ステータス管理とは？エクセル管理の課題や進捗を見える化するツールを紹介！

本記事では、ステータス管理の意味やメリット、よくある課題について解説します。

ステータス管理の効率化に役立つITシステムや導入事例も紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。

ステータス管理（進捗管理）とは？

ステータス管理とは、個々の業務やプロジェクト全体の「現在の状況（ステータス）」を正確に把握し、関係者間で共有するための活動を指します。一般的に「進捗管理」とほぼ同義で使われる言葉です。

日々の業務において、「あの案件、今どうなっていますか？」といった確認のやり取りが発生することは珍しくありません。ステータス管理は、こうした確認の手間をなくし、業務の進行状況を「見える化」することで、チーム全体の生産性を向上させるために不可欠です。

具体的には、以下のような項目を管理・共有します。

• タスクの状況：「未着手」「作業中」「確認待ち」「完了」など、タスクが今どの段階にあるかを示します。
• 担当者：そのタスクを誰が担当しているのかを明確にします。
• 期限：いつまでにそのタスクを完了させるべきかを示します。
• 優先度：複数のタスクの中で、どれを優先的に処理すべきかを判断する基準となります。

これらの情報を一元管理し、チームの誰もがいつでも最新の状況を確認できる状態にしておくことが、ステータス管理の基本となります。これにより、業務の遅延やトラブルを未然に防ぎ、円滑な業務・プロジェクトの進行を実現します。

ステータス管理を行うメリット

ここでは、ステータス管理に取り組むことで得られる代表的な3つのメリットを具体的に解説します。

業務の属人化を防ぎ、連携をスムーズにする

ステータス管理を徹底することで、「誰が」「何を」「いつまでに」行うのかが一目瞭然になります。

担当者しか進捗状況を知らない「業務の属人化」は、多くの組織が抱える課題です。属人化が進むと、担当者が不在の際に業務が完全に停止してしまったり、他のメンバーがサポートしたくても状況が分からず手を出せなかったりといった問題が発生します。

ステータス管理によって情報が可視化されれば、担当者以外でも進捗を把握できるため、急な欠勤や異動があってもスムーズに業務を引き継ぐことが可能です。結果として、チーム全体の対応力が高まり、業務の停滞リスクを軽減できます。

無駄な確認コストを削減し、生産性を向上させる

「あの案件どうなってる？」という進捗確認のコミュニケーションは、一見すると些細なものに思えるかもしれません。しかし、このやり取りが積み重なると、確認する側もされる側も、本来の業務に集中する時間を奪われてしまいます。

ステータス管理の仕組みが整っていれば、各自がシステムや管理表を見るだけで最新状況を把握できます。無駄なコミュニケーションコストを削減することで、各メンバーはより付加価値の高い業務に集中できるようになり、チーム全体の生産性向上につながります。

課題やボトルネックを早期に発見できる

プロジェクトが遅延する原因の多くは、特定のタスクの滞り、すなわち「ボトルネック」にあります。ステータス管理は、このボトルネックを早期に発見するためのサインとなります。

進捗状況を可視化することで、「どの工程で業務が滞りがちなのか」を把握できるため、感覚的な判断ではなく、事実に基づいた改善策を講じることが可能になります。問題が深刻化する前に迅速に対応できるため、プロジェクト全体の遅延リスクを効果的に管理できます。

エクセルによるステータス管理の課題

ステータス管理にエクセル（Excel）を利用しているという企業は多いことでしょう。しかし、プロジェクトの規模が大きくなったり、関わる人数が増えたりするにつれて、エクセルでの管理には限界が見えてきます。ここでは、エクセル管理が抱える具体的な課題について解説します。

リアルタイムでの情報共有が難しい

エクセルファイルでのステータス管理における最大の課題は、リアルタイム性に欠ける点です。たとえば、デスクトップ版のエクセルでは、誰か一人がファイルを開いていると、他の人は閲覧しかできず、編集のためにはその人がファイルを閉じるのを待たなければなりません。

また、版管理（バージョン管理）が煩雑になりやすい点にも注意が必要です。ファイルをメールやチャットで共有する運用の場合、各自がローカルにコピーを持つことになります。誰かが更新するたびにファイルを再送付する必要があり、「最新版はどれか」「自分の更新内容が他の人の更新で上書きされていないか」といった「バージョン管理」の問題が発生しがちです。

入力の手間とヒューマンエラーの発生

エクセルでの管理は、更新が手作業であるため、手間がかかる上にミスも起こりやすくなります。

忙しい業務の合間に手動でステータスを変更したり、コメントを追記したりするのは負担が大きく、つい更新を忘れてしまうことがあります。また、単純な入力ミスによって、期限や担当者を間違えて記録してしまう可能性もあるでしょう。

表記の揺れにも注意が必要です。ステータスの記述方法が人によって異なると、後からデータを集計・分析する際に正確な状況を把握するのが困難になります。プルダウンリストで選択肢を制限するなどの工夫は可能ですが、設定やメンテナンスに手間がかかります。

柔軟な絞り込みや通知機能がない

プロジェクトが複雑化してくると、「自分が担当するタスク」「期限が迫っているタスク」といった特定の条件で情報を絞り込みたいシチュエーションが発生します。エクセルのフィルター機能でもある程度の対応は可能ですが、直感的とは言えず設定も煩雑です。

また、エクセルには、タスクのステータスが変更されたり、自分にコメントがついたりした際に自動で通知してくれる機能がありません。そのため、重要な更新を見逃してしまい、対応が遅れる原因となることがあります。常にファイルを確認しに行かなければならず、これもまた非効率な作業と言えるでしょう。

