お知らせ

企業の業務プロセスをつなぎ進化させる、株式会社エイトレッド（本社：東京都渋谷区、代表取締役社長：岡本 康広　以下、エイトレッド）が開発・提供するデータ活用ワークフローシステム「X-point Cloud（エクスポイント クラウド）」及び「AgileWorks（アジャイル ワークス）」は、インテリジェントコンテンツ管理プラットフォーム「Box」 と連携する「Box連携オプション」を10月28日より提供を開始しました。

多くの企業において、ワークフローシステムで最終承認された書類や添付ファイルを、ファイルサーバやクラウドストレージ等にも保存し直す作業が発生しており、業務負荷の増大や保管漏れのリスクが課題となっていました。

特にガバナンスの観点からは、適切かつ迅速に検索できる状態を維持し、規則に則りデータを管理することが強く求められています。

今回の「Box連携オプション」の提供により、承認完了した書類PDFおよび添付ファイル等を、「Box」の指定フォルダへ自動保存することが可能になりました。

これにより、文書管理業務の負担をなくし、強固なガバナンス体制の構築を実現します。

1. 承認書類と添付ファイル、承認経路もBoxへ自動保存
承認が完了した書類のPDFと添付ファイルを、「Box」上の任意のフォルダへ自動保存します。あわせて、申請・決裁の履歴である「承認経路」情報もPDFで出力され、「Box」上で一元的に保管・管理することが可能です。
承認経路の出力は、対象のフォーム毎にONとOFFの切り替えに対応しています。

2.フォルダ階層・ファイル命名の柔軟な設定が可能
フォルダ階層やファイルの命名規則も柔軟にカスタマイズ可能であり、自社のルールや規則に準じた設定を行うことで、正確なデータ管理や検索・活用が簡単にできます。

階層の設定一例：フォーム名称＞最終承認年（西暦）＞最終承認月＞書類ID
命名の設定一例：書類ID_ 申請者のユーザー名

階層や命名規則は、対象のフォーム毎に設定可能です。

3. メタデータと属性を活用した、串刺し・横断検索
「Box」のメタデータテンプレートに設定された属性とワークフローの各種情報を自動でマッピングし、メタデータを付与した状態で「Box」へ保存可能です。これにより、フォルダ階層をまたいだ「串刺し検索」がBox上で容易に行えるようになり、監査対応や過去書類の確認業務を飛躍的に効率化します。

付与するメタデータや属性も、フォームごとに個別設定が可能です。

バックオフィス業務の工数削減とヒューマンエラー防止
書類PDFや添付ファイルのダウンロードおよびBoxへの再アップロード作業が自動化され、転記ミスや保存漏れのリスクをゼロにします。

監査対応・内部統制（ガバナンス）の強化
改ざん防止機能や強固なアクセス権限管理を備えるBoxへ決裁文書を集約し、メタデータや命名規則による検索性を備え、監査対応の工数を大幅に削減します。

今回の発表にあたり、株式会社Box Japan様よりエンドースメントをいただいています。

株式会社Box Japan 社長執行役員　佐藤 範之氏

この度の、株式会社エイトレッドによる「Box連携オプション」の提供開始を心より歓迎いたします。今回の新たな連携ソリューションにより、X-point CloudやAgileWorksを活用するお客様がBox上で文書やデータを安全かつシームレスに連携して運用管理できるようになり、お客様のDX推進をさらに加速することを期待しております。Box Japanは、今後もエイトレッド様とともに、お客様の業務効率化に貢献してまいります。

本サービスの特長や導入メリットをより詳しくご紹介するセミナーを開催します。

エイトレッドのワークフローと「Box連携オプション」を組み合わせることで、バックオフィス業務がどう変化するのか、どのようなユースケースで効果を発揮するのか、紹介予定です。

皆様のお申込みお待ちしております。

【こんな方におすすめ】

• 情報システム・DX推進部門のご担当者・責任者様
• 全社のドキュメント基盤をBoxへ集約し、システム間のセキュアな自動連携により管理工数を削減したい方
• 内部統制・内部監査・法務部門のご担当者・責任者様
• 申請内容・添付ファイル・決裁履歴をセットで確実に保管し、監査時の証憑確認や提出業務を大幅に効率化したい方
• 経理・総務などのバックオフィス部門で書類管理を行っている方
• 「X-point Cloud」または「AgileWorks」をご利用中・ご検討中の企業様

＜エイトレッド＞
ワークフローシステムのリーディングカンパニーであるエイトレッドは、稟議書をはじめとした社内申請・承認業務の電子化を行うワークフローシステム「AgileWorks（アジャイルワークス）」、クラウド型ワークフロー「X-point Cloud（エクスポイントクラウド）」を開発・提供しています。企業規模や業種・業界を問わず、これまでシリーズ累計5,000社を超える企業・公共機関（特殊法人や行政・学校等）に導入いただき、ペーパーレス化や業務効率化の推進に貢献しています。

名称：株式会社エイトレッド（東証スタンダード：3969）
所在地：東京都渋谷区渋谷2-15-1 渋谷クロスタワー
代表者：代表取締役社長　岡本 康広
設立：2007年4月
事業内容：ワークフロープロダクトの製品開発・サポートサービス・クラウドサービス
URL：https://www.atled.jp/