弊社は、2021年12月14日にエイトレッドで初となる「ATLED オンラインユーザー会 2021～みんなの知りたいをここに～」を開催いたしましたのでアフターレポートとしてお知らせいたします。

2021年12月14日に、エイトレッドで初となる「ATLED オンラインユーザー会 2021～みんなの知りたいをここに～」を開催いたしました。
エイトレッド製品のさらなる活用と、事業推進の機会創出を目的とした同イベントは、エイトレッド製品を最近導入された方から、数年お使いいただいている方まで、計245名様にご参加いただきました。
当日の様子をハイライトでご紹介します。

第一部では、代表取締役社長岡本からの挨拶のほか、製品開発チームより製品ごとのリリース状況と今後の開発トピックスについて、サポートチームよりサポートサービスの取り組みと今後についてお伝えさせていただきました。

第二部では、X-point、AgileWorks各製品の利用ユーザー様をゲストにお招きし、トークセッションを行いました。ワークフローシステムの管理・運用についてや、活用法、今後の展望など様々なテーマについてお答えいただきました。

以下トークセッションの抜粋となります。

＜パネラー＞
株式会社ショーケース　経営企画部 情報システムグループ　谷内前 拓也 様（以下谷内前氏）
株式会社ヘリオス　人事総務部 総務グループ　岩永 格郎 様（以下岩永氏）

＜進行＞
株式会社エイトレッドカスタマーサクセスグループ　杉岡 弘一（以下杉岡）

速やかなリモート対応で四国・東北地方からも申請業務を実現
谷内前氏：上場を視野に入れた内部統制を目的に、ワークフローの導入を検討していました。元々、殆どの書類をエクセルで作成・管理していたのですが、それらエクセル書類のフォーマットをそのままWEBフォーム化できる点(=システム導入による利用者の作業面・心理面のハードルが低い点)が決め手となりX-pointを導入しました。導入後の副次的効果としてあげられるのは、X-pointの運用により、申請業務のオンライン化への準備が自然と整った事です。お陰で、リモートワークへのシフトがスムーズに進みました。弊社には、現在約100名の従業員がいますが、出社しているのは1日平均10人以下、他の従業員はフルリモートで業務をしています。弊社オフィスは東京にありますが、四国・東北地方からX-pointで申請の手続きをしている人もいます。

様々なシステムと連携でき、データの検索や抽出も容易に！
岩永氏：弊社がX-pointを導入した目的のひとつは、上場を踏まえたガバナンスの強化です。残すべき稟議を残したり、稟議自体を定型化し、個人差を解消することで、社内の統制強化を図る狙いがありました。導入後は、電子化・システム化されたことで、登録・蓄積するデータの二次利用ができるようになったことにメリットを感じています。例えば、過去の稟議を参考にして書類作成したい際も、抽出・転記が非常に容易になりましたし、他にも経理データをクエリ機能でSAPと連携する等の活用が進んでいます。データの検索性が上がった点もとても助かってますね。

杉岡：経費精算ソフト/販売管理ソフト/勤怠管理ソフト等のように、１つの業務領域/課題にフォーカスしたプロダクトは数多くありますが、実はX-pointにはそういった「限界」「境界」が明確にはありません。各社各様の、様々な課題に対しての”対応策”として、”答え”として、X-pointが導入されていきます。もちろん、当初の導入目的を達成する事が最初のゴールにはなりますし、大切な事ではあるのですがパネラーの皆様の仰るとおり、実は狙っていなかった「想定の外」にも数多くの導入効果が存在しています。ガバナンス強化が当初の導入目的→後になってデータの二次利用による効率化の効果も出てきた、といった具合ですね。X-pointをご利用の皆様に、こうした、導入目的とは別の「観点」を持っていただくことで、さらなる活用の一助になるのではないかと感じます。

なんでもワークフロー化すればいいわけではない？！
谷内前氏：ワークフローにのせる・のせないの判断を慎重に行い、常に不要なフォームがない状態を保てるように心がけています。今使用しているワークフローは30フォーム程ですが、どれも毎月必ず申請されるもののみにしてあります。

岩永氏：利用部門からのリクエストを実現する、という試みは確かに大切ですがそれが本当に最善なのかを見極める視点は、常に必要だと感じています。Aさん→Bさん→Cさんという流れが、本当に正しいのか。必要なのか。いびつな流れのままの業務を、そのまま何もかえずにシステム化するのは良くないですからね。

