ウェーブロックホールディングス株式会社 様

働き方改革の一環として社内の書類回付の改善が急務となりワークフローを検討。
導入により場所や端末に制限されない仕組みが構築でき、意思決定の迅速化と業務プロセスの見える化が実現!

ワークフローを利用している業務・フォーム

主に人事総務や経理関連の業務にAgileWorksを利用。
・社印押印申請書(総務関連)
・指定車使用届(総務関連)
・リフレッシュ休暇取得計画書(人事関連)
・得意先マスター登録申請書(経理関連)等

上記から始め、これを機にさまざまな申請書類のワークフロー化だけでなく、諸業務にもワークフローを設計することで、業務の流れを「混沌」とした状態から「整然」とした状態へ変えていきたい。

導入前の課題

  • 主に紙によって申請書類を回付していた。承認者の出張により回付が停滞したり、拠点間の書類の移動により承認に時間がかかってしまうこと。また、ペーパーレス化も課題となっていた。
  • 稟議書は、Excelで台帳を管理しており、採番も人の手によって行われ手間がかかっていた。また、承認経路の問い合わせや、誤りの訂正にも時間がとられていた。
  • 新型コロナウィルス対策により、リモートワークが進められ、社外においても申請、承認、資料の閲覧が必要となった。主にメールにより対応していたが、申請書を提出する際には、部門ではなく、どの人にメールをすれば良いのかわからないといった問題もあり、より一層ワークフローシステム導入の要望が高まった。

ワークフローシステムAgileWorksを検討した理由

  • サンプルフォームが豊富に用意されていたので、紙ベースの申請書から迅速な移行が期待できたこと。
  • 先付けメンテナンスやドラッグ&ドロップによるルート設定機能を備えており、頻繁な組織変更や複雑なルート設定にも対応できること。
  • PDFを下敷きにすれば専門担当者でなくても簡単に申請フォームが作成できること。
  • 出張先や個人にパソコンが支給されていない社員が申請、承認できるようスマートフォンから操作できること。

評価

<良かった点>
・組織設定に関しては事業会社が複数あるので会社毎に組織図を作れる点が良かった。
・回付ルートを自動設定できることでルートに迷うことがなくなった。
・回付予定を事前に確認できるので予測を立てて仕事ができるようになった。

<改善点>
・現状のモバイル画面が強化されると、より便利に活用できる。
・データ集計・活用に関する機能が強化されると、より業務の効率化に貢献できる。
・クラウド版があればサーバー運用・保守の負担を減らすことができる。

お客様プロフィール

会社名 ウェーブロックホールディングス株式会社
住所 東京都中央区明石町8-1
従業員数 単独:47人、連結:572人(2021年3月31日現在)
事業内容 持株会社、グループ全体の戦略策定、資源配分、経営管理
URL http://www.wavelock-holdings.com/