製造業に最適なワークフローシステムとは？現場を止めない意思決定プロセスの設計方法

製造業のDX推進において、本社部門のペーパーレス化は進んでいても、
「工場や生産現場では未だに紙とExcelが根強く残っている……。」
このような悩みをお持ちのDX担当者は少なくありません。

現場のスピード感を落とさず、かつ確実に承認プロセスを回すためには、「製造業特有の事情」を考慮したシステム選定が必要です。

本記事では、製造業の現場で起きがちなワークフローの課題を整理し、現場を止めないための意思決定プロセスの設計方法と、それを実現する具体的なシステムについて解説します。

製造業が陥りやすい「ワークフローの課題」とは？

製造業において、ワークフローシステム導入が難航する、あるいは導入したものの思うように定着しない、といった状況が頻発する背景には、業界特有の構造的特徴があります。

製造業のビジネスは、本社、工場、研究所、物流センター、さらには協力工場など、物理的に離れた「遠隔拠点・複数現場」で進行します。この構造が、以下のような課題を生み出す根本原因となっています。

問題発生源と意思決定者の距離

報告や申請の起点の多くは「現場」にありますが、決裁権限を持つ人間は本社や別棟にいることが多く、申請者と決裁者の物理的な距離が判断の遅れを招きます。

フェーズによる関与部門の複雑さ

設計、生産準備、量産、品質管理と、プロジェクトのフェーズごとに主導権を持つ部門が入れ替わるため、承認ルートが複雑化しがちです。

「止まること」が許されない

製造業界はサプライチェーンが長く、一工程の判断遅れがライン停止や納期遅延に直結します。そのため、現場は常に「待ったなし」の状況に置かれます。

厳しい証跡管理基準

製造業ではISOなどの国際規格や顧客監査への対応が事業継続の前提となります。そのため、単に早ければ良いわけではなく、「誰が、いつ、なぜその判断をしたか」という厳密な証跡管理も同時に求められるのです。

製造業の現場で頻発する「非効率」の具体例

先述したような構造的特徴があるにもかかわらず、従来の紙ベースや現場に即していないシステムを利用している場合、後述するような非効率が頻発します。

結果として、「形式上のワークフローはあるが、実態は現場が属人的に回している」という危険な乖離が生まれてしまいます。

「承認待ち」の物理的タイムラグ

社内便による拠点間の輸送や、広い拠点内でのハンコをもらうための持ち回り移動により、承認完了までに多くの期間を要してしまいます。

現場判断が先行する「事後承認」の常態化

生産ラインを止めるわけにはいかないため、承認を待てずに電話やメール、口頭で先に指示を出して書類は後から回す、といった事後承認が横行しがちです。これにより、決裁プロセスが形骸化します。

Excelが「属人的な管理台帳」と化す

システムが使いにくいため、現場担当者が独自のExcelで管理を行うケースも散見されます。結果、最新データがどこにあるか分からず、担当者不在時に業務が停止したり、拠点ごとにデータの整合性が取れず、データ活用・分析が妨げられたりします。

監査対応時の「証跡探し」

「なぜその仕様変更を許可したのか」という経緯が、過去のメールやチャットに埋もれてしまい、監査前に膨大な時間をかけて証跡を探し回ることになるケースも珍しくありません。

製造業のワークフローにおける「本質的な問題」と「システム選びのポイント」

これらの問題が発生するのは、導入しているシステム・ツールの機能不足というよりも、「製造業の構造に対し、従来型のワークフロー設計が合っていないこと」に起因します。

必要なのは、特定のデジタル人材だけでなく、「現場も含めた全員が、迷わずに参加できる仕組み」による「現場を止めない意思決定設計」です。

では、製造業の現場課題を解決するために必須となる、ワークフローシステム選びの4つのポイントを解説します。

1．製造業特有の構造に対応する柔軟性

製造業では、遠隔拠点・複数拠点を跨ぐ申請・承認や、関与部門の多さによる承認経路の複雑さに加え、現場ではトラブル対応や急な仕様変更など、定型外の処理が頻発します。

そのため、製造業のワークフローシステム選びにおいては、業界特有の構造に対応する柔軟性が求められます。

「条件分岐」はもちろん、「緊急時は工場長代理の承認で進行可能」「後から関係者を追加して回覧」といった、現場で起こり得る例外処理をシステム上で再現できる柔軟性が必要です。

2. 徹底した「現場ファースト」

先述したように、製造業において報告・申請の起点のほとんどは「現場」です。そのため、製造業のワークフローでは徹底した「現場ファースト」が求められます。

そのため、システム選定においては、工場などの生産拠点にいたままモバイル端末から申請・承認できるか、共有PCでの代理申請・承認は可能か、ITリテラシーに左右されずに操作できるといった点が重要になります。

