交通費精算書のテンプレートや書き方、運用を効率化する方法を紹介！

本記事では、交通費精算の基礎知識から、交通費精算書のテンプレートや書き方、運用を効率化する方法をご紹介します。

交通費精算の効率化に有効なソリューションや事例も紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。

交通費精算の基礎知識

そもそも交通費精算とは、従業員が業務遂行のために立て替えた交通費を精算する一連の手続きを指します。月単位で精算を行うことが多く、小口現金で払い戻すパターンや、給与と一緒に銀行振り込みで払い戻すパターンが一般的です。

また、交通費精算における交通費と混同しやすいのが、通勤費や旅費交通費です。

通勤費（通勤手当）は一般的に給与と一緒に支給され、月額15万円を超える場合に課税対象となります。

旅費交通費は、出張や海外渡航などに伴う遠方への移動に関する費用を指し、交通機関の運賃だけでなく、宿泊費用や食事代などを含めるケースが一般的です。

交通費精算書のテンプレートと書き方

上記の画像は、交通費精算書のテンプレートです。

次は、交通費精算書に必要な記載項目とその書き方について見ていきましょう。

申請者名

交通費精算書には申請者の情報を記載します。

「誰が申請したのか」が一目でわかるよう、氏名と所属部署を正しく記載しましょう。

申請日付

交通費精算書には、申請日を記入します。

交通費の支払い・立て替えを行った日付ではなく、精算書を作成・提出する日付ですので注意しましょう。

交通機関の利用日

交通機関を利用した日付を記載します。

料金の改定などがある場合に正確に情報を反映するためにも必要なので、間違いがないよう注意しましょう。

行き先（目的地）

行き先（目的地）として、訪問先の会社名や店舗名、会場名を記載します。

どこに行くために交通機関を利用したのかを明確するためにも、正式名称を記載するようにしましょう。

要件（目的）

なぜ目的地に行ったのか、要件や目的を記載します。

たとえば、取引先との商談や展示会への出展、セミナーへの参加など、その場所を訪れた目的を簡潔に示しましょう。

経路（利用区間）

交通費精算書には、交通機関を利用して移動した経路（利用区間）を記載します。

たとえば、利用した交通機関が電車であれば、乗車駅と降車駅を記載します。乗り換えが発生する場合には、乗換駅も記載するのが一般的です。

交通機関・区分

電車やバス、タクシーなど、移動に利用した交通機関を記載します。

また、行きあるいは帰りのみの片道で利用したのか、それとも行き帰りの往復で利用したのか、片道・往復の区分を記載するケースが一般的です。

金額・運賃

経路ごとの金額と合計金額を記載します。

交通機関によっては、ICカードと切符で運賃が異なる場合があります。交通費精算のルール・社内規程を参照し、どちらの金額を記載するか確認しましょう。

交通費精算の運用を効率化する方法は？

次は、交通費精算の運用を効率化する方法について見ていきましょう。

ルールの明確化・周知徹底

交通費精算を円滑に行うには、ルールを明確化するとともに、従業員に周知することが大切です。

明確なルールを策定して従業員に周知徹底することで、不正な精算や経費の無駄遣いを抑制することが可能です。また、明確なルールは、申請ミスのリスクを低減するとともに、問い合わせが減ることで担当者の負担軽減にもつながります。そのためにも、策定した交通費精算のルールは、必要なときに速やかに参照できる状態にしておくようにしましょう。

精算手続きを電子化する

交通費精算の手続きを電子化することも重要です。

交通費精算書のフォーマットを印刷して必要項目を記入し、関係者への回覧やハンコによる押印を経てようやく精算処理、といったアナログな業務フローは、多くの手間と時間が掛かるだけでなく、ミスが発生するリスクも高まります。

申請・承認といった手続きを電子的に行えるようにすることで、紙ベースよりも圧倒的に効率的かつ正確に精算手続きを行えるでしょう。

システム連携で業務効率化

交通費精算の手続きを電子化するだけでなく、前後で発生する業務も含む一連の業務プロセスを電子化していくことも大切です。たとえば、交通費精算の申請自体が電子化されたとしても、その後の会計システムへの入力作業が手作業で行われていれば、依然として担当者の負担は大きいと言えます。

交通費精算の手続きを電子化するとともに、そのデータを各種システム・サービスとデータ連携できる仕組みを整えることで、業務効率化の効果を最大限に高めることができるでしょう。

