業務手続きの電子化（ワークフローシステム）大手の株式会社エイトレッド（本社：東京都渋谷区、代表取締役社長：岡本 康広　以下、エイトレッド）が運営する「ワークフロー総研」は、BtoB向けIT製品 ・SaaSのレビュープラットフォーム「ITreview（ITレビュー）」（運営：アイティクラウド株式会社、本社：東京都港区、代表取締役社長 兼 CEO：黒野 源太）初の会員向けリサーチとして「ワークフローシステムの導入」に関する調査を実施しましたのでお知らせいたします。

この度、エイトレッドが運営する「ワークフロー総研」は、国内最大級のBtoB向けIT製品 ・SaaSのレビュープラットフォーム「ITreview」で初の試みとなる会員向けリサーチを実施いたしました。
「ITreview」には現在4,800製品、62,000レビューが掲載されており、日ごろからIT製品に近しく、関心度合いの高い会員層を有しています。今回は「ワークフローシステムの導入」に関する調査を「ITreview」会員に対して実施することで、通常のマーケティングリサーチでは得ることが難しい、IT領域に感度の高い回答やデータの取得を目指しました。

今回得ることができた回答者属性として、役職は課長クラス以上が全体の42％を占め、意思決定に関与する担当者の声が十分に集まる結果となりました。職種は「ITreview」会員ということもあり、普段からIT製品の情報収集に関わる「情報システム関連」の割合が多くなりましたが、それ以外の職種については平均的に回答を集めることができました。
また、今回の調査において「ワークフローシステム」がどのようなものか認知している割合が76.2％、勤め先で実際に使用している割合が67.7％と、業界知見の高いユーザーの声を集めることができ、その他自由回答欄を設けている設問に対しても、10～30の具体的な回答が記入されるなど、アンケート回答への意識の高さも伺えました。

• ワークフローシステムの導入メリットを「とても強く感じている」割合が54%（Q3）いる一方で、「活用しきれている」割合は25%（Q5）となっており、メリットを感じている企業でも、まだ活用余地が残っていると感じている企業が多い
• 活用しきれていないとする理由としては、導入後も一部に紙が残ったり、部署間での意識の違いなどで、全社に統一しきれていない部分がネックになっていることが多い（Q6）
• ワークフローシステムを専用システムで運用している割合は42.9％、他システムのオプションとして利用しているケースとしては、グループウェア付属や経費精算システム付属が挙げられた（Q7）
• また、専用システムで運用している中で、その他のシステムと連携して利用している割合は44.8％（Q8）となっており、「グループウェア」「経費精算システム」「会計システム」との連携需要が高い（Q9）
• 別システムのオプションワークフローシステムを利用している場合、55.1%が何らかの不足を感じており（Q10）、その内訳は機能不足/UIの低さなどが中心（Q11）

• 未導入企業での稟議など申請承認業務の方法は約半数が「Word、Excelに記入して印刷」（Q12）
• 未導入企業のうち、63.9%が稟議などになんらかの課題感を感じており（Q13）、さらに52.0%はワークフローシステム導入の必要性を感じている（Q16）
• ワークフローシステム導入を必要と思う主な理由は「稟議・申請の正常なデータ化および蓄積」「承認スピード向上」「ペーパーレス化の推進」（Q17）
• 一方で、導入の必要性を感じながらも、実際の導入に対してネックになっているのは「人材不足」「費用対効果」を答える声が多い（Q18）

調査概要：「ワークフローツールの導入」に関するアンケート
調査方法：インターネット調査
調査期間：2021年12月3日～同年12月16日
有効回答：ITreview会員936名

「Q1.あなたはワークフローシステムがどのようなものか知っていましたか。」と質問したところ、「どのようなことができるシステムか知っていた」が76.2%、「聞いたことはあるが詳しくは知らなかった」が16.3%という回答となりました。

