【実態調査】大企業のワークフローシステム、運用の課題とは？

90.3%の大企業が、未だ「紙などで残る社内申請・稟議」あり

株式会社エイトレッド（本社：東京都渋谷区、代表取締役社長：岡本 康広　以下、エイトレッド）は、大企業（従業員数300名以上）のワークフロー運用担当者112名に対し、大企業のワークフローシステム運用に関する課題調査を実施いたしましたので、お知らせいたします。

調査サマリー

●ワークフローシステム活用によるメリット、62.7％が「稟議や申請が記録され参照しやすくなった」と実感

●一方で70.5%が、システム運用上の課題を実感、うち「運用ルールや運用方法の社内共有」が67.1％で最多

●4割以上が組織改編や人事異動後に伴う「ワークフローシステムのメンテナンス」に1週間以上かかる実態が明らかに

調査概要

調査概要：大企業のワークフローシステム運用に関する課題調査
調査方法：IDEATECHが提供するリサーチPR「リサピー®︎」の企画によるインターネット調査
調査期間：2022年10月14日〜同年10月15日

有効回答：大企業（従業員数300名以上）のワークフロー運用担当者112名
※構成比は小数点以下第2位を四捨五入しているため、合計しても必ずしも100とはなりません。

≪利用条件≫
1　情報の出典元として「株式会社エイトレッド」の名前を明記してください。
2　ウェブサイトで使用する場合は、出典元として、下記リンクを設置してください。
URL：https://www.atled.jp/wfl/

ワークフローシステム活用によるメリット、62.7%が「稟議や申請がきちんと記録され参照しやすくなった」と実感

自社のワークフローシステムに「かなり満足している」「やや満足している」と回答した方に、 「Q1.ワークフローシステムを活用することのメリットについて、感じているものを全て教えてください。（複数回答）」（n=75）と質問したところ、「稟議や申請がきちんと記録され、参照しやすくなった」が62.7%、「リモートワークなど柔軟な働き方に対応できる」が56.0%、「稟議や申請がスムーズになった（承認スピードの向上）」が54.7%という回答となりました。

・稟議や申請がきちんと記録され、参照しやすくなった：62.7%
・リモートワークなど柔軟な働き方に対応できる：56.0%
・稟議や申請がスムーズになった（承認スピードの向上）：54.7%
・資料管理の手間が省ける：44.0%
・内部統制の構築ができる：41.3%
・書類の所在確認や、上司の機嫌を伺うような心的ストレスが減った：25.3%
・その他：0.0%
・わからない/答えられない：2.7%

他にも「承認連絡等の手間が省け、効率的に作業が進む」や「目的のテンプレートが用意されているので、処理に困らず間違いがない」などのメリットを感じる声も

Q1で「わからない/答えられない」以外を回答した方に、「Q2.Q1で回答した以外に、ワークフローシステムを活用することで感じているメリットがあれば、自由に教えてください。」（n=73）と質問したところ、「承認連絡等の手間が省け、効率的に作業が進む」や「目的のテンプレートが用意されているので、処理に困らず間違いがない」など53の回答を得ることができました。

＜自由回答・一部抜粋＞
・42歳：承認連絡等の手間が省け、効率的に作業が進む。
・52歳：目的のテンプレートが用意されているので、処理に困らず間違いがない。
・49歳：いつでも申請できる。
・35歳：質問が減った。
・56歳：どこを回覧中か一目でわかる。

一方で70.5%の担当者が、ワークフローシステム運用上の課題を実感

「Q3.ワークフローシステムを運用する上で、大変だと感じることはありますか。」（n=112）と質問したところ、「非常にある」が30.3%、「ややある」が40.2%という回答となりました。

・非常にある：30.3%
・ややある：40.2%
・あまりない：23.2%
・全くない：5.4%
・わからない/答えられない：0.9%

課題内容として、「運用ルールや運用方法についての社内共有」が67.1%で最多

Q3で「非常にある」「ややある」と回答した方に、「Q4.あなたが、自社のワークフローシステムを運用する中で大変だと感じることについて、当てはまるものを全て教えてください。（複数回答）」（n=79）と質問したところ、「運用ルールや運用方法についての社内共有が大変」が67.1%、「組織改編や人事異動に応じたメンテナンスに時間と手間がかかる」が51.9%、「外部システムとの連携が満足にできない」が48.1%という回答となりました。

・運用ルールや運用方法についての社内共有が大変：67.1%
・組織改編や人事異動に応じたメンテナンスに時間と手間がかかる：51.9%
・外部システムとの連携が満足にできない：48.1%
・操作性が悪く使い勝手が良くない：43.0%
・複雑な申請ルートの設定などに対応できない：43.0%
・運用が属人化している：39.2%
・閲覧等の権限設定が満足にできない：25.3%
・利用者からの問合せが多い：21.5%
・その他：1.3%
・わからない/答えられない：1.3%

