株式会社松屋フーズのワークフローシステム導入事例

牛めし定食店「松屋」などを全国展開する株式会社松屋フーズでは、店舗を含めた全社的な情報共有と業務効率化を目指し、イントラネットシステムの再構築を行っていました。その際、当時利用していたワークフローシステムは操作が難しく、店舗スタッフへの定着に課題がありました。

こうした状況を解決するため、ワークフローシステム「X-point」を導入。「まるで紙に書くような」直感的な入力フォームにより、本部だけでなく数百店舗のスタッフがスムーズに利用できる環境を実現しました。
ペーパーレス化によって、給与明細の用紙コストと封入作業の工数をゼロにするなど、劇的な業務効率化とコスト削減に成功しています。

課題・背景
・旧システムは画面が独特で、システムに不慣れな店舗スタッフには使いづらい
・全社規模での利用にあたり、誰でも直感的に理解しすぐに使えるシステムが必要だった
・管理コストを下げるため、本部サーバで集中的に管理できるシステムが必要だった

業務効果
・「紙のような」インターフェースにより、何百店舗ものスタッフに教育コストをかけずに定着
・150種類以上の帳票を電子化し、決裁スピードの向上とペーパーレス化を実現
・タイムカードデータや給与システムとの連携により、データ入力ミスや修正の手間を削減

同社では、店舗を含めた全社で利用できるシステムとして、ワークフローを再構築をすることとなりました。
2002年より本部やエリアマネジャー向けにグループウェア及びワークフローを導入していましたが、既存のシステムは特有の画面構成をしており、普段PC操作に慣れていない店舗スタッフなどには使いづらく、全社展開ができないという大きな課題を抱えていました。

そこで、店舗スタッフでも直感的に理解できてすぐに使いこなせるワークフローの検討を開始されました。
「使いこなせる」ことを評価するための具体的な要件として、以下の3つを挙げました。

使い慣れた紙の書類形式にできるだけ近いフォームを作成できることを重要視しました。システムに不慣れなユーザーでも、直感的に理解でき、すぐに使いこなせる見た目をしていることは、全社で利用する上で重要な要件でした。

当時の同社の運用に対応できるワークフローであることも求められました。例えば、稟議書などは内容や金額によって承認者が変わるため、単純な承認ルートだけでなく、複雑な条件分岐にも対応できる柔軟性が必要でした。

管理面においては、拠点ごとにシステムを置く「分散型」は避けたいという意向があり、本部のサーバで集中的に管理ができ、全店舗からアクセス可能なWebベースのツールであることが必須要件となりました。

上記の要件をもとに製品を探す中で、同社は「X-point」の導入を決定しました。
一番の決め手は「紙に書くような直感的なフォーム」で、担当者様からは「デモを見た際、これは紙なんじゃないの？と思うほどのインパクトがあった。これならば何百店舗ものスタッフにもすんなりと受け入れてもらえると確信した」とのお言葉をいただきました。

管理機能についても充実しており、特にカスタマイズのフレキシビリティ、コストパフォーマンスが非常に高いと評価いただきました。様々な要件定義を設けて基本機能でできるもの、カスタマイズが必要なものに分けて設定、実装を行い既存運用を再現されました。

また、「X-point」はWebベースのシステムで、本部サーバ上で管理ができるため集中管理も実現されました。

X-pointの導入により、同社では給与明細やタイムカードなど、150種類を超える書類のペーパーレス化、データベース化を実現しました。業務スピードの向上に大きく貢献しています。

紙で運用していた時には本部間や本部と店舗間のやり取りで発生していた書類が、ペーパーレス化によってほぼゼロになりました。郵送時間が削減され業務スピードが上がったほか、ペーパーレス化により紙の経費が削減されました。

以前は毎月14,000枚の給与明細を郵送で社員に届けていました。特殊なフォームを印刷し、4人がかりで1日かけて折込み・糊付け・仕分け・配送を行っており、多くの工数がかかっていましたが、X-point導入後はこれらが全てWeb上で完結するため、用紙コストと労力がゼロになり、絶大な費用対効果を生み出しています。

X-pointは単なる申請承認だけでなく、基幹システムとの連携でも効果を上げています。
タイムカードのデータをX-pointに取り込み、打刻ミスがあれば訂正申請を行い、承認されたデータを給与システムに連携させる仕組みを構築されました。データ連携によってデータ入力ミスや修正の手間を削減し、勤怠管理の効率化も実現されています。

＊ 取材日時 2007年
＊ 記載の担当部署は、取材時の組織名です。