・どのようなことができるシステムか知っていた：76.2%
・聞いたことはあるが詳しくは知らなかった：16.3%
・はじめて聞いた、知らなかった：7.5%

「Q2.あなたのお勤め先では、ワークフローシステムを使用していますか。」と質問したところ、「はい」が67.7%、「いいえ」が28.3%という回答となりました。

・はい：67.7%
・いいえ：28.3%
・わからない：4.0%

「Q3.ワークフローシステムを使う前に比べて、ワークフローシステムを使用することで業務にメリットを感じますか。」と質問したところ、「とても感じている」が54.1%、「やや感じている」が31.6%という回答となりました。

・とても感じている：54.1%
・やや感じている：31.6%
・どちらともいえない：6.2%
・あまり感じていない：1.7%
・まったく感じていない：0.2%
・ワークフローシステムを使う前を知らない：6.2%

「Q4.どのようなメリットがあるか教えてください。※複数選択可」と質問したところ、「稟議や申請がスムーズになった（承認スピードの向上）」が426票、「ペーパーレス化、脱ハンコが進んだと感じた」が376票という回答となりました。

・稟議や申請がスムーズになった（承認スピードの向上）：426票
・ペーパーレス化、脱ハンコが進んだと感じた：376票
・稟議や申請がきちんと記録され、参照しやすくなった：345票
・リモートワーク（テレワーク）に対応できるようになった：342票
・データが蓄積され、活用しやすくなった：251票
・書類の所在確認や、上司の機嫌を伺うような心的ストレスが減った：147票
・その他：15票
　－引き継ぎがしやすくなった
　－自動的に進むので次に何をすれば良いのか気にする必要が無くなった
　－集計・管理がしやすい
　－稟議書と見積・関連資料を印刷、ホチキス止めして回覧していた手間が一気に解消された
　－どこに何の申請をしたらよいか、見る場所が一つになったことで便利になった
　－他部署に業務改善を提案するための良い材料になった
　－不正防止に役立った

「Q5.あなたのお勤め先では、ワークフローシステムを会社として活用しきれていると思いますか。」と質問したところ、「活用しきれていると思う」が24.6%、「やや活用できていると思う」が52.5%という回答となりました。

・活用しきれていると思う：24.6%
・やや活用できていると思う：52.5%
・どちらともいえない：12.9%
・あまり活用できていないと思う：9.3%
・まったく活用できていないと思う：0.7%

「Q6.なぜ活用できていないと思うのか理由を教えてください。※複数選択可」と質問したところ、「紙の申請書もまだ社内に存在しているから」が44票、「ワークフローを使用して承認・決裁をするという文化が社内に浸透していないから」が23票という回答となりました。

・紙の申請書もまだ社内に存在しているから：44票
・ワークフローを使用して承認・決裁をするという文化が社内に浸透していないから：23票
・一部の部署でしか使用されていないから：14票
・その他（具体的に）：23票
　－申請制度が整備されていない
　－システムに合わせて社内フローを変えることができないため、微妙な食い違いがたくさん残っているから
　－運用部門がシステム外の場合、適切に運用できない状況で労力が増えた
　－システムにファイルを添付する必要がある、捺印が必要なものがある
　－ごく一部の文書にしか使用できていないから

「Q7.あなたのお勤め先で使用しているワークフローシステムは、ワークフロー専用システムですか。それとも別システムのオプションワークフローシステムですか。」と質問したところ、「ワークフロー専用システム」が42.9%、「グループウェア付属のオプションワークフローシステム」が30.8%という回答となりました。

・ワークフロー専用システム：42.9%
・グループウェア付属のオプションワークフローシステム：30.8%
・経費精算システム付属のオプションワークフローシステム：9.9%
・その他システム付属のオプションワークフローシステム：8.8%
・わからない：7.6%

「Q8.ワークフロー専用システムとその他のシステムを連携して使用していますか。」と質問したところ、「はい」が44.8%、「いいえ」が39.9%という回答となりました。

・はい：44.8%
・いいえ：39.9%
・わからない：15.3%

「Q9.ワークフロー専用システムと連携しているシステムを教えてください。※複数選択可」と質問したところ、「グループウェア」が54票、「経費精算システム」が48票という回答となりました。