ステータス管理の効率化にワークフローシステム

次は、ステータス管理の効率化に役立つソリューションとして、ワークフローシステムをご紹介します。

ワークフローシステムとは、社内で行われる手続きを電子化するITツールで、とくに申請や承認を伴う業務のステータス管理に有効です。

では、ワークフローシステムがステータス管理の効率化に役立つ理由を見ていきましょう。

ステータス管理をシステム上で可視化

ワークフローシステムを活用することで、紙やエクセルで行っていたステータス管理をシステム化することが可能です。

システム上に業務の進捗が可視化されるため、各タスクの状態を一目で把握することが可能です。さらに、各工程にどれくらいの時間がかかっているのか、どの工程で業務が滞っているのかを集計・分析することもできるので、ボトルネックの改善にも有効です。

ステータス更新のミスや停滞を防止

申請者が申請を提出するとステータスは「申請中」に、承認者が承認ボタンをクリックすると「承認済み」や「次の承認者待ち」へと、ステータスが人の手を介さずに自動で更新されます。手作業による更新漏れがなくなり、常に正確な状況が反映されます。

また、リモート対応のワークフローシステムであれば、オフィスネットワーク以外からでも進捗を確認・更新することができ、業務の停滞を防ぐことができるでしょう。また、確認が停滞している工程の担当者に督促通知を送ることもできるので、スムーズな業務進行が期待できます。

ガバナンスの強化にも有効

ワークフローシステムを利用することで、ガバナンスの強化にも効果が期待できます。

ワークフローシステムでは、あらかじめ規定した回付ルートでの申請や報告を徹底することが可能です。申請者は「次に誰に回すべきか」を迷う必要がありません。申請内容に応じてルートを自動で分岐させることも可能で、承認漏れや順番の間違いを防ぎます。

また、「いつ・誰が・何をしたのか」というログが記録されるので、責任の所在が明確化し、不正の防止や早期検知に役立てることができます。

ワークフローシステムでステータス管理を効率化した事例

最後に、累計5,000社超の導入実績を誇るワークフローシステム「X-point Cloud」と「AgileWorks」でステータス管理を効率化することに成功した事例を見ていきましょう。

進捗確認や督促の無駄を解消し650万円の経費削減を達成（日進製作所）

株式会社日進製作所は、「X-point Cloud」を導入して拠点をまたぐ申請業務を改善することに成功しました。

同社では従来、複数拠点をまたぐ紙ベースの申請業務がボトルネックとなっており、業務の停滞を招いていたほか、内部統制の面でもリスクが高い状態でした。そこで同社は、一部の申請業務をデジタル化するアプリケーションを自社開発して社内に展開。一定の成果を得たことで、本格的なワークフローシステムの導入に向け動き出すことになりました。

製品選定の結果、システムの柔軟性とわかりやすい操作性が決め手となり「X-point Cloud」の採用に至りました。

稟議書のほか、業務系や経費系など幅広い範囲の申請書を「X-point Cloud」でデジタル化。申請業務に付随していた承認の進捗確認や承認者への催促といったステータス管理を効率化することに成功しました。同社の試算によれば、年間で約650万円の経費削減効果につながっており、内部統制の強化にも効果を得ています。

業務の可視化により実施漏れリスクを低減（ドリコ）

ドリコ株式会社は、「X-point Cloud」を導入して申請業務のデジタル化を推進しました。

同社は従来、紙文化が深く根付いており、ほとんどの業務が紙の帳票とアナログな入力作業で組み立てられていました。しかし、アナログな業務環境は手間や工数の増大を招いており、コロナ禍においては、テレワーク中にもかかわらず押印や回覧のために出社せざるを得ない状況が多発。

そこで同社は、業務環境の抜本的なデジタル化を決断。ノートPCの配布やWeb会議ツールの導入など、テレワークに対応する業務環境の構築を進めた同社は、次のステップとしてワークフローシステムの導入を検討開始。選定の結果、紙のイメージを再現性や豊富な導入実績を評価し、「X-point Cloud」の導入に至りました。

現在、グループ会社を含むほぼすべての従業員に「X-point Cloud」を展開し、49種類の帳票をデジタル化。たとえば、従業員の入社時に実施する業務をリスト化して「X-point Cloud」上で管理しています。これにより従来発生していた手間・工数が削減されたほか、入力ミスや実施漏れなどのリスク低減にもつながっています。

進捗の可視化で一部業務のリードタイムが20%削減（刈谷豊田総合病院）

医療法人豊田会刈谷豊田総合病院は、「AgileWorks」を導入して事務・管理業務を中心としたペーパーレス化を推進しました。

同病院では従来、医療現場におけるデジタル化は推進されていた一方、事務・管理業務では紙帳票が多用されている状況でした。紙帳票の回付やExcelへの転記作業などに多大な労力が費やされていたことから、ワークフローシステムの導入を決定。セキュリティが強いオンプレミス製品であることに加え、同病院の利用形態にマッチした料金形態であることが決め手となり「AgileWorks」の採用に至りました。

導入後、約50業務の申請書をAgileWorksで運用し、ペーパーレス化を推進。たとえば、病院内の設備の修理や廃棄などの作業依頼においては、作業のステータスが見える化され、作業全体のリードタイムが約20%短縮するなど大きな成果につながっています。

まとめ

本記事では、ステータス管理の基本からエクセル管理の問題点、進捗の見える化を実現するソリューションについて解説しました。

ステータス管理は、業務の状況を「見える化」し、チーム内の情報共有を円滑にするために不可欠です。ただし、多くの企業で行われているエクセルによるステータス管理は、リアルタイム性やバージョン管理、ヒューマンエラーなどの多くの課題を抱えています。

ステータス管理に課題を感じている方は、記事内でご紹介したワークフローシステム「X-point Cloud」と「AgileWorks」の活用を検討してみてはいかがでしょうか。