店舗管理システムとして活用されるワークフロー~ 松屋、ブックオフ、ABCマート、はなまる が店舗改革に積極活用 ~

2016年07月25日
店舗管理システムとして活用されるワークフロー~ 松屋、ブックオフ、ABCマート、はなまる が店舗改革に積極活用 ~

飲食店や小売店等の多店舗展開を行う企業が、お客様に高品質のサービスを提供するためには本部と店舗で様々な情報をリアルタイムに共有することが求められます。お客様の声、商品の在庫情報、店舗資材の補充・修繕、クレームやトラブル情報、売上、スタッフの勤怠 ...等

これらの共有のために多くの多店舗展開企業で活用されているのが ワークフローシステム 。なぜ活用されているのでしょうか?その実態にせまります。

店舗管理システムとしてワークフローで管理できること

店舗管理は前述の通り、管理範囲が多岐に渡ります。本部での管理を厳しく行えば全てを把握することはできますが、店舗で判断を下すことができなくなり、本部への負担は大きくなります。逆に各店舗に大きな裁量を与えてしまうと、本部で把握できないことが増えることになります。

その際に必要になってくるのが、本部・店舗間また店舗同士の情報共有を適切な形で行えるワークフローシステムになります。情報共有というとコミュニケーションツールをイメージされる方もいらっしゃいますが、「店舗管理」という視点から考えると、取り扱われる情報はすべて経営に関わる重要なものになります。

取り扱われる情報として挙げられるのが、「売上・経費・人材・品質」の4つです。売上報告、修繕依頼、採用稟議、クレーム報告など定例会議だけでは把握しきれない情報も、一括で管理・実行し、蓄積したデータから業務改善につなげていくことができるのがワークフローシステムです。
コミュニケーションツールとの大きな違いは、その情報が報告書や作業依頼書という形になり、自動的に業務に繋げることができる点です。そのため、情報がそのまま放置されることなく、適切な形で店舗管理ができます。

店舗情報のリアルタイム共有

店舗から本部への申請や報告を電子ワークフロー化することで、リアルタイムに店舗からの情報が集まるようになり、サービス向上の取り組みや改善を素早く実行に移すことができます。

例えば多くの企業がワークフローを導入して取り組むのが「クレーム管理」や「事故管理」です。速やかに事象を共有し、問題の長期化や未然に防ぐ対策を行う事が求められる業務ですが、これらを実行するためにワークフローが有効に活用されています。また現場スタッフからの「改善提案」を集めて店舗の改善活動を行う企業も多く存在します。
いずれも店舗運営において最も大切な「現場の声」を迅速に共有し、顧客満足度向上の取り組みにつなげるためにワークフローが利用されています。

株式会社松屋フーズ IT企画部

「店舗を含む全社で情報の共有化を図り、業務の効率化に積極的に取り組んでいます。その一環として本部と店舗のやり取りの帳票をワークフローで電子化したことで、業務処理のスピードは飛躍的に高まりました。」

店舗が顧客対応に注力するために

店舗スタッフがやるべき仕事は接客や商品管理です。しかしながら、商品の増加やサービスの変化等、様々な理由により現場の業務が複雑化し、結果、事務業務やバックヤード業務の割合が増えることで本来やるべき接客の負担になっていきます。
ワークフローはそんな店舗の事務業務等の負担を軽減する役割を担っています。書類を「作る」「待つ」「探す」といった店舗にとってはムダな時間を省力化しているのです。また、書類が速やかに共有されるようになることにより、本部での承認、決裁もスピーディーに処理されるようになるため、現場だけでなく組織全体の生産性向上にも有効に作用します。

ブックオフコーポレーション株式会社 IT統括部

「店舗の現場スタッフにとっては、接客や商品管理が最優先業務です。それ以外の業務に関してはできるだけ簡素化して、本来取り組むべき仕事に集中できる環境を整えたいと考えていました。」

株式会社はなまる 管理本部経理部 情報システム

「店舗においてはできるだけ事務作業に割く時間や手間を省き、接客やその準備に労力を費やしてもらいたいと考えています。」

FAX、メール便からの脱却

物理的に距離が離れた拠点同士のやり取りには、FAX、メール便、メールなどが多く採用されていますが、
紙のムダ、送受信確認(送った、送らない)のムダ、紙のデータをPCへ転記するムダ、メールや紙を探す時間のムダ、メール便を待つ時間のムダ 等、そこには多くのムダが存在します。
ワークフローを採用する多くの企業が、このようなムダを無くすことが店舗運営にとって有効な取り組みであると考えており、実際にワークフローを利用することで大きな成果を上げています。

株式会社エービーシー・マート 総務部 人事チーム

「導入前は紙の勤怠申請書をFAXやメール便で運用していましたが、締め切り日の翌日に出社するとFAXのトレーが折れてしまうのではないかと思うほどFAXが来ていました。」

株式会社はなまる 管理本部経理部 情報システム

「このままメール文化、紙文化を継続していては、業務効率化は難しく、伝票の紛失といった事故も発生しかねない状況でした。ワークフローを導入することでメール文化、紙文化の脱却を図りました。」

ブックオフコーポレーション株式会社 IT統括部

「FAXや表計算ソフトだと、紙に出力する際に誰でも内容が見ることができます。セキュリティを確保し、情報漏えいなどを未然に防ぐ環境を実現するためにも、ワークフローの導入は有効だと判断しました。」

店舗スタッフでも簡単に利用できるワークフロー X-point(エクスポイント)

店舗で働く様々な年代のスタッフにシステムを覚えてもらうのは非常にハードルが高いものですが、現場でデータの入力ができなければワークフローによる業務効率化も絵に描いた餅です。また、店舗で働くアルバイトスタッフなどは入れ替わりも激しく、多くの店舗でその都度システムの教育をすることは現実的ではありません。ですからワークフローシステムは、入ったばかりのアルバイトや年配の方でも使えるものでなければなりません。

「まるで紙のようなフォーム」が特徴のワークフローシステム X-point(エクスポイント)は入力の帳票が紙とまるで同じなので、入ったばかりのスタッフも直感的に使うことができ、入れ替わりが多いアルバイトやパートを抱える店舗でも教育コスト無しで運用が可能です。松屋、ブックオフ、はなまるうどん、ABCマート等、多くの多店舗展開の企業で利用されています。

X-pointによるその他の導入事例も数多くございます。こちらからご覧ください。

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ワークフローとは、一般的には業務の流れのことを指しますが、ワークフローシステムを導入することにより、業務手続きを電子化し、これまでかかっていた業務の負担を減らせます。ワークフローの基本やシステム導入をする上でのポイントなどをご紹介します。

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