現在利用するワークフローシステムに課題感じる52.6%、最も多い課題は「操作性・使い勝手の悪さ」47.1%

　ワークフロー総研では、東京にあるワークフローシステム導入企業で働く総務・人事・経営企画・経営管理・IT事業部97名を対象に「ワークフローシステムの利用者実態把握」に関するアンケート調査を実施いたしました

　本記事では、調査結果を公開するとともに、浮き彫りになった既存ワークフローシステムの課題や実態をお伝えします。

調査結果サマリー

• 現在利用しているワークフローシステムに課題を感じている人は52.6%
• 最も多かったワークフローシステムの課題点は「操作性が悪く使い勝手が良くない」で47.1％
• ワークフローシステム導入後、有効活用が出来ていないと感じる人23.7%
• 5割以上がワークフローシステムのカスタマイズや変更に関して課題に感じている
• ワークフローシステム選びで最も重要視する点は「UI・UXのわかりやすさ」で45.4%

調査概要

調査期間：2020年6月16日〜6月23日
調査方法：インターネット調査
調査目的：ワークフローシステムの利用者実態把握
有効回答：東京にある従業員数が500名以上のテレワーク導入企業に勤める総務・人事・経営企画・経営管理・IT事業部97名

現在利用しているワークフローシステムに課題を感じている人は52.6%

　「Q1：あなたの会社では現在、ワークフローシステムを利用する中で感じている課題はありますか。」（n=97)　と質問したところ、「かなりある」が16.5%、「少しある」が36.1%であることがわかりました。

• かなりある：16.5%
• 少しある：36.1%
• あまりない：29.9%
• 全くない：5.2%
• 分からない/利用していない：12.4%

最も多かったワークフローシステムの課題点は「操作性が悪く使い勝手が良くない」で47.1％

　Q1で「かなりある」「少しある」と回答した方に、「Q2. お持ちの課題について具体的に教えてください。」（n=51）と質問したところ、「操作性が悪く使い勝手が良くない」が47.1%、「機能が不足している」が45.1%であることがわかりました。

• 操作性が悪く使い勝手が良くない：47.1%
• 機能が不足している：45.1%
• 組織変更や業務変更の際の対応に時間と手間がかかる：43.1%
• 修正をかけるたびにコストと時間がかかる：39.2%
• 対象業務ごとに別々のシステムがある：25.5%
• 改修や変更に時間がかかる：21.6%
• 日中に業務を止めることができないので夜間メンテナンスが大変：13.7%
• 自社のシステム部に負担がかかっている：11.8%
• わからない：2.0%
• その他：5.9%

ワークフローシステム導入後、有効活用が出来ていないと感じる人22.7%

　「Q3. あなたの会社ではワークフローシステムの導入後、システムの有効活用ができていると感じるますか。」（n=97）と質問したところ、「全く感じない」が5.2%、「あまり感じない」が17.5%であることがわかりました。

• 全く感じない：5.2%
• あまり感じない：17.5%
• 少し感じる：41.2%
• かなり感じる：24.7%
• 分からない：11.4%

理由としては「システムが複雑で機能を使いこなせていない」「ワークフローシステムの使い方を知らない社員が多い」など

　Q3で「全く感じない」「あまり感じない」と回答した方に、「Q4. その理由を教えてください。」（n=20)と質問したところ、「システムが複雑で機能を使いこなせていない」「ワークフローシステムの使い方を知らない社員が多い」という回答があがりました。

＜自由回答・一部抜粋＞

• 53歳：性能が低すぎてピーク時に使えない
• 38歳：システムが複雑で機能を使いこなせていない
• 48歳：ワークフローシステムの使い方を知らない社員が多い
• 57歳：手間がかかるのと、使い勝手が悪い
• 33歳：トラブルが多い
• 55歳：適用できている業務が限られている
• 36歳：社内に様々なシステムが乱立しており連携していないため、同じ内容を別々のシステムに入力したり無駄工数が発生する。

5割以上がワークフローシステムのカスタマイズや変更に関して課題に感じている

　「Q5. あなたの会社では、ワークフローシステムのカスタマイズや変更に関して課題に感じている点はありますか。」（n=97）と質問したところ、「かなりある」が15.5%、「少しある」36.1%であることがわかりました。

• かなりある：15.5%
• 少しある：36.1%
• あまりない：22.7%
• 全くない：2.1%
• わからない：23.6%

利用しているワークフローシステムの課題点、「システムの小規模なカスタマイズや修正ができない」や「組織変更の多い会社なので、そのたびに対応に時間がとられる」の声

　Q5で「かなりある」「少しある」と回答した方に「Q6 . その課題について具体的に教えてください。」（n=42）と質問したところ、「システムの小規模なカスタマイズや修正ができない」、「組織変更の多い会社なので、そのたびに対応に時間がとられる」という回答があがりました。

＜自由回答・一部抜粋＞

• 51歳：使い勝手が効率的でない。
• 52歳：異動や複数の部署を掛け持ちしている方の複数設定が煩雑。
• 37歳：システムの小規模なカスタマイズや修正ができない。使い方がわかりにくい。
• 36歳：コスト面。
• 48歳：システム会社による改修時間がかかる。費用が高い。その割に正しく改修されない。
• 59歳：組織変更の多い会社なので、そのたびに対応に時間が取られる。
• 48歳：システムの小規模なカスタマイズや修正ができない。使い方がわかりにくい。

ワークフローシステム選びで最も重要視する点は「UI・UXのわかりやすさ」で45.4%

　「Q7. あなたの勤める会社で、ワークフローシステムを他のものに変更するとしたら、どのような点を重視しますか。」（n=97）と質問したところ、「UI・UXのわかりやすさ」が45.4%、「コストパフォーマンスが良い」が43.3%であることがわかりました。

• UI・UXのわかりやすさ：45.4%
• コストパフォーマンスが良い：43.3%
• 自社でメンテナンスできること：36.1%
• サポート体制と品質・レスポンスの良さ：36.1%
• 開発の柔軟性：29.9%
• 充実した機能：29.9%
• 長く、広範囲に利用可能かどうか：20.6%
• 導入実績の多さ：15.5%
• 各部門で分業化できること：13.4%
• 特にない/わからない：13.4%
• その他：0%

まとめ

　今回の調査では、ワークフローシステムの利用者実態に関する調査を行いました。利用者の約5割以上が現在利用しているワークフローシステムに対して課題を感じていることが明らかになりました。主な課題点としては「操作性が悪く使い勝手が良くない」と回答した方が47.1%、「機能が不足している」と回答した方が45.1%と、使いやすさと機能面の課題がが浮き彫りになりました。また、ワークフローシステムのカスタマイズや変更に関して課題に感じている人も半数以上にのぼり、具体的には「システムの小規模なカスタマイズや修正ができない」や「組織変更の多い会社なので、そのたびに対応に時間がとられる」などの課題点があげられました。

　テレワーク化が進み、今働き方自体が見直されています。その大きなテーマの一つが「ジョブ型雇用」です。ジョブ型雇用の導入が進むにつれ、組織変革が起き、人材の流動性は高まるはずです。このような時代背景の中、組織の変化に柔軟に対応できるシステムであること、また、多くの社員が利用するシステムだからこそUIの使いやすさはますます重要になっていくでしょう。