テレワークできない理由と解決策！システム導入でテレワークを促進した成功事例も！

新型コロナウイルス感染症の流行拡大の影響を受け、多くの企業がテレワークを実施せざるを得ない状況になったことは記憶に新しいことでしょう。

一方、コロナ禍で一時的にテレワークを実施したものの社内に定着せず、現在は出社しているという企業も多いのではないでしょうか。緊急事態宣言下においても、そもそもテレワークの実施が難しかったというケースもあると思われます。

また、2023年5月に新型コロナウイルス感染症が感染症法の5類に移行されたことで、「テレワークの在り方」にも変化が表れつつあります。

この記事では、テレワークが定着しなかった、または実施できなかった企業向けに、テレワークができない理由と解決策をご紹介します。

そもそもテレワークとはどういう意味？

テレワークとは、「tele（遠隔地）」と「work（働く）」を組み合わせた造語で、「ICT（情報通信技術）を活用した場所や時間にとらわれない働き方」のことです。

まずは基礎知識として、テレワークの種類や国が推奨する理由、テレワークに関連する働き方を見ていきましょう。

テレワークの種類

一口にテレワークといっても、その形態によって大きく3種類に分けることができます。

• 在宅勤務…従業員が自身の自宅で仕事を行う働き方
• モバイルワーク…取引先のオフィスや出先などで仕事を行う働き方
• サテライトオフィス勤務…自社で保有するサテライトオフィス、あるいはレンタルオフィスやシェアオフィスなどで仕事を行う働き方

テレワークと聞くと「在宅勤務」をイメージする方が多いかもしれませんが、「サテライトオフィス勤務」や移動中にPCやスマートフォンで仕事をする「モバイルワーク」なども、テレワークに分類されます。また近年では、普段のオフィスとは離れた場所で休暇を楽しみながら働く「ワーケーション」もテレワークの一形態として位置づけられています。

国もテレワークを推奨

また、以下の観点からも国はテレワークを推奨しています。

• 労働生産性向上（業務効率化・コスト削減）
• 新しい働き方の実現
• 交通混雑緩和
• BCP（事業継続計画）対策

さらに、近年ではテレワークと同じような意味合いでリモートワークという言葉が使われるケースもあります。

リモートワークはremote(遠隔の)とwork（働く）を組み合わせた言葉で、「オフィス以外の場所で働くこと」と捉えることができます。

テレワークの導入状況

次は、テレワークの導入状況について見ていきましょう。

コロナ禍を契機にテレワーク導入企業が急増

（出典元：総務省｜令和４年通信利用動向調査報告書）

総務省が公表している「令和４年通信利用動向調査報告書（企業編）」によると、令和4年（2022年）時点で「テレワークを導入している」と回答した企業は全体の51.7%を占め、半数以上の企業でテレワークを実施していることが示されました。

上図を見ると、令和元年（2019年）のテレワーク導入企業が20.1%であったのに対し、新型コロナウイルス感染症が流行拡大した令和2年（2020年）には47.4%まで増加しています。このことから、テレワークが広く普及したきっかけのひとつとして、コロナ禍の影響があることは間違いないと言えるでしょう。

アフターコロナもテレワークを望む声が多い

同調査では、令和3年（2021年）から令和4年（2022年）にかけて、僅かではありますがテレワークの導入率が0.1ポイント減少していることも示されています。また、新型コロナウイルス感染症が感染症法の5類に移行した現在、「テレワークから原則出社に切り替わった」という声も多く聞かれます。

一方で、テレワーク経験者の多くはテレワークを継続したいと考えているというデータも存在します。

（出典元：国土交通省｜令和4年度 テレワーク人口実態調査）

国土交通省が公表している「令和4年度 テレワーク人口実態調査」では、雇用型テレワーカーのうち約87%が「テレワークの継続意向あり」と回答しています。

また、テレワークが広く普及したウィズコロナの時代を経たことで、就職先・転職先に求める条件としてテレワークの実施可否を挙げる人材も増えつつあります。今後ますます厳しくなる人手不足や企業に求められる多様性への対応を考慮すると、アフターコロナにおいてもテレワークという働き方は非常に重要だと言えるでしょう。

