申請書とは？書き方やテンプレート、申請業務を効率化するITシステムを紹介！

本記事では、申請書の意味や主な種類・テンプレート、書き方のポイントをわかりやすく解説します。

申請書の作成・運用を効率化するITシステムや成功事例も紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。

申請書とは？

申請書（読み方：しんせいしょ）とは、特定の事項について承認や許可を求めたり、自らの希望や主張を伝えたりするための書類です。

ビジネスで用いられる申請書は、社内向けと社外向けの2パターンに大別することができます。

社内向けの申請書としては、たとえば以下を挙げることができます。

• 休暇申請書
• 経費精算申請書
• 出張申請書
• 購買申請書 など

これらはあくまで社内向け申請書の一部であり、目的や用途が異なる多種多様な申請書が存在します。また、ビジネスシーンで用いられる稟議書や起案書、届出書なども、個人の権限では決定できない事柄について関係者の承認・決裁を求める文書であり、申請書の一種と言えます。

社外向けの申請書は、官公庁などの公的機関に対して提出するものが主であり、たとえば以下を挙げることができます。

• 法人設立登記に関する申請書
• 税務手続きに関する申請書
• 各種製造・販売免許等に関する申請書 など

なお、上記のような官公庁などの公的機関に提出する申請書に関しては、書式が定められている場合が多く、テンプレートが提供・配布されていることが一般的です。

申請書の種類・テンプレート

次は、社内手続きで用いられる申請書の主な種類とテンプレートを見ていきましょう。

経費事前申請書・住宅手当申請書（経理関連）

経理業務で扱うことが多い、経費事前申請書（左）と住宅手当申請書（右）のテンプレートです。

出張申請書・新規取引先登録申請書（営業関連）

営業関連の業務が扱う機会が多い出張申請書（左）と新規取引先登録申請書（右）のテンプレートです。

残業申請書・休暇申請書（労務関連）

労務関連の業務で扱うことが多い、休暇申請書（左）と残業申請書（右）のテンプレートです。

施設利用申請書・事務用品購入申請書（総務関連）

総務関連の業務で扱う機会が多い、施設利用申請書（左）と事務用品購入申請書（右）のテンプレートです。

システムアカウント申請書・リモート接続申請書（情シス関連）

情報システム関連の業務で扱う機会が多い、システムアカウント申請書（左）とリモート接続申請書（右）のテンプレートです。

稟議書・届出書（全般）

さまざまな用途・目的で汎用的に利用できる稟議書（左）と届出書（右）のテンプレートです。

申請書の主な記載項目と書き方

次は、申請書の主な記載項目と書き方のポイントを見ていきましょう。

申請書はさまざまな種類が存在しますが、用途を問わず共通して記載すべき項目も存在します。

また、申請書を作成する際は、申請の種類を問わず、書き方のポイントとして以下を意識することが大切です。

以下の記事では、稟議書の書き方の基本について詳しく解説しています。稟議書に限らず各種申請書にも共通する内容となっているので、合わせてお読みください。

申請書の作成・運用をワークフローシステムで効率化

次は、申請書の作成・運用を効率化するソリューションとして、ワークフローシステムをご紹介します。

ワークフローシステムとは、各種申請や稟議といった手続きを電子化するツールのことで、近年では業種業界を問わず数多くの企業で導入・活用されています。

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では、ワークフローシステムが申請書の作成・運用に役立つ理由を見ていきましょう。

申請書の設計・作成を効率化

先述の通り、ワークフローシステムは各種申請や稟議などの手続きを電子化するツールであり、紙で運用している申請書をシステム上に再現したり、新たに申請書を作成したりすることが可能です。とくに、ノーコードのフォーム作成機能を備えている製品であれば、自社にとって必要な申請書を直感的な操作で簡単に設計することができるでしょう。

さらに、外部システムやアプリケーションとのデータ連携により、申請書の作成・入力作業を効率化したり自動化したりすることも可能です。

回覧・承認スピードが向上

申請書の設計・作成だけでなく、回覧や承認・決裁のスピード向上にも効果が期待できます。

ワークフローシステムは、実際の組織構造や職務権限をシステム上に反映することができ、申請書の種類や内容に応じて適切な承認ルートを自動判別することも可能です。また、ノートPCやスマートフォン、タブレットなどのモバイル端末で申請の提出・確認・承認といった処理を行うことも可能です。

