150種類の帳票のペーパレス化を実現!
株式会社松屋フーズ

株式会社松屋フーズ 様

2004年1月、X-point導入当初は稟議書関係の4種類でスタートした。
稼働中のWebフォーム・ワークフローもいまや80種類を超え、あらゆる社内書類等のペーパーレス化、データベース化が急速に進んでいる。

X-pointの 「直感的なフォーム」が決め手に

「2002年には本部、エリアマネジャーが利用でるグループウエア及びワークフローは既に導入していましたが、店舗を含めた全社で利用できるシステムとして再構築しようということになり見直しを始めました。

ワークフローの条件として考えたのが、第一に、ワークフローエンジンが当社の業務運用に対応できること、つぎに使い慣れた紙の書類形式にできるだけ近い電子帳票類を作成できること、それに集中型でWebベースであることです。以前より使っていたワークフローはシステム特有の画面がシステムに不慣れなユーザには使いづらいと感じていました。

X-pointの 「直感的なフォーム」が決め手に

だれもが直感的に理解でき、すぐに使いこなせる事を第一に考えました。
また、管理する側としては分散型だけは避けたかったので、本部のサーバで集中的に管理できるWeb系のツールが必須となりました。

探している中でグループウェアには優れたものが多かったのですが、ワークフローとなると一長一短があり満足ゆくものがありませんでした。Web特有の自由度のない入力フォームがどうしても気になりました。

最終的にX-point導入に踏み切ったのは、“まるで紙に書くような直感的なフォーム”とエイトレッドさんがうたっているキメ文句でした。
結局、何百店舗ものスタッフにすんなり受け入れてもらえるインターフェースを探していたんですね。

X-pointのデモを見せてもらったときは、これ紙なんじゃないのって思うくらい、強いインパクトを受けました。最初の印象が決定的でしたね」

カスタマイズにもフレキシブルに対応

カスタマイズにもフレキシブルに対応

「ワークフロー本来の機能面で、そのころのX-pointにはまだまだ弱点がいろいろありました。稟議書なんかは、内容、金額によって承認者が違ったりして、通り一遍の承認ルートとはいかない。いろいろな要件定義をさせてもらい、基本機能にないものは、カスタマイズできるもの・できないものにまず切り分け、出来ることに全力投入してもらいました。カスタマイズのフレキシビリティ、コストパフォーマンスとも十分に納得のいくものでした。

導入決定から半年でスタートを切ったわけですが、まさにお互い必死でした。運用スタートが年初でしたから、年末年始の休み返上でさまざまな社内テストを繰り返し各種マスタ等の準備に追われたことを思い出します。でも、オープンして現場からもトップからも大変喜ばれたときには、苦労の甲斐があったとホッとしました。」

2004年1月にオープンしたX-pointによるワークフローは、当初4帳票でスタート。

スタート当初は旧グループウェアと並行稼動させたが半年たらずで全面的に新システムへの移行を完了した。いまや80種類を超える帳票類のペーパーレス化、データベース化をX-pointが実現し、業務のスピードアップに大きく貢献している。

消えた給与明細、タイムカード

カスタマイズにもフレキシブルに対応

使い慣れた紙の稟議書をそのままスキャニングしたようなフォームでWeb上に再現し、まるで紙に書くように入力できるX-pointは、いまや700を超える店舗にてさまざまに活用されている。

「本部間のやりとりはもちろん、本部と店舗とのやりとりの帳票類もほとんどが電子化され、業務処理のスピードは飛躍的に高まりました。ペーパーレス化による経費の削減効果も大きい。その象徴的なものが給与明細です。あのミシン目の入った独特の給与明細は、X-pointの導入で一部の工場を除きなくなりました。」

当時、毎月14,000枚を印刷し、特殊なフォームなので、折込み、糊付けする必要がありました。4人が1日がかりで封入し店舗ごとに仕分けをし、それを配送していましたが、その用紙、労力がゼロになったわけですから費用対効果は絶大です」

社員ごとにログイン権限が与えられ各自給与明細を印刷、店舗のアルバイトへは店長が印刷し配っている。新たな試みとして、本部ではタイムカードのデータをX-pointで表示し、実績を確認して打刻ミスがあれば訂正後に申請、上長が承認、そのデータを給与システムに取り込んで給与計算する仕組みとして連携を実現している。

進化する社内業務に対応するワークフローとして、ともにステップアップ

業務・業態が変われば当然ワークフローも変わる。帳票類・書類のフォームも変わる。進化し続ける仕事の内容に、独自のフォーム作成ツール“eFormMaker”で容易に対応できるのもX-pointの大きな特長だ。

「導入当初のフォーム作成ツールは決して使い易いものではなかった。思い通りに動いてくれず1つのフォームを作成するのにも時間がかかりました。でも、最新版は随分使いやすくなり、これなら初めての人にも容易に作成できるんじゃないですかね。

当社はこれまで、年度ごとに新たな取り組みを行い、その都度エイトレッドさんにお世話になってきました。グループウェアやワークフローといった今や日常業務に不可欠なシステムは、パートナーを間違えると大変なことになると思います。旧グループウェアからの移行の時には不安もありましたが、あのときの選択は間違ってなかったと思います。いろんな予期せぬ出来事もありましたが(笑)、その都度よく対応して頂き、時には休日も返上してまで... 新体制でスタートされても、これまでどおり、いやそれ以上に宜しくお願いします」

X-pointのまさに初期のお客様である(株)松屋フーズ様とは、(株)エイトレッドとして再スタートを切った今後も「真に使える!ワークフロー」として評価して頂けるように、日々努力したいと思います


利用シーン・関連キーワード

  • 導入製品:X-point
  • 従業員規模:1,000名以上
  • 業種:サービス業、宿泊業、飲食サービス業
  • 目的:コスト削減、ペーパーレス化、多店舗の申請・報告、多拠点の書類やりとり、業務効率化、電子承認、電子申請

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