【ワークフローシステムのリプレイスに関する実態調査】ワークフローシステムのリプレイス検討理由、 「機能面で課題を実感」が51.8%で最多

ワークフローシステムのリプレイスに関する実態調査を実施しました

ワークフローシステムのリーディングカンパニーである株式会社エイトレッド（本社：東京都渋谷区、代表取締役社長：岡本 康広　以下、エイトレッド）は、ワークフローシステムを導入しており、リプレイスを検討している情報システム、総務、DX推進担当者110名を対象に、ワークフローシステムのリプレイスに関する実態調査を実施しましたので、お知らせいたします。

調査サマリー

●リプレイスの検討理由、51.8％が「機能面で課題を感じる」と回答

●リプレイスを進められていない理由、同率第１位「予算/時間がないから」「期待通りのシステムになるか不安だから」(43.5％)

●44.5%が、リプレイス先選びにおいて、「操作説明・システム定着に時間がかからない」を重視

調査概要

調査名称:ワークフローシステムのリプレイスに関する実態調査
調査方法:IDEATECHが提供するリサーチPR「リサピー®︎」の企画によるインターネット調査
調査期間:2024年7月5日〜同年7月8日
有効回答:ワークフローシステムを導入しており、リプレイスを検討している情報システム、総務、DX推進担当者110名
※構成比は小数点以下第2位を四捨五入しているため、合計しても必ずしも100とはなりません。

約半数が、現在使用中のワークフローシステムは導入から「5年以上」経過

「Q1.現在使用中のワークフローシステムは、導入からどのくらいの期間が経過していますか。」(n=110)と質問したところ、「5年以上10年未満」が30.9%、「3年以上5年未満」が27.3%、「10年以上」が18.2%という回答となりました。

・10年以上:18.2%
・5年以上10年未満:30.9%
・3年以上5年未満:27.3%
・1年~3年未満:17.3%
・半年~1年未満:3.6%
・3ヶ月~半年未満:1.8%
・3ヶ月未満:0.0%
・わからない/答えられない:0.9%

リプレイスの検討理由、51.8%が「機能面で課題を感じるから」と回答

「Q2.あなたがリプレイスを検討している理由を教えてください。(複数回答)」(n=110)と質問したところ、「機能面で課題を感じるから」が51.8%、「基幹システムの入れ替えがあるから」が、42.7%、「使用中のシステムがEOS(販売終了)になったから」が33.6%という回答となりました。

・機能面で課題を感じるから:51.8%
・基幹システムの入れ替えがあるから:42.7%
・使用中のシステムがEOS(販売終了)になったから:33.6%
・運用や管理業務が属人化しているから:32.7%
・メンテナンスや保守にコストがかかっているから:26.4%
・部署ごとにバラバラに使用している複数システムを統合したいから:25.5%
・システムの老朽化が原因で、自社システムを社内で維持管理しきれないから:21.8%
・人材不足が原因で、自社システムを社内で維持管理しきれないから:19.1%
・保守運用を完全に内製化したいから:9.1%
・その他:0.0%
・わからない/答えられない:0.0%

機能面での課題、「操作性が良くない」が56.1%で最多

Q2で「機能面で課題を感じるから」と回答した方に、「Q3.具体的に、どの機能面で課題を感じているのかを教えてください。(複数回答)」(n=57)と質問したところ、「操作性が良くない」が56.1%、「書類の検索や管理が効率的でない」が47.4%、「柔軟な連携ができない」が43.9%という回答となりました。

・操作性が良くない:56.1%
・書類の検索や管理が効率的でない:47.4%
・柔軟な連携ができない:43.9%
・決裁データの活用ができない:38.6%
・複雑な承認フローの設定ができない:36.8%
・ワークフローの自動化が不十分で、手動処理が多い:31.6%
・既存の申請書の見た目を再現できない:26.3%
・権限管理が不十分:22.8%
・その他:0.0%
・わからない/答えられない:0.0%

「自社の業務にあうようにカスタマイズすることが難しい」や「セキュリティ対策」などの課題も

Q3で「わからない/答えられない」以外を回答した方に、「Q4.Q3で回答した以外に、機能面で感じている課題があれば教えてください。(自由回答)」(n=57)と質問したところ、「自社の業務にあうようにカスタマイズすることが難しい」や「セキュリティ対策」など21の回答を得ることができました。

<自由回答・一部抜粋>
・54歳:社外のパッケージシステムとの連動が容易でない。
・57歳:自社の業務にあうようにカスタマイズすることが難しい。
・59歳:セキュリティ対策。
・57歳:次のフェーズへの移行の処理がメールのみであり、十分な伝え方ではない。
・43歳:ユーザビリティがいまいち。

現在導入されているワークフローシステムの課題、「電子化しきれない申請書がある」「基幹システムや外部システムとの連携が難しい」など

「Q5.現在導入されているワークフローシステムに対して感じている課題を教えてください。(複数回答)」(n=110)と質問したところ、「電子化しきれない申請書がある」が46.4%、「基幹システムや外部システムとの連携が難しい」が39.1%、「システム開発が内製化されていないため、即時修正ができない」が33.6%という回答となりました。