そのため、申請者は迷うことなく速やかに申請手続きを開始することができ、承認者や決裁者はどこからでも確認や処理を行えるので、申請から決裁までの期間を大幅に短縮することができるでしょう。

過去の申請データをナレッジとして活用可能

過去の申請データをナレッジとして活用していける点も、ワークフローシステムの特徴です。

ワークフローシステムで処理した申請・承認データは、システムログとして蓄積され、必要に応じて検索・参照したり、出力・集計して二次活用したりすることもできます。

「いつ・誰が・何を申請し、誰が・どのように処理したのか」といった証跡が残るので、不正な閲覧や持ち出し、改ざんといったリスクへの対策としても有効です。

ワークフローシステムで申請業務の効率化を促進した事例

最後に、ワークフローシステムを活用して申請業務の効率化を促進した事例をご紹介します。

ここでは、シリーズ累計4,500社超の導入実績を誇るワークフローシステム「X-point Cloud」と「AgileWorks」の導入企業のなかから、申請業務の効率化を実現した事例を見ていきましょう。

事業部ごとにバラバラだった申請業務を統合（アテクト）

株式会社アテクトは、「X-point Cloud」を導入して約50種類の申請書をデジタル化し、年間で約50,000分の業務時間を削減することに成功しました。

同社では、衛生検査器材事業・半導体資材事業・PIM事業という3つの主要事業を展開しており、事業部ごとに申請業務の流れやルールがバラバラな状況でした。加えて、紙の帳票による申請業務は多くの非効率が生じており、申請承認が1～2週間滞ることも。

これらの課題を解決するため、紙のイメージをそのままデジタル化でき、スムーズな社内定着が期待できる「X-point Cloud」の導入を決めました。

承認ルートの整理や申請書の標準化に取り組み、3ヶ月の導入期間を経て運用を開始。紙のイメージを忠実に再現したことでユーザーから好意的に受け入れられ、現在では全従業員130名に「X-point Cloud」を展開。

49種類にのぼる多様な申請書が主要3事業部で利用されており、年間の申請件数は約10,000件にのぼります。年間15,000枚の紙削減を達成したほか、申請業務の効率化にも効果を発揮。年間で約50,000分の業務時間が削減されるなど、大きな成果を実感されています。

効率的かつ保守運用の手間が少ない申請業務を確立（えがお）

株式会社えがおは、「AgileWorks」を導入して申請業務やシステムの保守運用に費やしていたコストを大幅に削減しました。

同社では従来、経費精算などの金銭が絡む申請はワークフローシステムで処理し、そのほかの申請に関しては紙の帳票で運用している状況でした。しかし、旧ワークフローシステムは外部パートナーに保守運用を委託しており、多くのコストが費やされていました。また、同社の組織構造や承認経路を再現できないケースがあるなど、機能面でも不満を感じていた背景があり、システムリプレイスに向けて動き出すことに。

システム選定の結果、組織構造や承認経路を柔軟に設計することができ、GUIベースで操作可能なメンテナンス性の高さを評価し、「AgileWorks」の導入に至りました。

「AgileWorks」へのリプレイスにより、課題が多かった従来の申請業務は大きく変化。システムの保守運用は段階的に社内へと移行し、運用開始から数年後には完全内製化を達成。

さらに、「AgileWorks」は申請業務の効率化や意思決定の迅速化にも効果を発揮しています。たとえば、複数部門をまたがり順々に回覧・承認を行っていた申請業務を並列で確認・承認できるようになり、決裁までの期間が大幅に短縮しています。

まとめ

今回は、申請書の意味や主な種類・テンプレート、書き方のポイントなどをご紹介しました。

記事内でもご紹介したように、申請書の作成・運用を含め、申請業務の一連の流れを効率化するソリューションがワークフローシステムです。

申請業務の効率化・デジタル化に課題を感じている方は、ワークフローシステムの利用を検討してみてはいかがでしょうか。