これからの働き方を考える

【ITレビュー会員向け】「ワークフローシステムの導入」に関する調査を実施しました

【ITレビュー会員向け】「ワークフローシステムの導入」に関する調査を実施しました

国内最大級のBtoB向けIT製品・SaaSのレビュープラットフォーム「ITreview」会員に向け、「ワークフローシステムの導入」に関する調査を実施

業務手続きの電子化(ワークフローシステム)大手の株式会社エイトレッド(本社:東京都渋谷区、代表取締役社長:岡本 康広 以下、エイトレッド)が運営する「ワークフロー総研」は、BtoB向けIT製品 ・SaaSのレビュープラットフォーム「ITreview(ITレビュー)」(運営:アイティクラウド株式会社、本社:東京都港区、代表取締役社長 兼 CEO:黒野 源太)初の会員向けリサーチとして「ワークフローシステムの導入」に関する調査を実施しました。

「ITreview」には現在4,800製品、62,000レビューが掲載されており、日ごろからIT製品に近しく、関心度合いの高い会員層を有しています。今回は「ワークフローシステムの導入」に関する調査を「ITreview」会員に対して実施することで、通常のマーケティングリサーチでは得ることが難しい、IT領域に感度の高い回答やデータの取得を目指しました。

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調査結果サマリー

▼ワークフローシステム導入企業

  • ワークフローシステムの導入メリットを「とても強く感じている」割合が54%(Q3)いる一方で、「活用しきれている」割合は25%(Q5)となっており、メリットを感じている企業でも、まだ活用余地が残っていると感じている企業が多い
  • 活用しきれていないとする理由としては、導入後も一部に紙が残ったり、部署間での意識の違いなどで、全社に統一しきれていない部分がネックになっていることが多い(Q6)
  • ワークフローシステムを専用システムで運用している割合は42.9%、他システムのオプションとして利用しているケースとしては、グループウェア付属や経費精算システム付属が挙げられた(Q7)
  • また、専用システムで運用している中で、その他のシステムと連携して利用している割合は44.8%(Q8)となっており、「グループウェア」「経費精算システム」「会計システム」との連携需要が高い(Q9)
  • 別システムのオプションワークフローシステムを利用している場合、55.1%が何らかの不足を感じており(Q10)、その内訳は機能不足/UIの低さなどが中心(Q11)
  • ▼ワークフローシステム未導入企業

  • 未導入企業での稟議など申請承認業務の方法は約半数が「Word、Excelに記入して印刷」(Q12)
  • 未導入企業のうち、63.9%が稟議などになんらかの課題感を感じており(Q13)、さらに52.0%はワークフローシステム導入の必要性を感じている(Q16)
  • ワークフローシステム導入を必要と思う主な理由は「稟議・申請の正常なデータ化および蓄積」「承認スピード向上」「ペーパーレス化の推進」(Q17)
  • 一方で、導入の必要性を感じながらも、実際の導入に対してネックになっているのは「人材不足」「費用対効果」を答える声が多い(Q18)
  • 調査概要

    調査概要:「ワークフローツールの導入」に関するアンケート
    調査方法:インターネット調査
    調査期間:2021年12月3日~同年12月16日
    有効回答:ITreview会員936名

    7割以上の企業が「ワークフローシステム」を認知

    Q1.あなたはワークフローシステムがどのようなものか知っていましたか。」と質問したところ、「どのようなことができるシステムか知っていた」が76.2%「聞いたことはあるが詳しくは知らなかった」が16.3%という回答となりました。

    ・どのようなことができるシステムか知っていた:76.2%
    ・聞いたことはあるが詳しくは知らなかった:16.3%
    ・はじめて聞いた、知らなかった:7.5%

    約7割の企業が「ワークフローシステム」を導入済み

    「Q2.あなたのお勤め先では、ワークフローシステムを使用していますか。」と質問したところ、「はい」が67.7%「いいえ」が28.3%という回答となりました。

    ・はい:67.7%
    ・いいえ:28.3%
    ・わからない:4.0%

    85.7%がワークフローシステムを使用することでメリットを実感

    Q3.ワークフローシステムを使う前に比べて、ワークフローシステムを使用することで業務にメリットを感じますか。」と質問したところ、「とても感じている」が54.1%「やや感じている」が31.6%という回答となりました。

    ・とても感じている:54.1%
    ・やや感じている:31.6%
    ・どちらともいえない:6.2%
    ・あまり感じていない:1.7%
    ・まったく感じていない:0.2%
    ・ワークフローシステムを使う前を知らない:6.2%

