弊社は、「ワークフローに関する2020年総括および2021年展望レポート」を発表いたしましたので、お知らせいたします。

新型コロナウイルスにより多くの企業でテレワークが標準化・定着化しました。コミュニケーションツールをはじめとしたインフラの整備が急ピッチで進み、契約書や請求書の電子化にも注目が集まりました。あわせて、各企業ではテレワークという新しい働き方に対応した情報共有や、業務の進め方の検討がなされ、業務の見直し・仕分けが行われています。

業務の見直しの中で、誰が（どのような役割の人が）、どのような業務を行い、それがどのように処理されているのかを明らかにする動きが始まっています。つまり、業務の流れの可視化、すなわちワークフローの見直しが各企業で行われました。新型コロナウイルスは企業のさらなる効率化を促進しましたが、効率化を行うためには、最初のステップとして業務の流れの可視化が必要となります。その結果、ワークフローに対する意識が高まった年となりました。

上記のような本格的な働き方改革が起こる中で、ワークフローシステム導入の検討・実施も進みました。

また、テレワークを滞りなく実現するためには、紙から脱却し、ペーパーレス化する必要があります。テレワーク下においては、紙を通じた業務になると、まず郵送の手間が発生します。また、例えば稟議書が紙であることで、次回決裁者の出社まで起案が保留されてしまい、経営全体の意思決定スピードが著しく落ちてしまうなど、経営インパクトが大きいデメリットも認識されました。

また、新型コロナウイルスにより企業の意思決定の基準が変わったことも大きな点です。今までは明確な意思決定要素ではなかったと言える「社員の健康を守る」ということが、企業上の意思決定の重要な位置を占めるようになりました。紙やハンコ押印のための出社や移動、不要な業務などを大幅に削減することができ、これらが新型コロナウイルスから身を守る、すなわち社員の健康を守ることに繋がるという点もワークフローが注目された理由です。

2020年は、新型コロナウイルスをきっかけとし、加速度的にデジタル化が進んだと同時にワークフローへの意識が高まった1年であったと言えます。

テレワークが組み込まれた経営において、新たにカギとなるのが、情報やナレッジの蓄積です。急速に変化する世の中へ柔軟に対応し、手を打ち続けるためには情報が何よりも重要です。この情報は、顧客や専門家等の社外の人とのディスカッションを通じたものはもちろん、社内という現場からの情報もそれらと同等以上に重要です。現場の情報がない、もしくは誤って伝わってしまっている場合、適切な経営判断はできません。方向を間違えたまま出発してしまえば、修正も困難を極めます。

では、この社内の情報や知見はどこに詰まっているのか。これらは申請（起案）や稟議などのワークフローに眠っています。ワークフローは、ある申請に対して承認が積み上げられていくというプロセスを辿ります。ワークフローでの承認者というのは、上司など自分より上位の人や、別部署の専門の人が該当します。つまり、自分よりも知見を持っている人が必ず申請フロー内に入り、申請・起案内容を確認します。このプロセスでは自分が持っていない知見が、その申請に対して反映される可能性があります。さらに、ワークフローがデジタル化すれば、申請から承認・決裁を経ていく段階で、ノウハウやアイデア、知見などがシステム内に集積し、蓄積されます。これが「集合知」となり、社内の承認を通じてさらにその知見がアップデートされ、最終意思決定となる。この点もワークフローが持つパワフルな役割であると言えます。

これまで述べてきたように、テレワークを主体とする働き方にはワークフローの見直しが重要であり、そして多くの大企業ではそのメリットが認識され、すでに採用されています。2021年はこの流れが加速し、いよいよ中小企業でもデジタル化が進むでしょう。

また、新型コロナウイルスにより、時代はより不確実性を増しています。この困難を乗り越えて成長・発展していくためには今までの延長線上の改善だけではなく、新たなる「企画」を行うことが大切です。その状況にあった企画を行い、施策を検証し、実行する。変化する社会のニーズに即応するためには、企業の大小に関わらず、多様性を受け入れられる価値観と柔軟な姿勢が企業や経営者に問われています。全ての企業が熱を持って新規企画立案に臨み、事業を推進していくことが必要です。

新しく企画を作り、周りを巻き込み実行する。企業経営においては、これらをいかにスピードを早く、そして数を出し続けられるかが肝となります。そのためには、精度が高い意思決定を迅速に行い、無駄を削減する効率経営が必要です。本来的に不要な会議の削減で時間を生み出し、無駄な支払いをなくし資金投下をする。この徹底が重要です。

そして、これらは稟議をデジタル化することで実現可能です。稟議のデジタル化、すなわち「デジタル稟議」では、上述の集合知の活用が可能です。そして、従来大人数の会議で決めていた企画の採用可否が、会議不要で進められます。これらの仕組みは、まだまだ中小企業では整っていません。逆に言えば、より筋肉質な経営体質となる余地も十分にあります。2021年は、生き残りをかけた中小企業にとって「デジタル稟議」を取り入れられるかがカギとなるでしょう。

また、デジタル稟議が実現すれば、現場の声がよりライトに経営に届きます。経営と現場が近くことで、経営・現場それぞれが持つ情報が連携され、新たな施策が生まれます。2020年は多くの領域でデジタル化が進みましたが、2021年は経営にパワーを与える「デジタル稟議」が注目されるでしょう。

名称　　：株式会社エイトレッド（東証一部：3969）

所在地　：〒150-0002　東京都渋谷区渋谷2-15-1 渋谷クロスタワー1F

代表者　：代表取締役社長　岡本 康広

設立　　：2007年4月

事業内容：ワークフロープロダクトの製品開発・サポートサービス・クラウドサービス

URL :https://www.atled.jp/