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【医療施設における稟議の実態を解剖!】稟議の悩み 第1位「承認までに時間がかかる」、 1つの稟議あたり「2週間以上かかる」「30人以上の承認が必要」という声も

【医療施設における稟議の実態を解剖!】稟議の悩み 第1位「承認までに時間がかかる」、 1つの稟議あたり「2週間以上かかる」「30人以上の承認が必要」という声も

「ワークフローシステム」の使用率は約2割にとどまる半数以上が「Word、Excelを印刷して申請」という結果に

業務手続きの電子化(ワークフローシステム)大手の株式会社エイトレッド(本社:東京都渋谷区、代表取締役社長:岡本 康広 以下、エイトレッド)は、1年以内に3回以上稟議を起案したことがある、かつシステム導入に関わっている100床以上の医療施設に勤務する医療従事者105名に対し、医療施設の稟議に関する実態調査を実施いたしましたので、お知らせします。

調査サマリー

    ・医療施設の稟議において、半数以上が「Word、Excelを使用して印刷」、「ワークフローシステム」の使用率は約2割
    ・稟議を申請してから承認までに、約3割が「7日以上」、「10人以上の閲覧」が必要と回答
    ・稟議の申請フローに関する悩み、「承認までに時間がかかる」が65.7%で最多

調査概要

調査概要:医療施設の稟議に関する実態調査
調査方法:IDEATECHが提供するリサーチPR「リサピー®︎」の企画によるインターネット調査
調査期間:2022年7月14日〜同年7月18日
有効回答:1年以内に3回以上稟議を起案したことがある、かつシステム導入に関わっている100床以上の医療施設に勤務する医療従事者105名
※構成比は小数点以下第2位を四捨五入しているため、合計しても必ずしも100とはなりません。

\医療機関の業務効率化にはワークフローシステム/

医療施設で申請したことのある稟議、「医療機材の導入に関する事項」が53.3%で最多

「Q1.あなたが、お勤め先の医療施設で申請したことのある稟議の項目を教えてください。(複数回答)」(n=105)と質問したところ、「医療機材の導入に関する事項」が53.3%、「各種契約締結に関する事項」が41.9%、「支出に関する事項」が40.0%という回答となりました。

医療機材の導入に関する事項:53.3%
各種契約締結に関する事項:41.9%
支出に関する事項:40.0%
・患者に関する事項:37.1%
・業務フローに関する事項:34.3%
・組織・人事に関する事項:33.3%
・各文書への公印に関する事項:30.5%
・病院の運営に及ぶ事項:28.6%
・その他:1.0%
・わからない/答えられない:6.7%

医療施設の稟議において、半数以上が「Word、Excelに記入し印刷して申請」、「ワークフローシステム」の使用率はわずか約2割に

「Q2.お勤め先の医療施設では、稟議をどのような形式で行っていますか。」(n=105)と質問したところ、「ワークフローシステム」が21.8%、「Word、Excelに記入し印刷して申請」が52.4%という回答となりました。

・ワークフローシステム:21.8%
・Word、Excelに記入し印刷して申請:52.4%
・メール、チャットツールに添付して申請:8.6%
・申請書に手書きして申請:13.3%
・その他:0.0%
・明確な稟議や申請・承認業務の進め方が決まっていない:1.0%
・わからない/答えられない:2.9%

医療施設でのワークフローシステム導入状況、半数以上が導入に向けて行動中

Q2で「ワークフローシステム」以外を回答した方に、「Q3.お勤め先の医療施設における、ワークフローシステム導入の検討状況を教えてください。」(n=82)と質問したところ、「導入手続き中」が14.7%、「製品比較中」が8.5%、「情報収集段階」が28.0%という回答となりました。

・導入手続き中:14.7%
・製品比較中:8.5%
・情報収集段階:28.0%
・導入を一切検討していない:24.4%
・わからない/答えられない:24.4%

ワークフローシステム導入の際に重視する機能、「既存の紙ベースの帳票をそのままの形で電子化できる」が37.1%で最多

Q3で「導入を一切検討していない」以外を回答した方に、「Q4.お勤め先の医療施設でワークフローシステムを導入する場合に、重視したい機能や特長を教えてください。(上位3つ選択)」(n=62)と質問したところ、「既存の紙ベースの帳票をそのままの形で電子化できる」が37.1%、「高度なセキュリティ」が29.0%、「初期コストが安い」が25.8%という回答となりました。