    具体的なメリット、「稟議や申請がスムーズになった(承認スピードの向上)」が426票で最多の声

    Q4.どのようなメリットがあるか教えてください。※複数選択可」と質問したところ、「稟議や申請がスムーズになった(承認スピードの向上)」が426票「ペーパーレス化、脱ハンコが進んだと感じた」が376票という回答となりました。

    ・稟議や申請がスムーズになった(承認スピードの向上):426票
    ・ペーパーレス化、脱ハンコが進んだと感じた:376票
    ・稟議や申請がきちんと記録され、参照しやすくなった:345票
    ・リモートワーク(テレワーク)に対応できるようになった:342票
    ・データが蓄積され、活用しやすくなった:251票
    ・書類の所在確認や、上司の機嫌を伺うような心的ストレスが減った:147票
    ・その他:15票
     ー引き継ぎがしやすくなった
     ー自動的に進むので次に何をすれば良いのか気にする必要が無くなった
     ー集計・管理がしやすい
     ー稟議書と見積・関連資料を印刷、ホチキス止めして回覧していた手間が一気に解消された
     ーどこに何の申請をしたらよいか、見る場所が一つになったことで便利になった
     ー他部署に業務改善を提案するための良い材料になった
     ー不正防止に役立った

    77.1%の企業が、「ワークフローシステムを会社として活用できている」と回答

    Q5.あなたのお勤め先では、ワークフローシステムを会社として活用しきれていると思いますか。」と質問したところ、「活用しきれていると思う」が24.6%「やや活用できていると思う」が52.5%という回答となりました。

    ・活用しきれていると思う:24.6%
    ・やや活用できていると思う:52.5%
    ・どちらともいえない:12.9%
    ・あまり活用できていないと思う:9.3%
    ・まったく活用できていないと思う:0.7%

    一方、活用できていない企業の理由、「紙の申請書もまだ社内に存在しているから」が44票

    Q6.なぜ活用できていないと思うのか理由を教えてください。※複数選択可」と質問したところ、「紙の申請書もまだ社内に存在しているから」が44票「ワークフローを使用して承認・決裁をするという文化が社内に浸透していないから」が23票という回答となりました。

    ・紙の申請書もまだ社内に存在しているから:44票
    ・ワークフローを使用して承認・決裁をするという文化が社内に浸透していないから:23票
    ・一部の部署でしか使用されていないから:14票
    ・その他(具体的に):23票
     ー申請制度が整備されていない
     ーシステムに合わせて社内フローを変えることができないため、微妙な食い違いがたくさん残っているから
     ー運用部門がシステム外の場合、適切に運用できない状況で労力が増えた
     ーシステムにファイルを添付する必要がある、捺印が必要なものがある
     ーごく一部の文書にしか使用できていないから

    企業の4割以上が、付属システムではなく「ワークフロー専用システム」を使用

    Q7.あなたのお勤め先で使用しているワークフローシステムは、ワークフロー専用システムですか。それとも別システムのオプションワークフローシステムですか。」と質問したところ、「ワークフロー専用システム」が42.9%「グループウェア付属のオプションワークフローシステム」が30.8%という回答となりました。

    ・ワークフロー専用システム:42.9%
    ・グループウェア付属のオプションワークフローシステム:30.8%
    ・経費精算システム付属のオプションワークフローシステム:9.9%
    ・その他システム付属のオプションワークフローシステム:8.8%
    ・わからない:7.6%

    約5割の企業が「ワークフロー専用システム」を他のシステムと連携して使用

    Q8.ワークフロー専用システムとその他のシステムを連携して使用していますか。」と質問したところ、「はい」が44.8%「いいえ」が39.9%という回答となりました。

    ・はい:44.8%
    ・いいえ:39.9%
    ・わからない:15.3%

    ワークフロー専用システムと連携しているシステム、第一位「グループウェア」(54票)

    Q9.ワークフロー専用システムと連携しているシステムを教えてください。※複数選択可」と質問したところ、「グループウェア」が54票「経費精算システム」が48票という回答となりました。

    ・グループウェア:54票
    ・経費精算システム:48票
    ・会計システム:39票
    ・契約管理システム:33票
    ・人事システム:32票
    ・請求管理システム:23票
    ・文書管理システム:22票
    ・チャットツール:19票
    ・その他システム:12票
     ー基幹システム
     ーセキュアブラウザ
     ー給与システム
     ーファイルサーバ、メール
     ー生産管理システム
     ー発注システム
     ー顧客管理システム
     ー自社イントラ
     ー社内で作成したプログラム