テレワークできない理由と解決策

次に、テレワークできない理由について見ていきましょう。

コロナ禍で多くの企業がテレワークに移行せざるを得ない状況になった一方で、テレワークが定着しなかったという企業も少なくありませんでした。

先述した総務省が公表している資料「令和４年通信利用動向調査報告書」では、テレワーク未実施の企業がテレワークを導入しない理由について調査結果が示されています。

（出典元：総務省｜令和４年通信利用動向調査報告書）

ここでは、テレワークを導入しない理由の上位である以下6点に注目し、その内容と解決策を見ていきましょう。

テレワークに適した仕事がない

テレワークを導入しない理由として圧倒的多数を占めたのが、「テレワークに適した仕事がない」という意見です。

たしかに業種・業界によっては、対面での作業が前提となっていたり、就業場所が限られていたりといった制約がある場合もあるでしょう。

しかし「令和４年通信利用動向調査報告書」では、業種によってテレワーク導入率に差はあるものの、あらゆる業界でテレワークが導入されていることが示されています。

（出典元：総務省｜令和４年通信利用動向調査報告書）

つまり、一見するとテレワークに不向きと思われがちな業種であっても、工夫次第ではテレワークを導入できる可能性があると考えられます。

たとえば、オフィスへの出社を完全に廃止するのではなく、テレワークとオフィスワークを組み合わせたハイブリッドワークを導入する方法も一策です。部署・部門内でローテーションしながらテレワークを行うことで、業務の停滞を防ぎつつテレワークを実施できるかもしれません。

業務の進行が難しい

テレワークできない理由の2つめは、「業務の進行が難しい」という意見です。

「テレワークに適した仕事がない」と同様に、テレワークではそもそも業務が成り立たないというケースが存在するのも事実でしょう。そのような場合、先述したハイブリッドワークを採用することで、業務への影響を抑えつつテレワークを取り入れられる可能性があります。

また、アナログな業務環境により就業場所の制約が生じ、テレワークを行えないケースも考えられます。アナログな業務環境が原因の場合には、ITシステム・ツールの導入により業務のデジタル化を進めることでテレワークを実施できる可能性は十分にあると言えるでしょう。

情報漏洩が心配

テレワークできない理由として、「情報漏洩が心配」といった意見も存在します。

たしかにテレワークでは、従業員の自宅やサテライトオフィス、外出先のお店や交通機関内などでの作業が想定されるため、機密情報の入ったデバイスや書類の紛失、第三者による盗み見・盗み聞きなどのリスクには注意が必要です。

一方で、オフィス勤務であっても情報漏洩リスクは否定できません。とくに紙ベースで業務を行っている場合には、機密情報が記載された文書が紛失・流出したり、文書の改ざんが行われるリスクは高まってしまいます。

その点、セキュリティ対策を施したうえで業務のデジタル化を進め、テレワーク勤務におけるセキュリティガイドラインを策定・徹底することで、オフィスワーク以上にセキュリティを強化することは十分に可能だと言えます。

顧客など外部への対応に支障がある

「顧客など外部への対応に支障がある」ためにテレワークの導入が難しいと考える方もいらっしゃることでしょう。

しかし、近年ではWeb会議ツールが広く普及しており、Google Meetなど無料で利用できるサービスも存在します。Web会議ツールを利用することで、取引先や顧客との会議や商談を進めることも可能だと言えます。

また、契約関係や請求・支払関係の業務があるためにテレワークを行えないというケースも考えられます。契約書や請求書といった紙の帳票で行っていた取引についても、電子契約サービスや電子取引サービスを利用することで、オンライン上で作業を完結することができるでしょう。

文書の電子化が進んでいない

「文書の電子化が進んでいない」というのも、テレワーク導入を図る上で大きな障壁となりえます。

先述したような契約書や請求書といった対外的な文書以外にも、企業ではさまざまな文書を扱います。各種申請書や稟議書などの社内文書が紙で運用されている場合、文書の印刷や回覧、押印など、オフィス以外では行えない作業が多数発生してしまいます。

文書の電子化が進んでいないためにテレワークを導入できない場合には、ペーパーレス化を進めることでテレワークを実施することが可能になります。

後述するワークフローシステムを導入することで、各種申請書や稟議書といった社内文書の電子化はもちろん、業務システムと連携することでさまざまな業務領域でペーパーレスを推進することができるでしょう。

社内のコミュニケーションに支障がある

テレワークを導入できない理由として、「社内のコミュニケーションに支障がある」という意見も挙げられます。

しかし、先述したWeb会議ツールやチャットツールなど、コミュニケーションをサポートするサービスは数多く存在します。また、コミュニケーションの活発化に特化したグループウェアを導入すれば、テレワーク中であっても社内コミュニケーションを停滞させることなく業務を遂行することができるでしょう。

テレワーク実施中に「やむなく出社している」ケースも

2020年2月にアドビ株式会社が行ったインターネット調査によると、テレワーク中にやむを得ず出社したケースが多いことがわかっています。

（出典元：アドビ｜テレワーク勤務のメリットや課題に関する調査結果（2020年））

紙書類へのサインや捺印、オフィスに保管してある書類の確認といったタスクで出社した経験があるという回答は、「頻繁にある」が21.4％、「ときどきある」が42.8％で、全体の6割以上。