・グループウェア：54票
・経費精算システム：48票
・会計システム：39票
・契約管理システム：33票
・人事システム：32票
・請求管理システム：23票
・文書管理システム：22票
・チャットツール：19票
・その他システム：12票
　－基幹システム
　－セキュアブラウザ
　－給与システム
　－ファイルサーバ、メール
　－生産管理システム
　－発注システム
　－顧客管理システム
　－自社イントラ
　－社内で作成したプログラム

「Q10.別システムのオプションワークフローシステムをご使用されていて何か不足や課題を感じることはありますか。」と質問したところ、「不足や課題を感じることがある」が55.1%、「とくに不足や課題を感じることはない」が44.9%という回答となりました。

・不足や課題を感じることがある：55.1%
・とくに不足や課題を感じることはない：44.9%

「Q11.どのような課題を感じているか教えてください。※複数選択可」と質問したところ、「操作性が悪く使い勝手が良くない」が98票、「複雑な申請ルートの設定などに対応できない」が90票という回答となりました。

・操作性が悪く使い勝手が良くない：98票
・複雑な申請ルートの設定などに対応できない：90票
・機能が不足している：88票
・汎用性が低い（稟議書などで使えない）：45票
・その他：35票
　－IEベースでサポート終了、環境不適合が出始めている
　－保存、検索が弱い。仕様変更が頻繁。
　－ルートというよりは、申請内容が多いまたは複雑なものはフォーム作成が手間になる。
　－検索が遅い、閲覧の権限管理ができない
　－運用ルールが改定されるとシステムに反映されず、手動で明記・設定が必要になり、ノウハウや手順書が必要になる
　－スマートデバイスに対応させるためには、ほぼ作り直す必要がある
　－データの保管期間に制限がある

「Q12.あなたのお勤め先では、稟議や申請・承認（決裁）業務を主にどのような方法で行なっていますか。」と質問したところ、「Word、Excelに記入、印刷して申請」が51.5%、「メール、チャットツールで申請」が13.4%という回答となりました。

・Word、Excelに記入、印刷して申請：51.5%
・メール、チャットツールで申請：13.4%
・申請書に手書きして申請：10.0%
・その他の方法で申請：11.7%
・明確な稟議や申請・承認（決裁）業務の進め方が決まっていない：13.4%

「Q13.あなたのお勤め先で、稟議などの申請・承認業務における課題があると感じますか。」と質問したところ、「とても感じている」が27.1%、「やや感じている」が36.8%という回答となりました。

・とても感じている：27.1%
・やや感じている：36.8%
・どちらとも思わない：17.7%
・あまり感じていない：13.4%
・まったく感じていない：5.0%

「Q14.どのような課題を感じているか教えてください。※複数選択可」と質問したところ、「承認までのスピードが遅い」が121票、「どこで承認がストップしているのかわからない」が109票という回答となりました。

・承認までのスピードが遅い：121票
・どこで承認がストップしているのかわからない：109票
・書面に誤りがあった場合、改めて修正した紙を出力し、最初からやり直しになる：81票
・過去の稟議や申請書を探すのに手間がかかる：69票
・プリントアウト作業が複雑：66票
・過去の稟議や申請書を保管するのに場所がとられる：58票
・上司に提出する際など、コミュニケーションに気を遣う：57票
・紛失する可能性がある：55票
・ハンコ出社が必要になるなどテレワーク導入への障壁となっている：49票
・その他（具体的に）：16票
　－世代によってコンピュータを使うことへの抵抗があり、導入の壁となっている
　－人事で役職が増えるたびにエクセルテンプレートが変更になる
　－保管にコストがかかる（添付資料含めてのPDF化）
　－提出しても忘れられてしまう。メールや紙で提出しても口で言う必要がある
　－誰に稟議を通すのかわからないときがある
　－手続きがいろいろあって面倒

