ワークフローメーカー事例：出荷業務編
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ワークフロー開発元の私たちが実際に行う活用事例のご紹介！
当サイトではワークフローの活用事例を紹介しておりますが、今回は、私たちエイトレッドがワークフローシステムを使って実際に行っている「クラウドサービスの出荷業務」をご紹介します。
(出荷業務はAgileWorksというシステムを利用しています)
OUTLINE 読みたい項目からご覧いただけます。
出荷処理
出荷処理ではおおまかに以下の業務がワークフロー化されています。
- 「顧客シート」・・・顧客情報を登録するフロー
- 「ライセンス発行申請」・・・サービスのライセンス発行と送付を行うフロー
- 「クラウド作業依頼」・・・クラウド環境を構築するフロー
1.顧客シート
お客様情報のマスタとなるのが「顧客シート」です。
この「顧客シート」を基点に、ライセンス発行申請やクラウド作業依頼などの申請書を起票します。顧客の基本情報を転記する設定を行うことで二重入力の手間が省けます。
2.ライセンス発行申請
ライセンス発行を行うフローです。前述の「顧客シート」から転記して起票します。
ライセンス発行はSDKを使った開発で自動化されており、（AgileWorksでは各ステップでSDKを使ったアドオン開発が可能です）
ライセンス発行するステップで承認するとライセンスが自動発行されます。
このように作業自体を自動化するまで作り込めば手間が大幅に減りますが、業務をフロー化するだけでも、タスクや進捗が目に見えるようになりますので業務効率はかなり改善されるはずです。
3.クラウド作業依頼
お客様のクラウド環境を構築するためのフローです。
クラウド環境の自動構築や、お客様に環境を提供するための各種作業や動作チェック、メールの通知などのタスク管理やステータス管理を行います。
お客様に提供する環境の構築やメール配信については、必ず第三者による多重チェックを行う必要があるため、ワークフローをつかってレビューしないと次の作業に進まないよう制御しています。
まとめ
多くの担当者が携わる業務ですが、ワークフロー化することで
- 誰でも業務を進捗確認
- 作業漏れの防止
- 作業量の把握
- 必ずレビューする仕組み
ができ、作業漏れやミスが無くなり効率的な仕事が出来るようになりました。
業種、業界、会社によって様々な業務がありますが、見える化はどの仕事にも通じる普遍的な課題ですので、ぜひ参考にしていただければと思います。
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「ワークフロー総研」では、ワークフローをWork（仕事）＋Flow（流れ）＝「業務プロセス」と定義して、日常業務の課題や顧客の潜在ニーズの視点からワークフローの必要性、重要性を伝えていくために、取材やアンケート調査を元にオンライン上で情報を発信していきます。また、幅広い情報発信を目指すために、専門家や企業とのコラボレーションを進め、広く深くわかりやすい情報を提供してまいります。