    別システムのオプションワークフローシステムの使用時、課題を感じる担当者は半数以上

    Q10.別システムのオプションワークフローシステムをご使用されていて何か不足や課題を感じることはありますか。」と質問したところ、「不足や課題を感じることがある」が55.1%「とくに不足や課題を感じることはない」が44.9%という回答となりました。

    ・不足や課題を感じることがある:55.1%
    ・とくに不足や課題を感じることはない:44.9%

    別システムのオプションワークフローシステムの課題、「操作性が悪く使い勝手が良くない」(98票)や、「複雑な申請ルートの設定などに対応できない」(90票)など

    Q11.どのような課題を感じているか教えてください。※複数選択可」と質問したところ、「操作性が悪く使い勝手が良くない」が98票「複雑な申請ルートの設定などに対応できない」が90票という回答となりました。

    ・操作性が悪く使い勝手が良くない:98票
    ・複雑な申請ルートの設定などに対応できない:90票
    ・機能が不足している:88票
    ・汎用性が低い(稟議書などで使えない):45票
    ・その他:35票
     ーIEベースでサポート終了、環境不適合が出始めている
     ー保存、検索が弱い。仕様変更が頻繁。
     ールートというよりは、申請内容が多いまたは複雑なものはフォーム作成が手間になる。
     ー検索が遅い、閲覧の権限管理ができない
     ー運用ルールが改定されるとシステムに反映されず、手動で明記・設定が必要になり、ノウハウや手順書が必要になる
     ースマートデバイスに対応させるためには、ほぼ作り直す必要がある
     ーデータの保管期間に制限がある

    ワークフローシステム未使用企業の「稟議や申請・承認(決裁)の方法」、「Word、Excelに記入、印刷して申請」が51.5%で最多

    Q12.あなたのお勤め先では、稟議や申請・承認(決裁)業務を主にどのような方法で行なっていますか。」と質問したところ、「Word、Excelに記入、印刷して申請」が51.5%「メール、チャットツールで申請」が13.4%という回答となりました。

    ・Word、Excelに記入、印刷して申請:51.5%
    ・メール、チャットツールで申請:13.4%
    ・申請書に手書きして申請:10.0%
    ・その他の方法で申請:11.7%
    ・明確な稟議や申請・承認(決裁)業務の進め方が決まっていない:13.4%

    ワークフローシステム未使用の63.9%の担当者が、稟議などの申請・承認業務における課題を実感

    Q13.あなたのお勤め先で、稟議などの申請・承認業務における課題があると感じますか。」と質問したところ、「とても感じている」が27.1%「やや感じている」が36.8%という回答となりました。

    ・とても感じている:27.1%
    ・やや感じている:36.8%
    ・どちらとも思わない:17.7%
    ・あまり感じていない:13.4%
    ・まったく感じていない:5.0%

    ワークフローシステム未使用による「稟議などの申請・承認業務の課題」、「承認までのスピードが遅い」(121票)や、「どこで承認がストップしているのかわからない」(109票)など

    Q14.どのような課題を感じているか教えてください。※複数選択可」と質問したところ、「承認までのスピードが遅い」が121票「どこで承認がストップしているのかわからない」が109票という回答となりました。

    ・承認までのスピードが遅い:121票
    ・どこで承認がストップしているのかわからない:109票
    ・書面に誤りがあった場合、改めて修正した紙を出力し、最初からやり直しになる:81票
    ・過去の稟議や申請書を探すのに手間がかかる:69票
    ・プリントアウト作業が複雑:66票
    ・過去の稟議や申請書を保管するのに場所がとられる:58票
    ・上司に提出する際など、コミュニケーションに気を遣う:57票
    ・紛失する可能性がある:55票
    ・ハンコ出社が必要になるなどテレワーク導入への障壁となっている:49票
    ・その他(具体的に):16票
     ー世代によってコンピュータを使うことへの抵抗があり、導入の壁となっている
     ー人事で役職が増えるたびにエクセルテンプレートが変更になる
     ー保管にコストがかかる(添付資料含めてのPDF化)
     ー提出しても忘れられてしまう。メールや紙で提出しても口で言う必要がある
     ー誰に稟議を通すのかわからないときがある
     ー手続きがいろいろあって面倒

