重ねている」「上層部が電子申請に消極的」など55の回答を得ることができました。

    <自由回答・一部抜粋>
    ・48歳:未だに紙書類を実際に承認者の机上に置いて稟議を重ねている。
    ・53歳:上層部が電子申請に消極的。
    ・50歳:事前の根回しに時間がかかる。
    ・56歳:決裁されたかどうかのリターンがない。
    ・58歳:細かいニュアンスが伝わらない。
    ・40歳:忘れられる危険性。

    稟議の承認フローの中で困ったエピソード、「時間がかかってしまい、他社に迷惑をかけてしまった」や「稟議書がどこに回っているのかわからなく、紛失していることがある」など

    「Q7.稟議の申請から承認までのフローの中で、実際に困ったエピソードがあれば、自由に教えてください(自由回答)」(n=109)と質問したところ、「時間がかかってしまい、他社に迷惑をかけてしまった」「稟議書がどこに回っているのかわからなく、紛失していることがある」など75の回答を得ることができました。

    <自由回答・一部抜粋>
    ・38歳:時間がかかってしまい、他社に迷惑をかけてしまった。
    ・47歳:稟議書がどこに回っているのかわからなく、紛失していることがある。
    ・48歳:同じような稟議書が他の部署からも上がり、上司が把握しきれていなかった。
    ・43歳:修正が困難。
    ・53歳:急いで承認を得る必要がある稟議が、役員で承認放置されるとき。
    ・54歳:フローの流れを作成する手間と人事異動があった時の変更の手間がかかる。

    一方、半数以上が稟議書は「会社の意思決定の証拠になり役立った」とメリットを実感

    「Q8.お勤め先で稟議書が役に立った場面について、教えてください。(複数回答)」(n=109)と質問したところ、「会社の意思決定の証拠になった」が51.4%「会社の意思決定の軸を把握でき、起案時の参考となった」が30.3%「メリットやリスクなどを複数の視点から検討することができた」が23.9%という回答となりました。

    ・会社の意思決定の証拠になった:51.4%
    ・会社の意思決定の軸を把握でき、起案時の参考となった:30.3%
    ・メリットやリスクなどを複数の視点から検討することができた:23.9%
    ・決定事項をスピーディーに実行することができた:23.9%
    ・会議の手間を削減できた:22.0%
    ・その他:4.6%
    ・一切ない/答えられない:15.6%

    稟議書が役に立った場面として、「役員のものの見方がわかった」や「過去の担当者の対応を稟議書で確認できる」などの声も

    Q8で「一切ない/答えられない」以外を回答した方に、「Q9.Q8で回答した以外に、稟議書が役に立った場面があれば、自由に教えてください。(自由回答)」(n=92)と質問したところ、 「役員のものの見方が分かった」「過去の担当者の対応を稟議書で確認できる」など55の回答を得ることができました。

    <自由回答・一部抜粋>
    ・55歳:役員のものの見方が分かった。
    ・53歳:過去の担当者の対応を稟議書で確認できる。
    ・50歳:次回以降の承認が早くなった。
    ・50歳:誰の承認のもとにその業務を行っているか明確になり、疑われる余地がない。
    ・46歳:記録として残るので、直ぐに調べる事ができる。

    まとめ

    今回、従業員数100名以上の会社で、過去半年以内に3回以上稟議を起案したことがある人109名に対し、「稟議書」に関する実態調査を実施しました。

    稟議を申請してから承認(決裁)されるまでの平均日数を伺ったところ、約半数が「3日以上」と回答しており、中には「14日以上」という回答もありました。また、「稟議の申請フローに関して悩みがある」と約8割が回答しており、最も多い悩みは、「承認までに時間がかかる」が60.5%となりました。稟議の申請から承認までのフローの中で、実際に困ったエピソードを伺ったところ、「時間がかかってしまい、他社に迷惑をかけてしまった」や「稟議書がどこに回っているのかわからなく、紛失していることがある」、中には稟議を通すことを諦めてしまったという方も見受けられました。

    今回の調査結果から、稟議は日本の企業文化から切っても切り離せない存在であるものの、約8割の人が稟議の申請フローに「悩みを感じたことがある」という実態が垣間見えました。半数以上から寄せられた「承認までに時間がかかる」や「進捗を把握しづらい」などの悩みは、企業にとって従業員からの不信感やビジネスチャンスを逃すリスクにもつながりかねません。一方で「会社の意思決定の証拠になった」や「役員のものの見方がわかった」など、稟議自体の価値を後押しする声も多数挙がっていることから、今後は稟議の「進め方」や「扱い方」を再検討し、上手く活用していくことが課題解決のカギとなるでしょう。ビジネスにスピード感が求められている今だからこそ、ワークフローを見直すことで業務と意思決定の迅速化を図り、スピーディーな経営へとつなげることが重要であるといえます。

    ワークフロー総研 編集部
    この記事を書いた人 ワークフロー総研 編集部

    「ワークフロー総研」では、ワークフローをWork(仕事)+Flow(流れ)=「業務プロセス」と定義して、日常業務の課題や顧客の潜在ニーズの視点からワークフローの必要性、重要性を伝えていくために、取材やアンケート調査を元にオンライン上で情報を発信していきます。また、幅広い情報発信を目指すために、専門家や企業とのコラボレーションを進め、広く深くわかりやすい情報を提供してまいります。

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