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【X-point 導入事例】ピー・シー・エー株式会社

ピー・シー・エー株式会社

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スマートデバイスを活用し、決済のスピードアップと効率化を実現
自宅や出張中でも決裁可能に


業務パッケージソフト「PCAシリーズ」で知られるピー・シー・エー株式会社(以下、PCA)では、稟議書などの決裁業務の効率化を図るためにワークフローを導入。スマートデバイスなども活用し、決裁にかかる時間を大幅に削減することに成功した。導入の経緯と効果について詳しく話を聞いた。

創業以来30余年、常に先進的なパッケージソリューションを提供し続けるPCA

─PCAについて教えてください。

当社は1980年、中小企業にも導入可能なパソコン用パッケージソフトウェアの開発をめざし、数名の会計士により設立されました。以来30年以上一貫して、中堅・中小企業の業務効率化を追求し、財務会計、販売管理、仕入・在庫管理、給与計算といった業務をサポートするパッケージソフトの開発・販売に努めてきました。

現在では、データが整合されたモジュールごとに導入・運用管理ができる統合型ERP「PCA Dream21」や、クラウドサービスとして「PCA会計」、「PCA給与」、「PCA商魂」といった基幹業務ソフトウェアを利用できる「PCAクラウド」など、時代を先取りした最先端のサービスを提供することで、日本の企業を応援し続けています。

当社では、常に質の高いサービスやサポートを提供するビジネススタイルをより強化し、市場ニーズに即した次世代製品を提供し続けることで、業界No,1を目指しています。

稟議書や契約書捺印申請など、年間約5,800件をワークフローで決裁

pca

─ワークフローの利用状況を教えてください。

現在、稟議書や契約書捺印申請などの承認・決裁などを中心に利用しています。また、経費の申請業務にも利用し始めており、今後、本格的に利用の幅を広げていきたいと考えています。

─利用者数を教えてください。

2008年にワークフローを導入した当初は、稟議書のみの利用だったため約50ユーザから利用を開始しましたが、2009年と2010年に100ユーザずつライセンスを追加しました。

更に2013年にライセンス数を追加して、現在では、全国13か所の拠点で仕事をする約400人の社員が利用しています。

─ワークフローによる決裁件数は、どのくらいになりますか。

ここ1年の実績で見ると、稟議書や契約書関連(押印申請書)は、年間約2,200件、経費関連は年間約3,600件で合計年間約5,800件になります。

申請・決裁業務の非効率を排除し、業務最適化を実践するためにワークフローを導入

─なぜワークフローを導入したのでしょうか。

ワークフローを導入する以前は、紙の稟議書や申請書に承認者が捺印をして回覧するというスタイルで決裁業務を行っていました。

しかし、紙を使った決裁業務には非効率な部分が多く、お客様に業務の効率化を提案する立場からも、自社でワークフローを活用することで業務の効率化やペーパーレス化を促進すると同時に、その経験とノウハウを当社の提案する製品やソリューションにも反映できればと考えました。

─「紙を使った決裁業務には非効率な部分がある」とは、具体的にどのようなことでしょうか。

企業によって異なるところはあるかもしれませんが、当社の場合、「(1)決裁に時間がかかる」「(2)正しい手順で決裁されない」「(3)決裁された書類の検索が面倒」といった課題があり、申請・決裁業務が非効率となっていました。詳細は次の通りです。

(1)決裁に時間がかかる
当社の場合、拠点が複数(2008年当時、9拠点)あることもあり、紙を使った申請では決裁までにそれなりの日数が必要でした。

また起案者が、申請がどこで止まっているのか、なぜ止まっているのかという情報をリアルタイムに把握するのも容易ではなく、承認者や決裁者が出張に出ていたり、休暇を取っていたりする場合には、一定の期間、決裁業務が滞ってしまうということもありました。

(2)正しい手順で決裁されない
必要なルートや項目が省かれて承認されていたり、反対に必要のないルートを通っていたりと、ムリやムダが発生しやすい環境でした。そのような状況はコンプライアンスという観点からも問題がありますので、現場に負担をかけることなく、正しいあるべき手順でスムーズに申請・決裁するための仕組みが必要でした。

(3)決裁された書類の検索が面倒
決裁された書類は決裁番号を割り付け、バインダーに綴じて管理していましたが、過去の決裁書類を見たいという要望があったとき、決裁番号がわかっているケースは希で、案件名や内容から目的の書類を見つけ出さなければならない状況でした。

検索のためにデータベースなどを構築するのは、手間がかかりコスト面からも難しく、結局は手作業で探さなければならない状況で人手と時間が取られていました。

適用業務の範囲が幅広く、紙の帳票イメージをできるだけ踏襲できるシステムを選定

pca

─導入するシステムはどのように選定したのでしょうか。

一からシステムを構築するのは容易ではないので、いくつかのパッケージ製品を比較検討しましたが、特定業務の決裁にしか利用できない製品は避け、できるだけ適用業務の範囲が広いものを選ぶようにしました。

また、ワークフローは専任の担当者だけが使うのではなく、年齢や役職に関係なく利用するシステムなので、紙のイメージをできるだけ踏襲できるものを選ぶようにしました。使い勝手が良いものを選ぶことで、承認者や決裁者が手軽に使ってもらえるシステムにしたいと考えました。

結果として、これらの要件をクリアするものであれば、長期間使うことができ、対投資効果を高めることができるとも考えました。

必要な機能が網羅されており、自社開発製品ならではの迅速なサポートにも期待

─いくつかの製品を比較検討する中で、X-pointを選んだ理由を教えてください。

左画像

比較した製品には、必ず金額を入れる項目を設けなければならないなど、利用用途が限られるシステムが多く、また使い勝手に関しても、いかにもシステムの入力画面という感じのインタフェースのものもありました。

X-pointは紙の帳票と同じイメージを再現でき、印影も表示できるので、違和感なく誰でも使いこなせると期待しました。

そして、代理承認をはじめ申請承認業務を効率化するさまざまな機能が網羅されているだけでなく、リアルタイムで承認状況を確認したり、決裁後のデータをフリーワードで簡単に検索できるなど、当社が理想としていた環境に近いイメージのシステムを構築できると判断しました。

また、これは当社がパッケージベンダーだということもあるのかもしれませんが、X-pointはエイトレッドの自社開発製品であることから、迅速で丁寧なサポートが期待できると考えました。

積極的にスマートデバイスを活用し、決裁にかかる時間を大幅に短縮

─システムの導入効果について教えてください。

システムは安定稼働しており、起案してから決裁までにかかる時間は、紙で行う場合と比較して大幅に短縮されました。特に、承認・決裁がiPhoneやiPadからもできるようになったので、自宅や出張先からでも対応できるようになり、更に時間短縮が図られました。そのため、決裁を受けて業務を行う現場にとっても、承認・決裁を行う経営者層にとっても、そして決裁後のデータを検索したり集計したりする管理側の担当者にとっても、大幅な業務の効率化につながりました。

エイトレッドへの更なる期待

─エイトレッドへの期待などがあればお聞かせください。

今後、適用する業務や帳票の種類が増える中で、運用担当者の負荷が減るように、更なる機能向上やサポートに期待しています。

─PCA様、本日はお忙しい中、貴重なお話をありがとうございました。

* 取材日時 2013年7月
* 記載の担当部署は、取材時の組織名です。

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