これからの働き方を考える

支払依頼書とは?書き方・フォーマット例やワークフロー導入効果を解説

支払依頼書とは?書き方・フォーマット例やワークフロー導入効果を解説

取引先から請求書が届き、経理部門に支払処理を依頼する際、支払依頼書を作成している企業は多いのではないでしょうか。

しかし、
「なぜ請求書と別に支払依頼書を用意する必要があるの?」
「支払依頼書のフォーマットや書き方が分からない……」

といった疑問や課題を抱えている方もいらっしゃるかもしれません。

こちらの記事では、支払依頼書の役割やメリット、サンプルフォーマットや書き方の基本をご紹介しています。

支払依頼書を電子化することのメリットについても解説しているので、ぜひ参考にしてみてください。

OUTLINE 読みたい項目からご覧いただけます。

支払依頼書とは?

支払依頼書とは、取引先から届いた請求書など、買掛金の支払処理を経理部門に依頼するための社内文書を指します。

一般的に、取引先からの請求書は、実際に取引を行っている部署の担当者宛に届くケースが多々あります。そして、請求書を受け取った担当者は、経理部門に請求書を回付して支払処理を依頼します。

その際、支払処理を正確かつ効率的に行うために役立てられるのが支払依頼書です。

支払依頼書を活用するメリット

支払依頼書を活用するメリット

小規模な企業であれば、請求書を経理部門に手渡す際、口頭で伝えたり簡単なメモを沿えたりするだけで支払処理を行える場合もあるかもしれません。

しかし、会社規模が大きいと社内の部署・部門やプロジェクト、取引先も多くなるため、以下のような問題が起こりやすくなります。

  • どの案件・プロジェクトに紐づいた買掛金か分からない
  • どの部門が負担する請求か分からない
  • 案件によって支払サイクルが異なるため、支払期限が分からない

支払依頼書を作成することで、経理部門担当者は支払処理に必要な情報を把握することができ、上記の問題を回避することができます。

また、支払依頼書の活用は以下のようなメリットもあります。

  • 請求書受け取り~支払処理までのワークフロー明確化
  • 情報確認のための負担が軽減し、業務スピードや効率が改善
  • 「誰が支払依頼をして」「誰が受理したのか」という記録を残せる

これらのメリットは、内部統制を整える上でも非常に効果的だと言えるでしょう。

支払依頼書フォーマット例と書き方の基本

支払依頼書のフォーマットは会社によってさまざまですが、支払処理に必要な情報が端的に伝わるよう、シンプルなデザインが好ましいとされています。

例として、支払依頼書のサンプルフォーマットと、支払依頼書の主な項目をご紹介します。

支払依頼書の書式フォーマット例01 支払依頼書の書式フォーマット例02

支払依頼書の主な項目と書き方

  • 作成日
    支払依頼書を作成した日付を記載します。
  • 承認欄
    承認者・決裁者が押印する欄です。支払金額などの条件によって承認者の数が変わる場合があるため、3個ほど承認欄を用意するのが一般的です。
  • 依頼者氏名・所属部署
    支払依頼書を依頼(申請)する人物の氏名と所属する部署を記載します。
  • 支払先企業名
    支払先の企業名を正式名称で記載しましょう。
  • 支払方法
    銀行振込・口座振替・手形・小切手など、事前に支払先企業と合意した支払方法を記載します。
  • 支払先情報
    支払先の銀行名や支店名、口座番号など、支払に必要な情報を記載します。
  • 支払期日
    支払期日を正確に記載しましょう。
  • 支払金額の内訳
    用途やプロジェクト、負担部門など、支払金額の内訳を記載します。

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ワークフローシステムで支払依頼書を電子化するメリット

支払依頼書を電子化するメリット

近年、ワークフローシステムを導入して紙書類による手続きを電子化する企業が増えてきています。そして、支払依頼書もワークフローシステムで電子化できる書類のひとつです。

次は、ワークフローシステムで支払依頼書を電子化するメリットについて見ていきましょう。

業務効率の改善

ワークフローシステムで支払依頼書を電子化するメリットのひとつとして、業務効率の改善を挙げることができます。

たとえば、支払依頼書が電子化されることによって、業務に以下のような変化が表れます。

  • 取引先からの請求書が届いてから、支払までのフローが可視化される
  • フローが可視化されることで、業務手続きの停滞を防ぐことができる
  • 支払処理が実際に行なわれたことの通知を、依頼者へ流せる
  • 電話やメールなどが不要となり、依頼主都合による作業割込が減少する

内部統制の強化

支払依頼書の電子化は、内部統制の観点からも以下のようなメリットが期待できます。

  • 誰がいつ承認を行い、支払処理をしたかの記録、証跡をシステムに残すことができる
  • 過去の支払処理をスピーディーに検索・閲覧することができる
  • 作業ステータスを可視化し、リアルタイムで関係者が確認できる

まとめ

今回は、支払依頼書の役割やフォーマット例、電子化するメリットについてご紹介しました。

ワークフローシステムを導入することで、支払依頼書にまつわる業務手続きを効率化することができ、内部統制の強化にもつなげることができます。

今回ご紹介した情報も参考に、支払依頼書をはじめとした社内文書の電子化に取り組んでみてはいかがでしょうか。

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この記事を書いた人 ワークフロー総研 編集部

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