3. 「データ連携」による業務自動化

ワークフローを単なる「スタンプラリーのデジタル化」で終わらせてはいけません。

在庫管理システムや生産管理システムと連携し、承認完了と同時にマスタ登録や発注処理が自動で走るような、業務全体の自動化を目指すことが大切です。

そのためにも、各業務領域のシステム・ツールとの連携により、自動化の範囲を拡張していけるかどうかも大切なポイントになります。

4. 判断プロセスと根拠まで残るトレーサビリティ

「誰が・いつ・何を申請・承認したのか」という証跡が記録され、さまざまな条件で検索・集計できるシステムを選ぶことも大切です。これにより、あとから判断プロセスの評価・検証が可能になるだけでなく、監査対応時の工数を大幅に削減し、品質保証体制の強化につなげることが可能です。

製造業におすすめのワークフローシステムと活用事例

製造業のワークフローシステム選びのポイントはわかりましたが、具体的にどのような製品が当てはまるのか気になっている方もいらっしゃるのではないでしょうか。

そこでおすすめしたいのが、株式会社エイトレッドが提供する「X-point Cloud」と「AgileWorks」です。

「X-point Cloud」と「AgileWorks」は、シリーズ累計5,000社超の導入実績を誇るワークフローシステムで、製造業における事例も豊富です。そして、製造業に求められる以下のような特徴を有しています。

• イレギュラーを前提とした柔軟なフロー設計
• 現場ユーザーが無理なく使える操作性
• 各種システムとの連携による拡張性
• 監査対応や内部統制に役立つトレーサビリティ

では、実際に「X-point Cloud」や「AgileWorks」を導入し、課題解決に成功した製造業の事例を紹介します。

拠点をまたぐ意思決定のタイムラグを解消（空研工業）

空調設備機器を製造・販売する空研工業株式会社は、「X-point Cloud」を導入して遠隔拠点間における意思決定の迅速化を実現しました。

同社では従来、本社と工場などの遠隔拠点間で、紙の申請書のやり取りに郵送を用いていたため、承認までにタイムラグが発生。意思決定の遅れが業務の支障となっていました。決裁者が出張などで不在の場合、処理が完全にストップしてしまうこともありました。

この課題を解決するため、同社は申請業務のデジタル化を決定。操作性の高さやメンテナンスの手軽さ、そしてモバイル承認機能が決め手となり、「X-point Cloud」の導入に至りました。

導入後、申請書の回付や押印、保管などに要していた手間が削減され、全国のすべての拠点でスムーズな申請・承認が可能に。また、モバイル承認機能の活用により、以前は申請を遅滞させる要因だった承認者の不在時の問題も解決されています。

年間1000時間以上の業務削減を達成（ヤンマー建機）

建設機械を製造・販売するヤンマー建機株式会社は、「AgileWorks」を導入して申請から承認、処理業務までの一連のプロセスを効率化し、年間1000時間以上の業務削減を達成しました。

同社では従来、数多くの申請業務が紙帳票で運用されており、申請から承認、その後の処理業務まで多くの手間が発生していました。とくに福岡県筑後市の本社は、工場や倉庫などの機能を持つ巨大拠点であり、広大な敷地内での持ち回りによる決裁に、多くの時間が費やされていました。

そこで同社は申請業務のデジタル化を決断。すでに導入しているシステムとの連携性や、申請・承認のしやすさなどを評価し、「AgileWorks」の導入を決めました。

導入後、社内の全部門にシステムを展開し、幅広い業務のデジタル化を実現。たとえば、ユニフォーム支給依頼書もそのひとつ。生産現場を抱える同社ではユニフォームの支給が頻繁に発生し、以前はそのたびに紙の申請書を持ち回り、押印で承認を受けていたため、非常に業務負荷が高い状態でした。

現在は、持ち回りや押印の手間などが削減されただけでなく、他システムとの連携により、決裁後のデータ転記・在庫管理まで自動化。こうした取り組みにより、年間1000時間以上の業務削減を達成するなど、大きな成果を実感されています。

まとめ

今回は、製造業が陥りやすい「ワークフローの課題」や本質的な問題、システム選びのポイントなどをご紹介しました。

製造業のワークフローシステム導入においては、業界特有の構造に注目し、現場を止めないための意思決定設計を意識することが大切です。

製造業に適したワークフローシステム導入・リプレイスを検討中の方は、ぜひお気軽にご相談ください。