業務手続きの電子化（ワークフローシステム）大手の株式会社エイトレッド（本社：東京都渋谷区、代表取締役社長：岡本 康広　以下、エイトレッド）が提供するワークフローシステム「X-point（エクスポイント）」をご利用いただいている、公益財団法人岡山県環境保全事業団（本社：岡山県岡山市、理事長：坂井 俊英　以下、岡山県環境保全事業団）の導入事例を公開いたしました。

「X-point」導入事例｜公益財団法人岡山県環境保全事業団様

廃棄物処理を中心とした環境関連事業を展開している岡山県環境保全事業団は、「ムダ・ムラ・ムリ」の多かった申請業務の改革を目指す中で、以下の課題を抱えていました。

• 承認経路の曖昧さが内部統制上の課題に
• 承認時の押印が申請業務の生産性低下を招く
• アナログな申請業務が経営資源ロスに

これらの課題を解決するため、ワークフローシステムX-pointをご導入いただきました。

組織内のニーズや反応を取り入れながら、柔軟にシステムを構築するにあたって、X-pointのフォーム作成や承認ルート設定の自由度の高さをご評価いただきました。

導入から5年が経過した現在、岡山県環境保全事業団では25種類の申請フォームが利用されており、年間の申請数は5,000～6,000件程になりました。1件の承認にかかる時間も大幅に短縮されており、これまで10～15日を要していた遠隔拠点の申請は、現在、速いものは即日、平均でも3～5日程度で承認を受けており、1/3に短縮されています。そして、従来、統一されていなかった承認ルートや申請書の書式が標準化され、曖昧だった決裁者や承認ルートがシステム上で厳密に管理されたことで、内部統制が強化され、より適正な組織運営が可能になりました。申請書の電子化により、承認後の保管作業も不要になり、書類紛失などのリスクも低減されています。
さらに、ペーパーレス化の推進により用紙の無駄遣いが削減されたほか、各拠点から自動車で申請書を運搬する必要もなくなったため、省エネルギーを推進。脱炭素経営に取り組み、SDGsの啓発活動に注力する岡山県環境保全事業団にとって意義ある効果をもたらしています。
また、X-pointからX-point Cloudへの移行も検討しており、現在使用されているグループウェアと合わせてクラウド化し、サーバーコストや運用コストの削減を目指されています。

「X-point」は、社内のあらゆる場面における書類などの申請手続きを電子化し、迅速な意思決定、業務効率化を実現するワークフローシステムです。これまで自社で利用してきた書式に合わせてフォームも用意できるため、手書きの申請書と同じ感覚で使用できる使いやすさと、モバイルオプションの導入により、スマートフォンからも利用できるため、外出先でもワンクリックで決裁も完了。忙しい承認者の仕事効率に貢献します。

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※2022年3月31日をもって新規販売を終了。サポートは2027年3月31日まで。

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岡山県環境保全事業団

1974年に設立された岡山県環境保全事業団は、産業廃棄物処理処分、環境調査分析、環境学習普及啓発等を展開する公益財団法人。岡山県内に5カ所の拠点を展開し、「わたしたちは環境関連事業を通して社会の持続的発展に貢献します」を経営理念に掲げ、行政施策との協調のもと、環境関連の各種事業を幅広く実施し、近年ではSDGsの実現に向け、脱炭素経営のほか中小事業者向けの経営支援、地域社会向けのイベントにも注力している。

名称：公益財団法人岡山県環境保全事業団
所在地：岡山県岡山市南区内尾665-1
代表者：理事長　坂井 俊英
設立：1974年
事業内容：廃棄物処理処分、環境調査・分析、環境学習センター「アスエコ」の運営、環境に関する意識啓発活動など
URL：https://www.kankyo.or.jp/