さまざまな決裁業務を網羅する共通インフラとしてワークフローを選定。 決裁ポリシーの体系化にも成功。
日本事務器株式会社

日本事務器株式会社 様

「経営とITの最適な関係」をテーマに多彩なソリューションを提供する日本事務器株式会社(以下、NJC)では、さまざまな決裁業務を網羅する共通の業務インフラとしてX-pointを導入した。ITの専門家であるNJCはなぜX-pointを選択したのか。その経緯と狙いについて詳しく話を聞いた。

使いこなすことができてこそ、ITはその真価を発揮することができる

─NJCについてご紹介ください。

創業1924年、50年以上にわたり、地域に密着した体制で、全国各地域のさまざまな業種、業態のお客様に多彩なソリューションを提供してきました。

約半世紀にわたる経験のなかで蓄積した知見・技術やノウハウを、業界別にモジュール化し、 これらをお客様のご要望に応じて組み合わせることで、「必要な機能を」「必要な時に」提供するフレキシブルな体制を整えています。

─NJCの強みとは、どのようなところでしょうか。

どんなに優れたITでも、使いこなすことができなければその真価を発揮することはできません。そのため当社では、 システムそのものはもちろん、ユーザビリティへの配慮や教育、システム稼動後の普及・定着をはじめとする運用・高稼動支援にも力を注いでいます。

さらに多種多様なお客様とのコミュニケーションを通じて培った業種・業務への知見、そして、ITインフラ構築からセキュリティなど、お客様の一番近くで幅広いITニーズへの対応をトータルにサポートできるという点も、当社ならではの強みだと考えています。

決裁業務の基盤としてX-pointを利用

決裁業務の基盤としてX-pointを利用

─X-pointをどのように利用しているのか教えてください。

社内のさまざまな決裁業務の基盤としてX-pointを導入しています。

─具体的にはどのような業務になりますか。

主な業務としては、ワークフローの定番である「稟議書の決裁」をはじめ、ソフトウェアやスマートフォンなどの「利用申請」、お客様からご注文を受ける際の社内決裁を管理する「受注条件の決裁管理」、さらには社員が自分の仕事について自己評価を行う際の申告書の提出・管理など23種類の業務を利用しています。

─利用状況を教えてください。

2011年6月に利用を開始してから現在まで6カ月ほどになりますが、自己申告の件数が約1,000件と多く、次いで従業員情報の変更・登録・削除申請が500件ほどあり、全体で見ると約2,500件を処理しています。

─詳細な数字を出していただきありがとうございます。

X-pointで処理をしている、承認中、差し戻し、承認完了、却下、保留中などの件数は管理画面から簡単にわかるようになっています。

稟議書の電子化で、承認処理の迅速化と適正化、コスト削減を実現

稟議書の電子化で、承認処理の迅速化と適正化、コスト削減を実現

─X-pointを導入する以前からワークフローは利用していたのでしょうか。

はい。以前からワークフローは利用していましたが、業務ごとにバラバラのワークフローツールやメールなどを利用しており、統一ができていませんでした。

─X-pointを導入した経緯を教えてください。

それまでメインで利用していたワークフローをバージョンアップしなければならなくなったのですが、サポートするブラウザが限られておりバージョンアップをすると利用できなくなってしまうPCが出てしまうことなどから、ワークフロー自体を一度見直してみようということになり、主にこれまで利用してきた製品とX-pointとを比較検討しました。

─ワークフローを見直した際の要件を教えてください。

主な要件としては、次の通りです。

・スマートフォンなどを含めた幅広いブラウザ環境への対応。
・オープンなシステム構成でデータベースや認証システム(シングルサインオンなど)と柔軟に組み合わせて利用できること。
・短期間に導入できること。
・従来の製品と比較して運用コストを削減できること。

ワークフローは一度導入すると長く使い続けるシステムなので、将来も含めたブラウザへの対応状況と特定のシステムに縛られない柔軟性を重要視しました。

─X-pointを選択した理由を教えてください。

当然、それぞれの製品に善し悪しはあったのですが、細かい部分も含めすべての要件をバランス良く満たしていたのがX-pointでした。

機能面では、ワークフローに特化しており、今まで手動で管理していた承認フローの制御や権限の設定などがノンプログラミングで構築できるため、実際の運用が想定されていることも評価ポイントでした。

これらの点は、X-pointがワークフロー製品の中でも近年大きくシェアを広げている裏付けでもあり、担当者も熱心に対応してくれるので安心して導入できると考えました。

最終的には、ワークフロー選定プロジェクトのリーダーである社長がX-pointでいこうという判断を下したことで導入が決まりました。

業務のムダを省くきっかけとなり、期待以上の成果を上げることができた

業務のムダを省くきっかけとなり、期待以上の成果を上げることができた

1~2カ月ほど導入検討のために検証を行い、開発期間は6カ月ほどです。既存のシステムとの移行期間は2カ月ほど設けました。

─導入時に苦労したことなどはありましたか。

いくつかのプロジェクトが並行して稼働していたので楽ではありませんでしたが、大きなトラブルもなくスムーズに導入できたと考えています。

─導入効果などがあれば教えてください。

決裁がスピードアップしたことで業務が効率化され、サービスレベルも向上しています。ただし、このような効果は短期的には見えにくい部分であり、今後時間が経過するにつれてさらに実感できると考えています。

また管理面に関しては、先ほど紹介した利用状況や過去のログがすぐに閲覧できるようになり、とても便利になりました。

さらに副次的なものですが、今回のワークフローのリプレースを機会に決裁業務のポリシーを見直すことができました。見直してみるとすでに必要の無い手順や実際の業務と異なる部分も明確になり、結果として決裁業務の質を高めることができました。

今後は適用範囲を広げ、他のシステムとの連携も視野に

今後は適用範囲を広げ、他のシステムとの連携も視野に

─今後の拡張予定などはありますか。

X-pointを導入してから、いろいろな部署から業務をワークフロー上に展開してほしいという要望が来るようになり、現状、順番待ちのような状態になっています。

これらをできるだけ速くスピーディに展開すると共に、ワークフローと他の業務システム、たとえばSFAと受注決裁管理といった連携などにも取り組んでいきたいと考えています。

─エイトレッドへの期待などあればお聞かせください。

今回の導入経験を活かし、当社のお客様にもぜひX-pointによるワークフロー基盤の導入と決裁業務システムの構築をお勧めしていきたいと考えていますので、当社のみならず、当社のお客様にも優れた製品の提供とサポートをお願いできればと思います。

─NJC様、本日はお忙しい中、貴重なお話をありがとうございました。

* 取材日時 2012年1月
* 記載の担当部署は、取材時の組織名です。

利用シーン・関連キーワード

  • 導入製品:X-point
  • 従業員規模:300~999名
  • 業種:情報通信業
  • 目的:コスト削減、モバイル承認、業務効率化、決裁スピードの迅速化、電子承認、電子申請

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