「Q15.あなたは、ワークフローシステムの導入に関与できる立場にいますか。」と質問したところ、「導入する場合は意思決定者となる」が22.0%、「導入する場合は意思決定者に対してアドバイスをする立場にある」が32.8%、「導入を意思決定する担当部署に所属している」が8.4%という回答となりました。

・導入する場合は意思決定者となる：22.0%
・導入する場合は意思決定者に対してアドバイスをする立場にある：32.8%
・導入を意思決定する担当部署に所属している：8.4%
・導入の意思決定には関与できない：32.1%
・わからない：4.7%

「Q16.あなたのお勤め先にワークフローシステムの導入は必要だと思いますか。」と質問したところ、「必要だと思う」が52.0%、「必要だと思わない」が15.9%という回答となりました。

・必要だと思う：52.0%
・必要だと思わない：15.9%
・わからない：32.1%

「Q17.ワークフローシステムの導入が必要だと思う理由を教えてください。※複数選択可」と質問したところ、「稟議や申請がきちんとデータ化され、蓄積されるから」が120票、「稟議や決裁がよりスムーズになるから（承認スピード向上）」が118票という回答となりました。

・稟議や申請がきちんとデータ化され、蓄積されるから：120票
・稟議や決裁がよりスムーズになるから（承認スピード向上）：118票
・ペーパーレス化を推進したいから：96票
・書類提出、押印のために出社しなければいけない状態だから（脱ハンコ）：60票
・テレワークを推進したいから：44票
・その他（具体的に）：9票
　－DXを進め、人手不足による業務負荷を改善するために必要
　－ワークフローシステムは業務の組織化・効率化において非常に重要な仕組みであると認識しているため
　－稟議書作成の手順書替わりにもなる
　－内製のシステムを辞めたいから
　－複数の承認者を経由し正しい判断ができるから

「Q18.ワークフローシステム導入にあたり懸念点があれば教えてください。※複数選択可」と質問したところ、「運用・管理する人材が不足している」が80票、「割ける予算がない」が65票という回答となりました。

・運用・管理する人材が不足している：80票
・割ける予算がない：65票
・上層部の理解が得られるか不安：58票
・利用者から紙の電子化に反発が出ないか不安：41票
・特に懸念点はない：23票
・その他（具体的に）：9票
　－上層部ではなく、まず同僚の理解が得られるかどうか不安。ワークフローを導入することで得られる利点をどう伝えればいいかわからない
　－紙でしか存在しない大量の書類の扱い
　－親会社のシステムなので言語が英語。不慣れな従業員がいる
　－すでに扱っている職場独自の一部の管理システムとの共存もしくは移行
　－現在のワークフローが複雑すぎて整理ができていない

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＜アイティクラウド株式会社について＞
IT製品のレビューメディア事業展開を目的とし、2018年4月に設立しました。「IT選びに、革新と確信を」をミッションにかかげ、企業がテクノロジーを活用する上で必要となる“信頼できる声”や“確かな情報”の集まる場である「ITreview」を同年10月に開設。リアルユーザーの製品レビューを収集・掲載することで、IT選定の透明性を高め、迅速で自信に溢れた意思決定のできる世界の実現を目指しています。

会社名　　：アイティクラウド株式会社
設立　　　：2018年4月
代表取締役：代表取締役社長 兼 CEO　黒野 源太
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＜ワークフロー総研について＞
ワークフロー総研では、ワークフローを課題解決手段のシステム（パッケージソフトやクラウドサービス）ではなく、Work（仕事）＋Flow（流れ）＝「業務プロセス」と定義して、日常業務の課題や顧客の潜在ニーズの視点からワークフローの必要性、重要性を伝えていくために、取材やアンケート調査を元にオンライン上で情報を発信していきます。そして、ワークフローの認知を向上させ、業務課題とワークフローを紐付け、より多くの企業・官公庁・教育機関などの意思決定の迅速化や業務改革、生産性向上の一助になれるように活動していきます。
ワークフロー総研サイト：https://www.atled.jp/wfl/