領収書を効率的に処理する3つのポイント

領収書をきれいにまとめることに多くの時間を費やしてはいませんか？
領収書などの帳簿を必要以上に長期間保存していませんか？

本日のテーマは「無駄をなくし、経理を合理化すること」についてです。

領収書の整理に時間をかけないようにする

領収書をまとめるときに「後で見やすいから」といった理由で長時間を費やしてできるだけきれいにまとめようとする。これは本当に必要な事でしょうか？

領収書がきれいにまとめてあった場合、あとで見たときにみやすいのは確かです。会計事務所や税務署へのアピールはバッチリです。

きれいにまとめようとすればするほど、時間を浪費してしまいます。会社の利益を考えると整理のために時間を使いすぎるのは得策ではありません。

領収書には保存期間がある

領収書などを保存する場合、保存するにはスペースが必要となります。東京などの土地が高くつく場所での保存にはスペースの確保にもコストはかかってしまいます。現在あなたの会社で保存している領収書のは本当に必要なのでしょうか？

領収書などの帳簿書類（欠損金の繰越控除の適用を受ける場合を除く）はその事業年度の確定申告書の提出期限から7年間の保存が原則となっています。

これにより、書類は取引が増えるたびに多くなり、保存するスペースが必要となります。そのため、必要のなくなった書類をいつまでも保存しておくのはスペースとコストが無駄となってしまいます。

貸倉庫や書類の処分を請け負う業者を上手に活用して、事務所内の書類スペースは必要最小限に抑えましょう。

小口現金ではなく振込にする

小口現金の実際残高と現金出納帳の残高合わせの際に現金が足りていなかった場合、その責任として自分が補充しなくてはなりません。また経費精算の依頼が来るたびに対応すると、決まった日に精算を行う場合と比較すると効率が悪いです。

何か効率の良い方法はないのでしょうか？
そこで、経費精算申請制度というものを紹介します。

社員には各自で経費精算の申請書を作成してもらいます。
ただし、各自にそれぞれ異なった形式の申請書を作成されてしまうと集計する側に負担がかかってしまうので、最初に申請書制作にあたってのルールや用紙の形式を決めておくことが重要となります。

これにより経費精算は、月一回の定められた日に行えるようになるため、申請があるたびに時間を取らずにすむのです。

まとめ

このように経理の合理化を図ることによって作業の効率を上げることやコストを下げていくことは会社の経営に影響し、利益にもなっていくのです。

ワークフローシステムを導入することにより、申請→承認→精算まで一連の動作をパソコン上で行えますので作業が円滑になります。領収書はデータベースに保存されますので、事務所内の保存スペースも不要です。

エイトレッドのワークフロー製品「X-point」「AgileWorks」では、多くの経費精算書導入事例があります。経費精算書のシステム化についての相談がございましたら、お気軽にお問い合わせください。