釣りウキ用発光体の「ケミホタル」や、コンサートライトに光るブレスレットなどで有名な「ルミカライト」を製造販売している株式会社ルミカ。同社は1979年の創業から、一貫したオリジナル商品の開発と販売を推進し、主力事業の化学発光分野で世界のトップメーカーです。
同社では、福岡県の本社を中心として、東京と大阪に支店を、茨城と北九州に工場を構え、日本全国で多岐にわたる事業を展開し、その円滑な申請と承認を推進するために、X-pointを導入。
導入の経緯と効果について詳しく聞いた。

有名なルミカライトやケミホタルなどの製造・販売だけではなく、同社の業務は玩具や雑貨に化学薬品検出器や生活関連製品など、幅広く多岐にわたっています。そのため、数十名の社員は一人で複数の事業や業務部門を兼務することが多く、書類による稟議や各種の申請業務には、問題が生じていました。その課題への取り組みについて、管理本部の野見山淳セグメントリーダーは、次のように説明します。

「書類による申請の問題を解決するために、2008年に他社のワークフロー製品を導入しました。当時は、導入から設計・運用までを私が一人で担当していました。そのため、あまり電子フォームの種類は増やさずに、複雑な社内事情に適応できるワークフローを電子化することに取り組んできました。」

同社の業務では、東京や大阪の支店内で処理される承認フローと、社内でセグメントと呼んでいる業務部門での承認フローが、それぞれに独立していました。加えて、多岐にわたる事業分野によって、承認や確認を必要とするルートや担当者が異なるために、そのすべてに適応させる必要があったのです。

「以前に導入していたワークフロー製品の大きな問題は、承認者を役職で相対指定する場合に、部署毎に設定しなければならないことでした。部署によっては役職名称も異なりますし、該当者が存在しない場合もありますので、承認業務を円滑に処理されるようにするには、あらゆるケースを想定してルートを設計しなければならず、わずか数種類の帳票に対して百を超えるルート数にのぼり、そのメンテナンスも大きな課題となっていました。

大きな人事異動などがあると、当時は徹夜が必須で修正作業に追われていたのです。具体的には、エクセルで組織表を作って、それをコピー＆ペーストで登録するという手間をかけていました。さらに、アプリケーションの処理速度の遅さも問題でした」と野見山氏は当時の苦労を振り返ります。

「機能の不十分さや処理速度の遅さに加え、2011年になると旧ワークフロー製品の開発が打ち切られるという情報も届きました。そこで同社の管理部では、新しいワークフロー製品への乗換を検討し始めました。

ワークフロー製品の乗換では、当社のパートナー企業から提案をもらいました。その中に、X-pointがありました。その仕様を見たときに、承認ルートを役職で相対指定していても、もし、該当する役職者が存在しない場合には、申請者の所属部署より上位の部署から階層順に承認者を検索してくれる機能があると知って、個人的には大喜びしました。また、旧ワークフローに比べて、処理速度が向上する点も評価しました。

さらに当時から、グループウェアにdesknet’sを利用していたので、そちらと連携できるという親和性にも注目しました」と野見山氏はX-pointを選んだ理由について話します。

X-pointはdesknet’sと連携して、シングルサインオンを実現しています。また、desknet’sのポータル画面にX-pointのメニューを表示して、直接実行できます。さらにユーザー情報をCSVファイルで取り込み、X-pointでも利用できるので、運用管理の手間も軽減します。

こうした連携機能の利便性や機能と性能を総合的に評価して、同社の管理本部ではX-pointへの正式な乗換を決断しました。

X-point導入後の成果と運用の改善について、管理本部の吉田尚人氏は次のように評価します。

「X-pointに乗換えてからは、ルートの設定や変更がとても楽になりました。もうエクセルを使わなくても、一覧から選択するだけになったので、メンテナンスにかかる時間も大幅に短縮されました。また承認ルートも柔軟になったので、設定するルートの数を削減できました。その分、以前から社内で要望のあった電子フォームを充実させて、業務の効率化を図っています。」

X-pointの本格的な運用が始まった頃に、同本部にシステム担当として異動してきた沖田絵里氏も、その使い勝手や利便性について補足します。

「X-pointのフォームを作成するエディタは、とても使いやすいと思います。当社の場合には、例えばセグメントリーダーという役職者が承認した後に、その内容を別の部門の担当者が確認したり、管理職に確認のためにフォームを送る、といったケースもあるので、そうした固有のルートを柔軟に設計できる点は、とても便利です。」

同本部では、沖田氏がシステム担当になったことで、対応するフォームの数を増やしただけではなく、JavaScriptを組み合わせた入力チェックを行うなど、業務現場での使い勝手の向上にも取り組んでいます。

「社内での目に見える成果としては、行方不明になる稟議や申請がなくなりました。また財務経理部門での業務改善の効果は高かったと思っています。以前は、支店から支払いなどの申請書が財務部門に届くと、担当者に電話で確認をとっていました。それが現在は、X-pointの承認を確認して、不安なく対応できるようになりました」と野見山氏も成果を語ります。

さらに同社では、無線LANを整備してタブレットによるX-pointの利用にも対応しています。
「新しいバージョンになって、タブレットでも使いやすくなったと思います。デザインも親しみやすくて気に入っています」と沖田氏は評価します。

現在は、約30種類の電子フォームが用意されていて、稟議だけではなく送金依頼や試験研究依頼、クレーム報告など、様々な業務にも対応しています。それでも、X-pointによって改善できる業務は、まだまだあると同本部では考えています。

「管理本部としては、社員に望まれるシステムを提供することが、一番の目標です。したがって、こちらから開発したシステムを一方的に押し付けるのではなく、現場から要望が上がるようなフォームやワークフローを開発するべきだと考えています。そのためには、社員の声を吸い上げる取り組みが必要になります」と野見山氏は今後に向けた展望を話します。

＊ 取材日時 ２０１４年１月
＊ 記載の担当部署は、取材時の組織名です。