    ワークフローシステム未使用の企業において、回答者の約6割は「ワークフローシステムの導入」に関与できる立場

    Q15.あなたは、ワークフローシステムの導入に関与できる立場にいますか。」と質問したところ、「導入する場合は意思決定者となる」が22.0%「導入する場合は意思決定者に対してアドバイスをする立場にある」が32.8%「導入を意思決定する担当部署に所属している」が8.4%という回答となりました。

    ・導入する場合は意思決定者となる:22.0%
    ・導入する場合は意思決定者に対してアドバイスをする立場にある:32.8%
    ・導入を意思決定する担当部署に所属している:8.4%
    ・導入の意思決定には関与できない:32.1%
    ・わからない:4.7%

    ワークフローシステム未使用の担当者の半数以上が、自社に「ワークフローシステムの導入」の必要性を実感

    Q16.あなたのお勤め先にワークフローシステムの導入は必要だと思いますか。」と質問したところ、「必要だと思う」が52.0%「必要だと思わない」が15.9%という回答となりました。

    ・必要だと思う:52.0%
    ・必要だと思わない:15.9%
    ・わからない:32.1%

    ワークフローシステムの導入が必要な理由、「稟議や申請がきちんとデータ化され、蓄積されるから」(120票)や、「稟議や決裁がよりスムーズになるから(承認スピード向上)」(118票)など

    Q17.ワークフローシステムの導入が必要だと思う理由を教えてください。※複数選択可」と質問したところ、「稟議や申請がきちんとデータ化され、蓄積されるから」が120票「稟議や決裁がよりスムーズになるから(承認スピード向上)」が118票という回答となりました。

    ・稟議や申請がきちんとデータ化され、蓄積されるから:120票
    ・稟議や決裁がよりスムーズになるから(承認スピード向上):118票
    ・ペーパーレス化を推進したいから:96票
    ・書類提出、押印のために出社しなければいけない状態だから(脱ハンコ):60票
    ・テレワークを推進したいから:44票
    ・その他(具体的に):9票
     ーDXを進め、人手不足による業務負荷を改善するために必要
     ーワークフローシステムは業務の組織化・効率化において非常に重要な仕組みであると認識しているため
     ー稟議書作成の手順書替わりにもなる
     ー内製のシステムを辞めたいから
     ー複数の承認者を経由し正しい判断ができるから

    ワークフローシステム導入の懸念点、「運用・管理する人材が不足している」が80票で最多

    Q18.ワークフローシステム導入にあたり懸念点があれば教えてください。※複数選択可」と質問したところ、「運用・管理する人材が不足している」が80票「割ける予算がない」が65票という回答となりました。

    ・運用・管理する人材が不足している:80票
    ・割ける予算がない:65票
    ・上層部の理解が得られるか不安:58票
    ・利用者から紙の電子化に反発が出ないか不安:41票
    ・特に懸念点はない:23票
    ・その他(具体的に):9票
     ー上層部ではなく、まず同僚の理解が得られるかどうか不安。ワークフローを導入することで得られる利点をどう伝えればいいかわからない
     ー紙でしか存在しない大量の書類の扱い
     ー親会社のシステムなので言語が英語。不慣れな従業員がいる
     ーすでに扱っている職場独自の一部の管理システムとの共存もしくは移行
     ー現在のワークフローが複雑すぎて整理ができていない

    まとめ

    今回得ることができた回答者属性として、役職は課長クラス以上が全体の42%を占め、意思決定に関与する担当者の声が十分に集まる結果となりました。職種は「ITreview」会員ということもあり、普段からIT製品の情報収集に関わる「情報システム関連」の割合が多くなりましたが、それ以外の職種については平均的に回答を集めることができました。

    また、今回の調査において「ワークフローシステム」がどのようなものか認知している割合が76.2%、勤め先で実際に使用している割合が67.7%と、業界知見の高いユーザーの声を集めることができ、その他自由回答欄を設けている設問に対しても、10~30の具体的な回答が記入されるなど、アンケート回答への意識の高さも伺えました。

    数字と導入事例から考えるワークフローの導入効果
    ワークフロー総研編集部
    この記事を書いた人 ワークフロー総研編集部

    「ワークフロー総研」では、ワークフローをWork(仕事)+Flow(流れ)=「業務プロセス」と定義して、日常業務の課題や顧客の潜在ニーズの視点からワークフローの必要性、重要性を伝えていくために、取材やアンケート調査を元にオンライン上で情報を発信していきます。また、幅広い情報発信を目指すために、専門家や企業とのコラボレーションを進め、広く深くわかりやすい情報を提供してまいります。

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