包装用品の総合商社として、業界をリードする株式会社シモジマ（以下、シモジマ）では、主力製品である紙袋・化成品類（レジ袋など）の「加工指示書・手配書」の受け渡しをX-pointで電子化。注文データの精度向上と納期短縮、さらには内部統制の強化を実現している。導入の経緯と効果について、詳しく話を聞いた。

当社は総合パッケージ用品の商社です。各種流通業で使用する包装用品をはじめ、事務用品や店舗装飾品といった商店で必要とされる消耗品などを幅広く提供しています。商品アイテムは数万点におよび、FCチェーンとして展開している「パッケージプラザ」の加盟店数は約250店舗となります。

時代の変化に即応し「お客様のニーズに応える」ことを経営の基本理念とし、包装用品関連事業を中軸とした経営を展開していますが、近年では一般生活者向けの新業態直営店や通販事業、海外事業など幅広く事業を展開しています。

当社の主力製品である紙袋・化成品類（レジ袋など）の「加工指示書・手配書」の受け渡しをX-pointで電子化しました。
「加工指示書・手配書」とは、「発注書」、「仕様書」、「加工指示書」などから構成されるもので、業務の流れに沿って説明すると次のようになります。

(1) お客様から注文を受けて、営業担当者が「発注書」を起票。
(2) 営業部門で承認後、製造部門へ受け渡し。
(3) 製造部門の担当者が、必要な詳細仕様を追記し「仕様書」を作成。
(4) 製造部門において「仕様書」を承認
(5) 各協力会社に、作業を指示するための「加工指示書」を作成。

実際の業務では、これらに加え「お客様控え」などの帳票も必要となります。そのため、電子化する前は複数ページのカーボン紙を使っていました。

現在、21種類の帳票を利用しています。処理件数は、平均すると月約2,000件になります。紙袋・化成品類（レジ袋など）は基本的にオーダー品ですので、再注文も含め、年間約24,000種類の製品を製造していることになります。

電子化には2つの大きな目的がありました。 1つは「伝票の管理・処理にかかる手間とコストを削減」すること、そして、もう1は「納期を短縮」することです。この2つは深く関連しており、一気に解決する方法がワークフローによる電子化でした。

たとえば再注文が入った際、お客様からは「以前に作ったモノと同じモノを」という発注を受けることが少なくありません。しかし、カーボン紙を使っていた時は、まず「前回の注文」に関する帳票を、手作業で探すことから始めなければなりませんでした。そして、再度同じ内容の「発注書」を起案して、製造部門へオーダーをかけることになります。

製造部門においても、「前回の注文」と完全に同じ対応で済めばまだいいのですが、細かい仕様や加工の依頼先が変わっていることもあります。そのため、できあがる製品が同じでも、製造工程が異なるケースもあります。

結果として、新規注文でも再注文でも、同じような手間と時間がかかり、効率的ではありませんでした。

電子化することで、以前の注文内容を素早く検索し、内容をコピーしたり、変更箇所だけ修正するなどして効率的に処理することができれば、最終的な加工を指示するまでにかかっていた時間を大幅に短縮できると考えました。

同時に、伝票を処理する手間が削減され、ミスも防ぐことができますので、各担当者が本来すべき業務へと、より集中できる環境を提供できるとも考えました。

一方、新規注文に関しても同様の効果を期待しました。特に大きな効果が見込めたのが、地方営業所からのオーダーに関する納期の短縮です。

当社では、本社以外に北海道から九州まで14か所の営業所を設けています。以前は原書を受け渡ししていたため、郵送だけで数日から1週間かかることもありました。電子化することで、その手間と時間が不要となります。結果として、郵送だけで数日かかっていたものが、数日で製造に取りかかれるようになったケースもあります。

ワークフローを選定する際の主な要件は、「使い勝手の良さ」、「関連書類の対応」、「柔軟なルート設定」、「文書の検索性」という4つのポイントです。

当社では、以前から経費精算や勤怠管理にワークフローを利用していましたので、4つの要件を満たしているワークフローであれば、手間をかけず、当社の求める仕組みを実現できるのではないかと考えるようになりました。

「使い勝手の良さ」、「関連書類の対応」、「柔軟なルート設定」、「文書の検索性」という4つの要件を満たしているのは、X-pointだけでした。

紙からワークフローへと業務の仕組みが変わる中で、できるだけ現場を混乱させたくないと考えました。そのため、直感的に操作できる使い勝手の良さはもちろんですが、フォームの見栄えや印影の表示など、紙の帳票をできるだけ踏襲できるシステムを導入したいと考えました。

加えて、帳票の作りやすさや管理のしやすさという点も評価し、X-pointを選びました。

X-pointでは、帳票を作成する際、既存の帳票より初期値を引用して設定することができます。この機能を使えば、「発注書」、「仕様書」、「加工指示書」という流れを、違和感なくスムーズに実現できると考えました。

同じ製品を受注したとしても、金額やそのほかの条件により承認ルートが異なる場合があります。そのようなルート条件を柔軟に設定でき、起案者や承認者がルートなどを迷うことなく、書類を受け渡しすることができるシステムが理想でした。

X-pointのルート設定は、柔軟で条件指定も容易なので、理想的な運用が可能だと判断しました。

過去の注文を容易に検索できるだけでなく、処理後の文書を一定の条件で検索し、分析できるようにしたいと考えました。X-pointはクエリ機能も充実しており、データ集計も可能なので、受注状況を適切に分析し、業種別に売れ筋の製品を分析したり、お客様の在庫を予測して攻めの提案ができるようになると期待しました。

管理にかかる負担やコストの軽減、ペーパーレスといった点はもちろんですが、納期の短縮をはじめとしたサービスレベルの向上こそが、もっとも評価すべき効果だと考えています。また、間接的なものになるかもしれませんが、内部統制の強化という点に関しても、効果があったと捉えています。

納期の短縮はわかりやすい現象だと思います。しかし、それ以外にも、受注業務の質が均一化されたことで、ミスが発生しにくくなり、担当者の経験の違いなどによる差異も解消できるようになりました。また、進行状況を把握しやすくなったので、お客様からの問い合わせなどに対しても、迅速な対応が可能になるなど、サービスレベルが向上しました。

カーボン紙を使用していたときは、帳票の種類は6種類しかありませんでした。それが、X-pointを導入してから21種類に増えました。

これは製品ごとに帳票を細分化した結果で、これまでは各営業担当者が知識と経験で6種類の帳票を使い分けたり、書き分けていました。一方、X-pointでは製品ごとに帳票を決定し、記載漏れなどがなくなり、担当者や営業拠点ごとのローカルルールも排除されました。

その結果、業務の均一化と精度の向上を図ることができました。今までは、誰でも、確実に、発注書を起案できるようになり、担当者の技量や経験による差異は解消されつつあります。

内部統制の強化については、伝票の紛失といったリスクを排除することができただけでなく、承認ルートが固まったことでイレギュラーな処理がなくなりました。

また、これまで内容統制のため受注確認の台帳を作って管理していたのですが、そのような手間から解消されると同時に、手間をかけず業務の適正化をはかることにできました。

現在は、紙袋・化成品類（レジ袋など）の「加工指示書・手配書」だけですが、当然、ほかの業務への応用もできると考えています。ペーパーレス化を促進するため、ワークフローとして承認の必要がないような帳票でも、X-pointに登録して共有することで、テンプレート集のように使えるのではないかとも考えています。

機能全般としてはとても満足しています。今後もさらなる機能の改善や向上に期待しています。

＊ 取材日時 ２０１３年９月
＊ 記載の担当部署は、取材時の組織名です。