弊社が提供するワークフロークラウド「X-point Cloud（エクスポイントクラウド）」をご利用いただいている、学校法人藤田学院（本社：鳥取県倉吉市、理事長：山田 修平　以下、藤田学院）の活用事例を公開いたしました。

「X-point Cloud」導入事例｜藤田学院様

鳥取県で3つの教育機関を管理・運営する藤田学院は、組織内に根付いた紙文化を脱却し、全学的な業務効率化を推進する上で以下の課題を抱えていました。

• 細かく整理されていない書式や申請書の回付ルートおよび根強い紙文化
• 手計算する必要のある業務や二度手間となる申請フローなど数多くの非効率の存在
• 教職員のペーパーレス化への抵抗感

これらの課題を解決するため、ワークフロークラウドX-point Cloudをご導入いただきました。

選定の決め手は「従来の紙帳票と同じ体裁の入力フォームが作成できる点」となりました。
当時の藤田学院では、ペーパーレス化に抵抗感を示す教職員も少なくなかったため、教職員にいかにシステムの利用を促し、定着させるのかが課題でしたが、X-point Cloudは紙の書式をそのまま画面上で再現でき、ユーザーフレンドリーなフォーム作成が可能なことから、導入における心理的な障壁を取り除く効果に期待を寄せていただきました。

経営層に学内におけるペーパーレス化の必要性を直接プレゼンし、X-point Cloudをトップダウンで導入する方針となった藤田学院は、まず全教職員が利用する人事労務系の申請書の電子化に着手。操作マニュアルの作成や操作説明会の実施など教職員へのきめ細かなフォローも欠かさなかったことで、当初は戸惑いを感じていた教職員の抵抗感も薄れ、ペーパーレス化とシステムの定着はスムーズに進み、導入から7年経った現在では約500種類の帳票の電子化を実現しました。
また、X-point Cloudの運用を続ける中でペーパーレス化への意識も学内で醸成され、しばらくすると教職員側からもペーパーレス化を望む声が上がるようになり、教職員自ら業務上の課題を捉え、改善していくという文化も根付き始めました。
主な運用担当を務められたのは情シス部門ではない総務や経理を担当される2名でしたが、トップダウンによる導入と、教職員を巻き込んだ業務改善が功を奏し、ごく少数の運用体制でもペーパーレス化を推進し、今日に至るまで学内での多種多様な業務効率化を実現されています。

「X-point Cloud」は、紙の書類イメージそのままに直感的な入力フォームで安心・お手軽に始められるワークフロークラウドです。ワークフロー運用に必要なきめ細やかな機能を実装しており、ストレスなくペーパーレス化、データベース化を同時に実現。あらゆる申請業務を電子化することで、迅速な意思決定、業務効率化に繋げます。様々な業種・企業で導入されており、組織の特徴やそのニーズに合わせて利用が可能です。

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藤田学院

鳥取県において、鳥取看護大学、鳥取短期大学、認定こども園鳥取短期大学附属こども園の3つの教育機関を管理・運営。1971年の設立以来、「地域に貢献する人材の育成」を理念に、看護、教育、保育、観光、IT、食品、建築、デザインなど、幅広い業界に人材を多数輩出してきました。2021年には創立50周年記念事業として、キャンパス内に3階建ての「交流センター」を建設。約180席が設置された中講義室やラーニング・コモンズ（学生向けの自主学習環境）などを設け、地域と学生を繋げる交流の場としても活用しています。

名称：学校法人藤田学院
所在地：鳥取県倉吉市福庭854
代表者：理事長　山田 修平
設立：1971年3月
事業内容：鳥取看護大学、鳥取短期大学、認定こども園鳥取短期大学附属こども園の管理・運営等
URL：https://www.cygnus.ac.jp/fujita/