・既存の紙ベースの帳票をそのままの形で電子化できる:37.1%
・高度なセキュリティ:29.0%
・初期コストが安い:25.8%
・申請・承認状況を簡単に確認できる:24.2%
・他のシステムと連携して使用できる:19.4%
・クラウドサービス:19.4%
・初期設定が簡単:17.7%
・誰にでも直感的に使用できる:16.1%
・複雑な承認ルートにも対応可能:14.5%
・サポート体制がしっかりしている:11.3%
・スモールスタートが可能:6.5%
・検索・集計機能が強くデータを活用できる:4.8%
・その他:0.0%
・わからない/答えられない:9.7%

稟議を申請してから承認までに、約3割が「7日以上」かかると回答

「Q5.お勤め先の医療施設で、稟議を申請してから承認(決裁)されるまでにかかる、平均日数を教えてください。」(n=105)と質問したところ、「7日以上10日未満」が13.3%、「10日以上14日未満」が6.7%、「14日以上」が8.6%という回答となりました

・1日未満:1.8%
・1日以上3日未満:17.1%
・3日以上5日未満:24.8%
・5日以上7日未満:21.0%
・7日以上10日未満:13.3%
・10日以上14日未満:6.7%
・14日以上:8.6%
・わからない/答えられない:6.7%

同様に、申請してから承認までに、約3割が「10人以上の閲覧」が必要と回答

Q5で「3日以上」と回答した方に、「Q6.お勤め先の医療施設では、1つの稟議あたり平均何人くらいの承認(回覧)者がいますか。」(n=78)と質問したところ、「30人以上」が5.2%、「20人~30人未満」が5.1%、「15人~20人未満」が7.7%、「10人~15人未満」が11.5%、という回答となりました。

・30人以上:5.2%
・20人~30人未満:5.1%
・15人~20人未満:7.7%
・10人~15人未満:11.5%
・7~10人未満:25.6%
・3~7人未満:34.6%
・3人未満:10.3%

稟議の承認まで時間がかかる理由、「理事長が医師なので、まとまった時間が取れない」や「決裁権を持つ複数の医師が治療で席を離れている事が多い」など

Q5で「3日以上」と回答した方に、「Q7.お勤め先の医療施設で、稟議の申請から承認(決裁)までに時間がかかる理由を教えてください。(自由回答)」(n=78)と質問したところ、「理事長が医師なので、まとまった時間が取れないから」や「決裁権を持つ複数の医師が治療で席を離れている事が多いため」など75の回答を得ることができました。

<自由回答・一部抜粋>
・56歳:理事長が医師なので、まとまった時間が取れないから。
・49歳:決裁権を持つ複数の医師が治療で席を離れている事が多いため。
・27歳:関わる人それぞれの意見を集める必要があるため。
・47歳:責任者の不在や紙の紛失など。
・58歳:紙書類が支店や本部、理事を経由するのに時間が掛かる。
・38歳:承認までに目を通すべき人が多く、人材不足のため。
・34歳:病院だけでなく本部稟議まで必要だから。
・49歳:実務と兼ねているからすぐに書類に目が届かない。
・54歳:申請書承認に印鑑が必要なため。
・47歳:勤務時間が異なり伝達に時間を要する。

稟議の申請フローに関する悩み、「承認までに時間がかかる」が65.7%で最多

「Q8.お勤め先の医療施設での稟議の申請フローに関して、どのような悩みを感じたことがあるか、教えてください。(複数回答)」(n=105)と質問したところ、「承認までに時間がかかる」が65.7%、「稟議の進捗が把握しづらい」が43.8%、「承認者が不在がちで捕まらない」が37.1%という回答となりました。