実際の現場においては、捺印や書類確認以外にも報告書作成や申請書提出のために出社する必要があり、テレワークにならないケースも散見されました。

（出典元：アドビ｜テレワーク勤務のメリットや課題に関する調査結果（2020年））

同調査の「テレワークを実際に実施して感じた業務上の課題」に関する質問でも、「会社にある紙の書類をすぐ確認できない」という回答が39.6％でトップです。

また、「プリンターやスキャナーが無い」といった設備環境の課題や、「自分以外の仕事の進捗が把握しづらい」というコミュニケーション上の課題も上位に挙がっています。

ワークフローシステムがテレワーク導入・定着に効果的

テレワークを導入できない主な理由について解説してきましたが、その解決策について知りたいという方も多いことでしょう。そのような場合、ワークフローシステムの導入が有効です。

次は、ワークフローシステムがテレワーク導入・定着に有効な理由について見ていきましょう。

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紙書類に起因する課題を解消

ワークフローシステムとは、各種申請や稟議など社内で行われる業務手続きを電子化するツールのこと。

先述したテレワークできない・定着しない理由の多くは、紙書類と対面を前提としたアナログな業務環境に起因しており、ワークフローシステムを活用することで紙書類と対面で行われていた社内業務をシステム上で完結することが可能になります。

書類の作成や印刷、対面での回覧や押印など、従来であればオフィスでしか行えなかった業務を在宅勤務などのテレワーク時でも行えるようになります。

また、ワークフローシステムの活用は情報漏洩などのリスクへの対策としても有効です。ワークフローシステムで処理された申請や稟議などのデータはシステム上に記録され、いつ・誰が・何を申請・承認したのかを確認することが可能です。閲覧権限を個別に設定することもできるので、不正な閲覧や改ざんといったリスク防止にもつなげることができるでしょう。

グループウェアなど各種システム・ツールと連携

ワークフローシステムは、各種システム・ツールと連携することでデジタル化する業務プロセスの範囲を拡張していくことができます。

たとえば、テレワークではコミュニケーション不足という課題が懸念されていましたが、グループウェアと連携することで社内コミュニケーションの活発化を図ることが可能です。

また、勤怠管理システムや会計システム、電子帳票システムなどと連携することで、さまざまな業務領域における手続きをワークフローシステムを介して行うことが可能になります。

これらはあくまでもシステム連携に一例であり、他にもさまざまなシステム・ツールと連携することでテレワークであっても円滑に業務を遂行できる環境を整えることができるでしょう。

テレワーク実施企業の7割強がワークフローシステムを導入

テレワークを導入している多くの企業でワークフローシステムが活用されているというデータも存在します。

株式会社エイトレッドが実施した調査によれば、テレワークを行っている企業でワークフローシステムを導入している企業は73.2%となっています。また、ワークフローシステムを導入していない企業の91.7%がテレワーク推進を図る上でワークフローシステムが必要であると回答しています。

このことからも、ワークフローシステムがテレワークの導入・定着に有効であることがうかがえるでしょう。

テレワークの導入・定着にワークフローシステムを活用している事例

最後に、テレワークの導入・定着にワークフローシステムを活用している事例をご紹介します。ここでは、累計4,000社以上の導入実績を誇るワークフローシステム「X-point Cloud」「AgileWorks」の導入事例から一部をご紹介します。

また、以下の記事では「X-point Cloud」「AgileWorks」を提供する株式会社エイトレッドの在宅勤務導入事例を紹介していますので、あわせてご確認ください。

「リモートワーク2.0」に向けたシステム基盤を構築

ウイングアーク１ｓｔ株式会社は、「AgileWorks」の導入によりリモートワークを高度化することに成功しました。

同社ではコロナ禍以前の2019年にフルリモート体制を確立しており、デジタルの力でリモートワークを最適な形にデザインする「リモートワーク2.0」を提唱しています。

すでに社内業務のデジタル化に一定の成果を収めていた同社ですが、当時利用していたワークフローシステムは連携性が乏しく、システム連携に多大な工数を要するなど業務環境の高度化を阻害する要因となっていました。そこで同社は、「リモートワーク2.0」を実現するにはシステム連携の要となるワークフローシステムの刷新が必要と判断し、複数製品の比較検討を開始。同社が提供する製品と標準機能でつながる連携性や、先付けメンテナンス機能を備えているなど保守性に優れている点が決め手となり、「AgileWorks」の導入を決めました。

決定から約1年後の2022年6月、同社は「AgileWorks」の運用を開始。グループ会社を含む全従業員約700名に展開し、「リモートワーク2.0」の実現に向けたシステム基盤が整いました。

