非効率な業務は、数多くの企業が悩まされている問題です。業務効率を改善しなければ、生産性の向上も見込めません。それどころか、社内の士気の低下にも関わってきます。

これらの「時間や場所に関する問題」を、ワークフローシステムが解決します。

文書を電子化することにより、これまで紙文書によって発生していた社内の持ち運びや社内便、郵送の送付作業などの物理的な移動が不要になります。ワークフローシステムがあれば、決裁完了までの流れがよりスムーズに進みます。

文書だけではなく、申請を含む業務手続きも電子化できるため、場所を問わずどこからでも申請が可能です。オフィスに戻る必要がないので、外出の多い営業職やオフィス外で業務をしている従業員が適切なタイミングで申請を行えるようになります。承認者・決裁者はスマホやタブレットからでも簡単に承認・決裁が行えて、決裁完了通知や次フローへ流れるため、意思決定から実行までのスピードが格段に上がります。

処理が完了した文書は、データとして自動的に保管されます。書類の破棄も種別で設定できるため、これまで紙文書で保管していたような書庫の準備や定期的な処分といった業務から解放されます。また、集計や特定条件での検索性にも優れているため、必要な時に必要な情報だけを見付けることが可能になります。

ワークフローシステムの導入により、申請内容が今どこまで進んでいるのか、処理までにどれくらいの時間が掛かったのかが一目で分かります。そのため、業務効率化を検討する際に「どこがボトルネックになっているのか？」を把握しやすくなり、効果的な業務改善が行えます。