・承認までに時間がかかる:65.7%
・稟議の進捗が把握しづらい:43.8%
・承認者が不在がちで捕まらない:37.1%
・過去の稟議を探すのに手間がかかる:18.1%
・稟議書の作成に時間がかかる:18.1%
・稟議提出の前に常任理事会に承認をもらう必要がある:17.1%
・稟議提出までのガイドラインが厳しく工数がかかる:15.2%
・病院ごとにガイドラインが異なるため、覚えるのが大変:10.5%
・その他:0.0%
・悩みは一切ない:1.9%
・わからない/答えられない:1.9%

他にも「紙での承認がなくなれば、時間削減につながる」や「承認ルートが複雑」などの声も

Q8で「わからない/答えられない」以外を回答した方に、「Q9.Q8で回答した以外に、稟議の申請フローに関して感じたことがある悩みや課題点があれば、自由に教えてください。(自由回答)」(n=103)と質問したところ、「紙での承認がなくなれば、時間削減につながる」や「承認ルートが複雑」など74の回答を得ることができました。

<自由回答・一部抜粋>
・54歳:クラウドサービスで解決できるが、紙での承認がなくなれば、時間削減につながる。
・56歳:承認ルートが複雑。
・39歳:形式を統一してほしい。初めてでもわかるフローにしてほしい。
・34歳:稟議書が何種類かありどの稟議を使用していいかわからないときがある。
・31歳:書き方のマニュアルがなく、よくわからない。
・43歳:いつ通ったのか報告がない。

勤務先の医療施設で導入されているシステム、最も多かったのは「電子カルテ」で約8割が回答

「Q10.お勤め先の医療施設で、既に導入されているシステム、デジタル機器を教えてください。(複数回答)」(n=105)と質問したところ、「電子カルテ」が76.2%、「レセコン(レセプトコンピューター)」が57.1%、「オーダリングシステム」が44.8%という回答となりました。

・電子カルテ:76.2%
・レセコン(レセプトコンピューター):57.1%
・オーダリングシステム:44.8%
・自動精算機:41.9%
・Web予約システム:30.5%
・ワークフローシステム:17.1%
・Web問診システム:12.4%
・その他:1.9%
・わからない/答えられない:6.7%

まとめ

さまざまな業界においてDXが求められていますが、医療施設においても例外ではありません。特に、コロナの影響により、業務増加や人手不足も加わり、医療現場をより一層逼迫させている要因となっているのではないでしょうか。本調査においても、医療従事者が事務業務に悩みを抱えていることが明らかとなっています。

今回、医療施設における事務業務の中でも、「稟議」についてフォーカスしたところ、稟議を申請してから承認までに、約3割が「7日以上」かかると回答。また、「10人以上の閲覧」が平均であることに加え、承認者が医師であることも多く、稟議書の承認をもらうにも不在のケースが多いようです。結果、「承認までに時間がかかる」(65.7%)ことが、稟議の申請フローに関する悩みの第1位となっています。

その背景には、半数以上が「Word、Excelに記入し印刷して申請」と、紙での申請フローが要因であることも考えられるとともに、「ワークフローシステム」の使用率は、約2割にとどまることが判明しました。一方で、51.2%の方が、ワークフローシステムの導入に向け既に動き出しており、「既存の紙ベースの帳票をそのままの形で電子化できる機能を重視したい」(37.1%)と考えてい るようです。

まだまだ紙での申請フローが主流な医療現場においては、使い慣れた申請書をそのままデジタル化できる切り替えのスムーズさが必要なようです。医療現場のDXは、医療従事者の業務負荷を軽減できるだけでなく、コア業務に専念する時間が確保できることで、より患者さんのケアに時間や力を割いていくための一助ともなり得るのではないでしょうか。

ワークフローを知らない人に上手に説明するための「ワークフローとは?」
ワークフロー総研編集部
この記事を書いた人 ワークフロー総研編集部

「ワークフロー総研」では、ワークフローをWork(仕事)+Flow(流れ)=「業務プロセス」と定義して、日常業務の課題や顧客の潜在ニーズの視点からワークフローの必要性、重要性を伝えていくために、取材やアンケート調査を元にオンライン上で情報を発信していきます。また、幅広い情報発信を目指すために、専門家や企業とのコラボレーションを進め、広く深くわかりやすい情報を提供してまいります。

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