これからの働き方を考える

【医療施設の事務業務に関する実態調査】稟議や申請・承認の形式、未だ6割が「紙ベース」

【医療施設の事務業務に関する実態調査】稟議や申請・承認の形式、未だ6割が「紙ベース」

7割以上が「今後システム導入による内部効率化を進めていきたい」と回答

業務手続きの電子化(ワークフローシステム)大手の株式会社エイトレッド(本社:東京都渋谷区、代表取締役社長:岡本 康広 以下、エイトレッド)は、100床以上の病院に勤めており、勤務先の事務業務に携わっている医療従事者102名に対し、医療施設の事務業務に関する実態調査を実施いたしましたので、お知らせします。

調査概要

調査概要:医療施設の事務業務に関する実態調査
調査方法:IDEATECHが提供するリサーチPR「リサピー」の企画によるインターネット調査
調査期間:2022年6月13日〜同年6月14日

有効回答:100床以上の病院に勤めており、勤務先の事務業務に携わっている医療従事者102名
※構成比は小数点以下第2位を四捨五入しているため、合計しても必ずしも100とはなりません。

調査サマリー

    ・稟議や申請・承認業務において、約6割が「紙」を使用
    ・稟議や申請業務を紙で行うことで、半数以上から「申請から承認までのスピード」や「無駄な工程の多さ」に課題の声
    60.8%が、コロナ禍におけ事務作業負担増加を実感、7割以上がシステム導入による内部効率化に意欲

\業務効率を悪くする「紙」の稟議から脱却しよう/

まだハンコで押印?今すぐ文書の電子化に取り組むべき理由

稟議や申請・承認業務において、約6割が「紙」を使用

Q1.お勤め先の医療施設では、稟議や申請・承認業務を主にどのような方法で行っていますか。」(n=102)と質問したところ、「ワード、エクセルに記入、印刷して申請」が37.3%「紙に手書きして申請」19.6%という回答となりました。

・電子決裁システム(ワークフローシステム) で申請:29.3%
・グループウェアで申請:6.9%
・メール・チャットで申請:4.9%
ワード、エクセルに記入、印刷して申請:37.3%
紙に手書きして申請:19.6%
・その他:2.0%

稟議や申請・承認業務を紙で行うことで、半数以上から「申請から承認までのスピード」、「無駄な工程の多さ」に課題の声

Q1で「ワード、エクセルに記入、印刷して申請」「紙に手書きして申請」と回答した方に、「Q2.稟議や申請・承認業務を「紙」で行う中で、課題として感じていることを教えてください。(複数回答)」(n=58)と質問したところ、「申請から承認までのスピードが遅い」が55.2%「無駄な工程が多い」が50.0%という回答となりました。

・申請から承認までのスピードが遅い:55.2%
・無駄な工程が多い:50.0%
・申請に手間がかかる:46.6%
・紛失する可能性がある:36.2%
・書類の管理や送付にコストがかかっている:27.6%
・承認漏れが生じている:17.2%
・その他:3.4%
・課題は一切ない:3.4%
・わからない/答えられない:10.3%

他にも紙での申請は、「記入漏れが発生しやすい」や「進捗がわからない」などの声も

Q2で「課題は一切ない」「わからない/答えられない」以外を回答した方に、「Q3.Q2で回答した以外に、稟議や申請・承認業務を「紙」で行う中で、課題として感じていることがあれば、自由に教えてください。(自由回答)」(n=50)と質問したところ、「記入漏れが発生しやすい」「進捗がわからない」など36の回答を得ることができました。

<自由回答・一部抜粋>
・39歳:記入漏れが発生しやすいこと。
・49歳:進捗がわからない。
・59歳:履歴の管理が手作業で煩雑。入れ違うこともある。検索が出来ない。
・39歳:承認印をする文化感が重要視されているため、デジタル化が全面的に進まない。
・35歳:紙での申請なので履歴がわからない。
・31歳:紙の資料は見やすいが保管がとても煩雑。スペースも取る。

約半数が、勤め先の事務業務デジタル化のスピードに不満

Q4.あなたは、お勤め先の医療施設の事務業務デジタル化(紙や手作業で行っている業務をシステム化して効率化すること)のスピードに満足していますか。」(n=102)と質問したところ、 「あまり満足していない」が23.5%「まったく満足していない」が21.6%という回答となりました。

・とても満足している:11.8%
・満足している:29.4%
あまり満足していない:23.5%
まったく満足していない:21.6%
・どちらともいえない:13.7%

デジタル化の必要性を感じている事務業務、「稟議決裁」と「休暇申請」がそれぞれ4割以上

Q5.お勤め先の医療施設において、特にデジタル化の必要性を感じている事務業務を教えてください。(複数回答)」(n=102)と質問したところ、「稟議決裁」が41.2%「休暇申請」が40.2%という回答となりました。

稟議決裁:41.2%
休暇申請:40.2%
・出退勤管理:35.3%
・手順書:28.4%
・出張精算書:28.4%
・各種報告書:28.4%
・医療機器の購入・管理:25.5%
・保険関係事務:21.6%
・診療報酬請求業務:19.6%
・当直日誌:17.6%
・その他:0.0%
・わからない/特にない:17.6%

