書籍『ざんねんなオフィス図鑑』から紹介！ オフィスあるある「そ」

請求書や申請書など、会社では毎日多くの書類が扱われています。
書類の中には、法律で保管期間が決まっているものや、社内規定で保管が義務づけられている書類も。

保管する書類が増えていくと、必要なものを探し出すのに困ってしまうことがあるのではないでしょうか。

紙の書類が山積みに

「あの書類を確認したいんだけど、ちょっと探してもらえるかな？」
上司に言われて、辿り着いたのが段ボールの山。この中から見つけなきゃいけないの？

でも、段ボールに何も書かれていないし、ラベルが貼られていないから、何が入っているのか分からない。

探している書類は、いったいどこに埋もれているのだろうか。
部署総出の大捜索で、ようやく探していた1枚を発見！
書類を見つけることができたけれど、時間を無駄にした……。

保管場所も問題に

事業が成長して規模が大きくなればなるほど書類も増え、保管場所を圧迫してしまいます。スペースが埋まったら、別に保管場所を用意する必要も。オフィス内のスペースが埋まったら、コストをかけて外部にスペースを確保しなければいけません。

無駄な書類探しや保管場所の問題を解決したいなら、請求書や申請書といった書類の電子化を進める必要があります。

書類を電子化すれば、検索機能を使用して簡単に書類を探せるし、保管場所にも困りません。それに、書類の紛失や破損の心配もありません。

効率的な保管のために、書類の電子化を検討してみてはいかがですか？