「AgileWorks」をハブに各種システムのマスタデータが連携されたことで、各種申請処理の負担が大幅に軽減し、組織全体で業務効率化の効果が表れています。

紙と場所に縛られないワークスタイルを実現

コニカミノルタジャパン株式会社は、「保管文書ゼロ化プロジェクト」の一環として「AgileWorks」を導入しました。

同社では2014年の本社移転を機にフリーアドレスを導入したほか、テレワーク制度やフレックス制度を導入するなど、働き方の変革に積極的に取り組んできました。

しかし、これらの制度は思うように定着せず徐々に形骸化。その原因は、紙を主体とした従来の業務プロセスでした。そこで同社は、紙主体のワークフローを電子化して場所に縛られない多様な働き方を実現するため、「保管文書ゼロ化プロジェクト」を発足。複数のワークフロー製品を比較検討した結果、申請の並列処理が可能な点や文書がイメージファイルとして保存される点、誰でも簡単に帳票作成を行える点などを評価し、「AgileWorks」の導入を決めました。

導入後、同社の申請業務は大幅に効率化。申請1件につき26分の工数削減を実現し、年間約28,800件の社内申請が行われる同社においては、年間12,000時間の工数削減効果が見込まれています。

さらに同社が実施した社内アンケート調査では、社員の74%が「オフィスに行かないとできない仕事は2割以下」と回答したほか、約8割の社員が「アフターコロナで在宅勤務の継続を希望する」と回答するなど、場所に縛られない働き方の定着に効果を実感しています。

在宅勤務に適した業務環境を構築

ドリコ株式会社は、「X-point Cloud」の導入により従来のアナログな業務環境を刷新することに成功しました。

「X-point Cloud」の導入以前、同社には紙文化が根強く浸透しており、社内のほとんどの業務が紙の帳票とアナログな入力作業で組み立てられており、その負担や人的ミスのリスクが課題となっていました。

そうしたなか、社会全体がコロナ禍に突入したことをきっかけに同社は在宅勤務へと移行。しかし、紙の帳票による業務プロセスがネックとなり、テレワーク中にもかかわらず出社せざるを得ない社員が後を絶たない状況となっていました。

そこで同社は、業務環境の抜本的なデジタル化を決意。在宅勤務に適した業務環境を目指し、ノートPCの配布やWeb会議ツールの導入などを行い、次なる施策としてワークフローシステムの導入に着手。複数製品を比較検討した結果、紙の帳票レイアウトをそのまま再現することができ、導入実績も豊富であることなどを評価し、「X-point Cloud」の導入に至りました。

現在、同社ではグループ会社を含む従業員210名が「X-point Cloud」を使用しており、紙で運用していたほぼすべての帳票をデジタル化することに成功。

紙の帳票への押印や回付のために出社する必要がなくなり、申請書の処理や保管に要していた手間も削減されるなど、大きな効果を実感されています。

フルリモート制度を支える業務基盤として活用

株式会社ゆめみは、フルリモートを前提とした就業形態の運用に「X-point Cloud」を活用しています。

同社では2009年に「X-point」を導入して以来、長年にわたり同ワークフローシステムを利用しており、2021年にはクラウド版の「X-point Cloud」へのリプレイスを実施。

従来は紙の帳票で行われていた申請業務のペーパーレス化を実現し、現在ではフルリモートを前提とした社内制度の運用にも「X-point Cloud」が役立てられています。

たとえば同社では、ホームオフィス費用を全額会社負担とする「フルリモし放題制度MAX」を2022年頃に開始しました。

PCやモニター、キーボードといった備品をテレワーク用に購入する際、「X-point Cloud」で備品購入申請書を作成すると、関連書類として備品買取の申請書が紐づけられます。これにより、購入日付などを入力するだけで減価償却分の金額を自動計算し、購入費用から差し引いた買取金額を算出することができます。

また、「フルリモし放題制度MAX」では在宅勤務時の通信費や電気代も補助しており、在宅勤務手当の申請書に在宅勤務日数などを入力すると当月の申請金額が自動的に表示されるような仕組みも確立。

このように、在宅勤務を標準としながら効率的かつ適正に申請業務を行える体制を「X-point Cloud」で実現しています。

まとめ

今回は、テレワークの概要や導入状況、テレワークできない理由と解決策について解説してきました。

記事内でもご紹介した通り、一見するとテレワークとは無縁の業界であっても、工夫次第ではテレワークを導入することが可能です。また、紙ベースの業務をデジタル化することで、テレワーク導入・定着のハードルを解消することができます。

「テレワークできない」と諦めていた企業も、記事内でご紹介したワークフローシステム「X-point Cloud」や「AgileWorks」を活用してテレワーク導入・促進の一歩を踏み出してみてはいかがでしょうか。