60.8%が、コロナ禍における事務作業の負担増加を実感

Q6.お勤め先の医療施設では、コロナ禍における医療ひっ迫で、事務作業の負担が増加しましたか。」(n=102)と質問したところ、「かなり増加した」が30.4%「やや増加した」が30.4%という回答となりました。

かなり増加した:30.4%
やや増加した:30.4%
・あまり増加していない:24.5%
・全く増加していない:4.9%
・わからない/答えられない:9.8%

コロナ禍に増加した事務作業、「感染者に関連する書類作成」や「コロナ禍で職員の感染、家族の感染などでの人員不足で一人の業務負担」

Q6で「かなり増加した」「やや増加した」と回答した方に、「Q7.コロナ禍における医療ひっ迫で、どのような事務作業の負担が増加したか、自由に教えてください(自由回答)」(n=62)と質問したところ、「感染者に関連する書類作成」「コロナ禍で職員の感染、家族の感染などでの人員不足で一人の業務負担」など49の回答を得ることができました。

<自由回答・一部抜粋>
・65歳:コロナ禍で職員の感染、家族の感染などでの人員不足で一人の業務負担。
・32歳:市や保健所などとの連絡や医療費申請など。
・45歳:感染者に関連する書類作成に時間が取られる。
・49歳:行政への報告が増えた。行政からの通知が増え、伝達業務が増えた。
・60歳:各種補助金の申請事務。

7割以上がシステム導入による内部効率化に意欲

Q8.あなたは今後お勤め先において、システム導入による内部効率化をより一層進めていきたいと思いますか。」(n=102)と質問したところ、「非常にそう思う」が30.3%「ややそう思う」が40.2%という回答となりました。

・非常にそう思う:30.3%
・ややそう思う:40.2%
・あまりそう思わない:6.9%
・全くそう思わない:3.9%
・どちらともいえない:6.9%
・わからない/答えられない:11.8%

システム導入による内部効率化を進めたい理由、半数以上が「前々からシステムを導入してほしかった」や「働きやすくなると思うから」と回答

Q8で「非常にそう思う」「ややそう思う」と回答した方に、「Q9.今後システム導入による内部効率化をより一層進めていきたいと思う理由を教えてください。(複数回答)」(n=72)と質問したところ、「前々からシステムを導入したい/してほしいと感じていたから」が56.9%「内部効率化が実現できれば、働きやすくなると思うから」が50.0%という回答となりました。

前々からシステムを導入したい/してほしいと感じていたから:56.9%</br> ・内部効率化が実現できれば、働きやすくなると思うから:50.0%
・社会的にデジタル化の重要性が叫ばれているから:40.3%
・コロナ禍での忙しさに一区切りついたから:23.6%
・現状デジタル化が全く進められていないから:11.1%
・その他:1.4%
・わからない/答えられない:1.4%

他にも「人手不足を補える」や「本来の業務により重点をおきたい」などの声も

Q9で「わからない/答えられない」以外を回答した方に、「Q10.Q9で回答した以外に、今後システム導入による内部効率化をより一層進めていきたいと思う理由があれば、自由に教えてください。(自由回答)」(n=71)と質問したところ、「人手不足を補える」「本来の業務により重点をおきたい」など47の回答を得ることができました。

<自由回答・一部抜粋>
・40歳:人手不足を補える。
・47歳:本来の業務により重点をおきたい。
・35歳:残業が減らせるから。
・59歳:全員が一度にアクセス出来る。情報が瞬時に共有化できる。
・63歳:無駄な時間を無くしたい。
・27歳:手書き業務を全て無くした方が手間がなくなると思ったから。

まとめ

コロナ禍当初には医療従事者への業務負荷が増加したことで、残業時間や休みがないといった医療従事者における働き方の課題について注目が集まりました。本調査でも、6割を超える医療従事者が、感染者に関する書類や申請書作成などの事務業務負担増加を実感していたことが明らかになりました。

厚生労働省のデータ[※]によると、近年では医療業界全体で業務効率化が急ピッチで進められ、電子カルテの普及率は総合病院を中心に上昇しています。その一方で今回の調査によって、依然として6割近くの医療施設では、稟議や申請・承認業務のような医療現場の重要な業務において「紙」が使用されている現状が明らかになりました。外出時のマスク着用の基準緩和が提唱され始めるなど、コロナの状況に少し落ち着きが見られてきた今だからこそ、次なる業務効率化の一手として、事務業務のシステム化に取り組むべきではないでしょうか。

病院での事務作業効率化を推し進めることは、医療従事者が本来の業務に専念できることに繋がります。コロナのような次なる有事に備えるためにも、医療現場におけるDX加速が日本の未来を支える次なるカギとなりそうです。

※電子カルテシステム等の普及状況の推移, 厚生労働省:https://www.mhlw.go.jp/content/10800000/000938782.pdf

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ワークフロー総研編集部
この記事を書いた人 ワークフロー総研編集部

「ワークフロー総研」では、ワークフローをWork(仕事)+Flow(流れ)=「業務プロセス」と定義して、日常業務の課題や顧客の潜在ニーズの視点からワークフローの必要性、重要性を伝えていくために、取材やアンケート調査を元にオンライン上で情報を発信していきます。また、幅広い情報発信を目指すために、専門家や企業とのコラボレーションを進め、広く深くわかりやすい情報を提供してまいります。

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