杉岡：X-pointは、その汎用性の高さゆえ、様々な業務をシステム化したくなる衝動を喚起する性質がありますよね。全体を見ればもちろん、システム化により得られるメリットのほうが大きいのですが一方で、対象業務の範囲を拡大すればするほど、管理者様の運用・管理の工数は増えるので、この部分はある種の「ジレンマ」と言って良さそうです。管理部門の皆様のリソースは有限ですし、他にも沢山のミッションを抱えておいでなので、受けきれない量を抱えてしまう事は、やはり避けたい。パネラーの皆様のおっしゃるとおり、管理者様のリソースとのバランスを考えながら、どの業務をワークフロー化・システム化するのかを慎重に吟味していく事は、運用・管理の面での重要なコツになると思います。

＜パネラー＞
清水建設株式会社　丹治 弘典 様（以下丹治氏）
株式会社エムティーアイ　小針 隼人 様（以下小針氏）
株式会社伊藤園　永木 公也 様（以下永木氏）

＜進行＞
株式会社エイトレッド　カスタマーサポートグループ　遠藤 慧（以下遠藤）

4万件の申請を電子化し大幅なコスト削減を実現
小針氏：年間4万件程度の申請業務が電子化できたことで、承認後のデータの二次利用など様々なメリットがありましたが、特に大きかったのはコスト削減です。この4万件が全て紙で行われた場合と比較シミュレーションしてみたのですが、印刷・押印・配送・ファイリング・作業時間など様々な点で最適化されていることが分かりました。

全国に広がる拠点の業務効率化につながる
永木氏：拠点が全国に200～300散らばる中で、これまで郵送やFAXで紙を回付していたのですが、これが電子化されたことで、決裁までの期間が大幅に迅速化されました。また、電子化したことで、受付台帳の記載や差戻による再提出といった作業もかなり減少したので、こうしたことも時間短縮の要因につながっているのではないでしょうか。

ワークフローを活用し業務を標準化
丹治氏：ワークフロー化することではなく、仕事を標準化するためにAgileWorksを導入したので、まずは、帳票の絞り込みから行いました。7,000種近くある帳票を1,000くらいまでに整理した上で、各部署の担当者と、そもそも業務を標準化することが可能なのか、標準化できたとしてワークフロー化することはできるかなど、入念に打ち合わせました。優先順位としては、現場が効率化できるもの、利用者の多いものから順に取り組むようにしました。現在、約700種類のフォームがあり、毎月10,000件の帳票が処理されています。

遠藤：AgileWorksを導入したあと、どの業務からはじめ、拡大していく中で、どのような優先順位のつけ方をしましたか？

小針氏：稟議・支払依頼・請求依頼からはじめました。理由は、AgileWorksへのリプレイスの際に、前のワークフローシステムで使用したものを移行したからです。また、拡大にあたっての優先順位のつけ方は、デジタル化することで削減できる紙の量をコストに換算し、影響の大きいものから取り組むようにしました。

永木氏：弊社は情報管理部で取り扱う帳票からはじめました。理由は、何か課題が見つかったときに対応しやすいからです。ある程度自分たちで利用してみて感覚がつかめるようになってから、全社的に運用を拡大し、承認までの時間や申請件数などで優先順位を付けながらワークフローの利用を広めました。

丹治氏：ワークフロー化することではなく、仕事を標準化するためにAgileWorksを導入したので、まずは、帳票の絞り込みから行いました。7,000種近くある帳票を1,000くらいまでに整理した上で、各部署の担当者と、そもそも業務を標準化することが可能なのか、標準化できたとしてワークフロー化することはできるかなど、入念に打ち合わせました。優先順位としては、現場が効率化できるもの、利用者の多いものから順に取り組むようにしました。

遠藤：AgileWorksも汎用性が高いシステムなので、どのように使い込んでいくかの調整が難しいかもしれませんね。

「会社大で取り組んでいらっしゃることと、会社代表の方のお声が直接お聞きできたことはユーザとしてうれしいです。」
「ユーザの声を大事にされてることが分かりましたし、とても身近に感じました。」
「社内問い合わせの対応で悩んでいたので、具体例が聞けて良かった。」
「皆さん同じ悩みをお持ちで苦慮されていると感じました。」

今回のイベントは、ユーザー様参加型という点で、弊社にとってはじめての試みとなりましたが、様々な参考になるお話、ご意見をうかがうことができました。
2007年の設立以来、おかげさまで3,500社を超える企業様にエイトレッドの製品を導入していただき、様々なシーンでご活用いただいておりますが、今後はさらにユーザー様との接点を増やし、声を取り入れることで、より価値のある製品・サービスを共創していければという所存です。