交通費精算の効率化にワークフローシステム

次は、交通費精算の効率化に役立つソリューションとして、ワークフローシステムをご紹介します。

ワークフローシステムとは、社内で行われる各種申請・稟議などの手続きを電子化することができ、交通費精算の効率化にも役立てられます。

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では、ワークフローシステムが交通費精算の効率化に役立つ理由を詳しく見ていきましょう。

交通費精算を電子化

ワークフローシステムは、交通費精算を含むあらゆる手続きを電子化することが可能です。

製品によってはノーコードでのフォーム設計が可能で、新たに交通費精算フォームを作成したり、既存の交通費精算書をシステム上に再現したりすることもできます。

交通費精算書の作成・申請から承認・決裁までデバイス上で行うことができるので、時間や場所の制約を解消しつつ、タイムリーかつ効率的に精算を進めることが可能です。

ルールの徹底・管理が可能

ワークフローシステムを活用することで、交通費精算のルールを徹底したり効率的に管理したりできます。

ワークフローシステムには実際の組織図や職務権限を反映することができ、交通費精算のルールに則した承認ルートを自動判別することが可能です。

また、ワークフローシステム上で処理された申請はシステム上に記録され、いつ・誰が・何を申請し、どのように処理されたのかという証跡が残るため、ガバナンスの面でも有効です。

システム連携で一連のプロセスを効率化

ワークフローシステムは、さまざまなシステムとの連携により利便性を高めることができます。たとえば、経路案内（乗換案内）サービスと連携して、交通費精算書の入力作業を一部自動化したり、会計システムと連携して精算処理後のデータを反映したりといったことが可能になります。

このように、ワークフローシステムをハブに各種システム・サービスを連携することで、一連の業務プロセスを効率化・電子化することができ、データ活用の高度化にもつなげられるでしょう。

ワークフローシステムで交通費精算を効率化した事例

最後に、エイトレッドが提供するワークフローシステム「AgileWorks」で交通費精算を効率化した事例をご紹介します。

交通費申請の入力ミスや申請処理の負担が軽減（ウイングアーク１ｓｔ）

ウイングアーク１ｓｔ株式会社は「AgileWorks」を導入して申請業務の効率化やシステムの保守工数削減を達成しました。

同社はコロナ禍以前よりフルリモート体制を確立するなど、社内業務のデジタル化において一定の成果を収めていた一方、当時利用していたのワークフローシステムはシステム連携に多大な工数を要しており、業務環境の高度化を阻害する要因となっていました。

ワークフローシステムの刷新が必要だと判断した同社は、新たなワークフローシステムの選定を開始。検討の結果、連携性や保守性の高さが決め手となり、「AgileWorks」の導入に至りました。

導入決定後、幅広いシステムとの連携を実施し、業務間に存在する非効率な作業を削減。

たとえば、外部の交通経路検索システムと「AgileWorks」を連携し、交通費申請の入力ミスや申請処理の負担を軽減することに成功しました。自社製品であるBIツール「MotionBoard」とも連携し、交通費申請を含む経費申請の可視化も実現しています。

乗換案内や会計システムとの連携で経費申請を効率化（キングレコード）

キングレコード株式会社は、「AgileWorks」を導入してアナログで手間の多い経費申請業務などを効率化しました。

従来、申請業務のほとんどを紙ベースで運用していた同社。経費申請に関してはグループウェア付属のワークフロー機能で運用していたものの、システム上から印刷した帳票を回付して押印するなど、承認業務自体はアナログな状態でした。とくに交通費申請には多くの手間を要しており、コア業務を圧迫する要因となっていました。

この状況を課題視した同社は、ワークフローシステムの導入に向けて製品選定を開始。乗換案内サイトや会計システムとの連携が可能で、複雑な承認経路も設定可能な点を評価し、「AgileWorks」の採用に至りました。

導入後、経費申請業務を中心に11種類の帳票を電子化し、大幅な業務効率化を実現。

懸案であった交通費申請においても、乗換案内サイトとの連携によってワンクリックでの交通費計算が可能に。申請者はもちろん、経理担当者によるチェックの負担も軽減されるなど、大きな成果につながっています。

まとめ

今回は、交通費精算の基礎知識やテンプレート・書き方、運用を効率化する方法について紹介しました。

ワークフローシステムを活用することで、交通費精算の手続きを電子化できるだけでなく、ルールの徹底や、システム連携による業務プロセスの自動化につなげることが可能です。

交通費精算に課題を感じている企業は、記事内でもご紹介したワークフローシステム「X-point Cloud」や「AgileWorks」の利用を検討してみてはいかがでしょうか。