他にも「基本的なマニュアルが全く準備出来ていない」や「回付ルートの柔軟な対応を含め、細かい変更ができない」などの課題も

Q4で「わからない/答えられない」以外を回答した方に、「Q5.Q4で回答した以外に、あなたが、ワークフローシステムを運用する中で大変だと感じることがあれば、自由に教えてください。（自由回答）」（n=78）と質問したところ、「基本的なマニュアルが全く準備出来ていない」や「回付ルートの柔軟な対応を含め、細かい変更ができない」など51の回答を得ることができました。

＜自由回答・一部抜粋＞
・58歳：基本的なマニュアルが全く準備出来ていない。
・49歳：予定通り動作しない場合に、原因追及に時間がかかること。
・61歳：回付ルートの柔軟な対応を含め、細かい変更ができない。
・49歳：やりたい事が出来ない。
・59歳：セキュリティ。
・61歳：ワークフローの機能について詳しくないので、問合せへの対応がし辛い。

4割以上が「組織改編や人事異動に伴うワークフローシステムのメンテナンス」に1週間以上かかっていると回答

「Q6.あなたのお勤め先では、組織改編や人事異動に伴うワークフローシステムのメンテナンスに関して、どれくらいの工数がかかっていますか。」（n=112）と質問したところ、「7日～10日未満」が18.8%、「10日～14日未満」が15.2%という回答となりました。

・14日以上：8.0%
・10日～14日未満：15.2%
・7日～10日未満：18.8%
・5日～7日未満：12.5%
・3日～5日未満：8.9%
・1日～3日未満：12.5%
・1日未満：6.2%
・わからない/答えられない：17.9%

90.3%の大企業が、未だ「紙などで残る社内申請・稟議」あり

「Q7.あなたのお勤め先では、現在運用しているワークフローシステムで電子化しきれずに、紙などで残っている社内申請・稟議がありますか。」（n=112）と質問したところ、「かなりある」が34.9%、「ややある」が55.4%という回答となりました。

・かなりある：34.9%
・ややある：55.4%
・すべての申請・稟議を電子化できている：7.1%
・わからない：2.7%

ワークフローシステムの機能として、約4割が「誰でも直感的に操作ができる」や「複雑な承認ルートにも対応可能」を重視

「Q8.あなたが、ワークフローシステム選びで重視したい機能や特長について、当てはまるものを全て教えてください。（上位5つまで）」（n=112）と質問したところ、「誰でも直感的に操作ができる」が43.8%、「複雑な承認ルートにも対応可能」が39.3%、「既存の紙ベースの帳票をそのままの形で電子化できる」が35.7%という回答となりました。

・誰でも直感的に操作ができる：43.8%
・複雑な承認ルートにも対応可能：39.3%
・既存の紙ベースの帳票をそのままの形で電子化できる：35.7%
・フォーム作成などノーコードで運用ができる：33.9%
・複雑な組織設定が可能：30.4%
・基幹システムや外部システムと連携して使用できる：28.6%
・セキュリティが高度である：27.7%
・申請・承認状況を簡単に確認できる：25.9%
・サポート体制がしっかりしている：17.0%
・メンテナンスしやすく管理者の負担が少ない：16.1%
・初期コストが安い：15.2%
・初期設定が簡単：12.5%
・モバイル対応している：12.5%
・多言語対応している：5.4%
・その他：0.0%
・わからない/答えられない：2.7%

まとめ

従業員や組織が大規模になると、全従業員に対し社内ルールの徹底や業務プロセスの改善は必須になります。結果、ワークフローシステムを導入している大企業は多いと考えられますが、組織改編や人事異動の度にシステムメンテナンスを行うのが大変など、大企業ならではの運用課題も多々あるのではないでしょうか。

本調査でも、大企業のワークフロー運用担当者の7割超が、運用上の課題を感じており、「運用ルールや運用方法についての社内共有が大変」という声や、組織改編や人事異動に伴うワークフローシステムのメンテナンスに「1週間以上かかっている」実態が明らかになりました。また、現在運用しているワークフローシステムで電子化しきれずに、紙などで残っている社内申請・稟議がまだあるという回答は約9割にのぼり、誰でも直感的に操作ができることや複雑な承認ルートにも対応可能な機能を重視したいという声からも、管理者・利用者双方にやさしく、どのような承認ルートも再現できる柔軟なワークフローシステムが大企業では求められているといえます。

組織が大きくなるほど、承認ルートが複雑化したり、組織変更に伴う管理負担も大きくなりやすいため、業務効率化や意思決定の加速といったワークフローのメリットを最大化するためにも、今一度ワークフローシステムの運用について見直してみてはいかがでしょうか。

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組織が大きくなるほど大変になるワークフローの運用面。その運用面の負荷を如何に下げられるかは大企業にとっての大きな課題です。「組織変更が多くて、そのたびにメンテナンスの負担がかかる...」「承認フローが複雑で稟議が電子化できない」とお困りの管理者も多いのでは？

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