・電子化しきれない申請書がある:46.4%
・基幹システムや外部システムとの連携が難しい:39.1%
・システム開発が内製化されていないため、即時修正ができない:33.6%
・セキュリティ対策に不安がある:32.7%
・モバイル対応していないので出先で申請承認ができない:28.2%
・保守メンテナンスにコストがかかる:28.2%
・金銭的コストが高い:22.7%
・運用管理に専門知識が必要だから:14.5%
・その他:0.0%
・特にない:1.8%
・わからない/答えられない:0.9%

リプレイスに向けた準備を「進められていない」企業は20.9%に上る

「Q6.現在システムのリプレイスに向けて、準備を進めていますか。」(n=110)と質問したところ、「まだ進めていないが、計画は立てている」が19.1%、「全く進めていない」が1.8%という回答となりました。

・すでに進めている:26.4%
・一部進めている:50.0%
・まだ進めていないが、計画は立てている:19.1%
・全く進めていない:1.8%
・わからない/答えられない:2.7%

リプレイスを進められていない理由、「予算/時間がないから」「期待通りのシステムになるか不安だから」が上位

Q6で「まだ進めていないが、計画は立てている」「全く進めていない」と回答した方に、「Q7.リプレイスを進められていない理由を教えてください。(複数回答)」(n=23)と質問したところ、「予算/時間がないから」が43.5%、「期待通りのシステムになるか不安だから」が43.5%、「社内の合意形成が取れないから」が39.1%という回答となりました。

・予算/時間がないから:43.5%
・期待通りのシステムになるか不安だから:43.5%
・社内の合意形成が取れないから:39.1%
・新しいシステムに対する教育が面倒だから:21.7%
・セキュリティ面に心配があるから:21.7%
・現在利用しているシステムへの依存度が高いから:17.4%
・現在利用しているシステム課題が解決されるか不安だから:13.0%
・その他:0.0%
・わからない/答えられない:4.3%

「リプレイスを希望していない部署がある」などの理由も

Q7で「わからない/答えられない」以外を回答した方に、「Q8.Q7で回答した以外に、リプレイスを進められていない理由があれば、教えてください。(自由回答)」(n=22)と質問したところ、「リプレイスを希望していない部署があること」など7の回答を得ることができました。

<自由回答・一部抜粋>
・56歳:リプレイスを希望していない部署があること。
・28歳:導入にあたり、あまり前向きでない風習がある。

ワークフローシステム選びにおいて、約6割が「予算にあったシステムが見つからない」の苦労

「Q9.ワークフローシステムを選ぶ際に、苦労したことを教えてください。(複数回答)」(n=110)と質問したところ、「予算にあったシステムが見つからない」が57.3%、「システムの数が多く、どれが最適なのか分からない」が42.7%、「システムに関する知識が足りない」が42.7%という回答となりました。

・予算にあったシステムが見つからない:57.3%
・システムの数が多く、どれが最適なのか分からない:42.7%
・システムに関する知識が足りない:42.7%
・システム探しの時間が作れない:27.3%
・その他:0.0%
・選んでいない/特にない:4.5%
・わからない/答えられない:0.9%

リプレイス先選びでは、44.5%が「操作の説明やシステムの定着に時間がかからないか」を重視

「Q10.リプレイス先を選ぶ際に、重視することを教えてください。(上位3つまで)」(n=110)と質問したところ、「操作の説明やシステムの定着に時間がかからないか」が44.5%、「メンテナンスコストが削減できるか」が39.1%、「複雑な承認ルートも電子上で再現可能か」が35.5%という回答となりました。

・操作の説明やシステムの定着に時間がかからないか:44.5%
・メンテナンスコストが削減できるか:39.1%
・複雑な承認ルートも電子上で再現可能か:35.5%
・基幹システムや外部システムとの連携ができるか:26.4%
・ノーコードで運用可能か:25.5%
・申請書をそのまま電子化できるか:17.3%
・サポート体制が充実しているか:17.3%
・モバイル対応しているか:16.4%
・コストがかかりすぎないか:12.7%
・システムの内製化が可能か:9.1%
・クラウドシステムか:5.5%
・その他:0.0%
・わからない/答えられない:0.9%

まとめ

今回は、ワークフローシステムを導入しており、リプレイスを検討している情報システム、総務、DX推進担当者110名を対象に、ワークフローシステムのリプレイスに関する実態調査を実施しました。

まず、約半数が、現在使用中のワークフローシステムは、導入から「5年以上」経過していることが分かりました。また、リプレイスを検討している理由について、51.8%が「機能面で課題を感じるから」を挙げており、具体的な機能面の課題としては、「操作性が良くない」が56.1%で最多となっています。
さらに、現在導入されているワークフローシステムについて、「電子化しきれない申請書がある」(46.4%)、「基幹システムや外部システムとの連携が難しい」(39.1%)などの課題が挙げられました。

一方で、リプレイスに向けた準備を「進められていない」企業は20.9%に上り、リプレイスを進められていない理由としては、「予算/時間がない」(43.5%)、「期待通りのシステムになるか不安」(43.5%)が上位になっています。
そして、リプレイス先選びでは、44.5%が「操作の説明やシステムの定着に時間がかからないか」を重視すると回答しました。

今回の調査では、ワークフローシステムのリプレイスを検討する裏側で、既存システムに対して抱えている課題も浮かび上がりました。操作性やペーパーレス化はもちろん、システム連携や書類検索といった機能面も重視する声が多く上がっています。自社にフィットするワークフローシステムへのリプレイスを実現することが、現状の課題解決だけでなくDX推進の加速にも大きく寄与すると言えるでしょう。