テレワークを阻む「紙」をなくすワークフローの活用方法と成果を紹介

エイトレッドは、2020年4月8日・9日の2日間にわたって開催されたテレワークカンファレンス 第2回に、3月に開催された第1回に続き主催企業として参加し、ワークフローシステムを使ったリモートワークの業務の仕方、進め方のコツについてオンライン上で講演しました。

本記事ではその様子をセミナーレポートとしてお伝えします。

そもそも「ワークフロー」とは？

今回のセミナーに登壇し、ナビゲーターとしてワークフローについて説明したのは弊社のマーケティング部の渡辺 愛です。

次のアジェンダでおよそ20分の講演を行いました。

この記事をご覧になっている皆さんは「ワークフロー」「ワークフローシステム」というキーワードを聞いたことがあるでしょうか？　

ワークフローとはある定義された業務の流れのことで、ワークフローシステムはその業務の流れを電子化し、実施できるように設計・制作されたシステムのことを指します。

聞き慣れないキーワードでイメージがしづらいかもしれませんが、ワークフローは企業の中のルールや仕事の進め方として理解いただくと分かりやすいかもしれません。

例えば旅費交通費の申請やその他の経費精算、営業の議事録や日報、アカウントの発行申請など「書類を作って誰かに確認してもらう、承認してもらう」といった業務は全てワークフローとして定義でき、ワークフローシステムで電子化することが可能です。

私たちエイトレッドは、このワークフローシステムを自社で企画・開発しており、企業規模や提供方法により、『X-point Cloud（エクスポイントクラウド）』（SaaS型）、『X-point（エクスポイント）』（パッケージ型）、『AgileWorks』（パッケージ型）の3つの製品をご用意しています。

創業前を含めて17年間ワークフロー専業で開発を続けてきたノウハウをもとに、これまで3000社以上（2020年4月現在）の導入実績があります。

ワークフローシステムを使うとどうなるの？

ワークフロー導入のメリットは簡単にいうと、紙の書類をExcelやWordで作るところからワークフローシステム上で行うことができ、印刷も不要、物理的な捺印や回覧時に郵送することも不要、システム上で紙書類を使った業務を完結させることができる点です。

この数年、バックオフィスや間接部門を支えるクラウドシステムやRPAの普及により、付随して発生する申請や稟議などをシステム上で行えるITツールも増えてきています。

もしかしたらワークフローシステムとあえて意識しなくても、領収書の添付と確認や、勤務時間の申請と承認など、職種に関係なく発生する業務で一度は使ったことがあるのではないでしょうか。実はこうした業務もワークフローシステムで効率化できる仕事の一つなのです。

ワークフローシステムを上手く使えば100%テレワークも可能！

今回のテレワークカンファレンス開催の背景でもある新型コロナウイルスの拡大防止措置に伴う各社様のテレワークの導入ですが、資料の作成やメールの送付などは自宅でもできるものの、その一方で捺印のために出社しなければならない...といった声も聞こえてきます。

皆さんの普段の業務で、回覧文、報告書、上申書、提案書、届出書、指示書や議事録・・・など、紙の書類を作成して行っていませんか？　テレワークといっても一部は出社しなければならないといった状況を作り出してしまっているのがこの紙の書類の移動です。ワークフローシステムはまさにこのような課題を解決します。

紙の移動＝人の移動をなくし、うまく活用することで“100%”テレワークを実現することも期待できます。

ワークフローシステムを活用したテレワーク事例

ここで弊社のテレワーク事例をお伝えします。弊社では3年前からテレワークへ注力し、広島から業務を行っているメンバーもおり、環境も文化としても定着するに至っています。

上図は2017年から1年間にわたってテレワークで業務を行い、その生産性や業務成果について検証を行った概要です。テレワークへの移行〜定着まで1ヶ月を要しましたが、その間にオフィスにいるのと変わらない環境を整備するため、ハード/ソフトそれぞれの環境整備を進めています。

ハード面ではPC端末の用意やモニターの設置、ソフト面では弊社のワークフローシステムだけでなく、コミュニケーションのツールとしてチャットツール、サポート用のメールツールを並行して導入しました。

結果、前年度に比べて少人数で、対応件数は24%もアップしたことが分かりました。一人あたりの生産性は1.6倍になっています。このように適切なツールを活用すると、通常の業務をオフィスにいなくても普段通り行えるだけでなく、生産性の向上といった効果にも繋がります。

最後に、本事例以外にもエイトレッドが発信している情報、セミナーについてお知らせ致します。新型コロナウイルスの世界的な感染拡大により日々刻々と状況が変わる今、どのように対応されていくか様々な方法を悩まれている企業様も多いかと思います。

業種・業態の性質により電子化で対応できる業務/できない業務とあると思いますが、ワークフローシステムが皆さまの事業継続の一助となることがあれば幸いです。