ワークフローシステムを導入すると、どのような課題を解決できる?

申請書類の電子化や、申請・決裁業務の自動化・効率化を実現することができるワークフローシステム。最近では、短期間で手間なく導入できるクラウド型も登場したことで、国内企業の間で導入が進みつつあります。

一方で、「導入することで、具体的にどのような課題を解決できるの?」と疑問に感じている方もいらっしゃるのでは。
そこで、本コラムでは、ワークフローシステムを導入することで具体的にどのような課題を解決できるのかを解説していきます。

ワークフローシステム導入で解決できる代表的な5つの課題

それぞれの課題解決にワークフローシステムがどのように役立つのか、以降で解説していきます。

課題1:申請書類の作成に手間がかかっている

         

-課題の具体例-

  • 毎回、申請書類を印刷して手書きで記入するのが面倒…
  • 差し戻しを防ぐために、提出前に何度もチェックしている…
  • 申請書類の作成・提出のためだけに、オフィスに戻らければならない…

●パソコンやタブレットで手間なく作成できる

ワークフローシステム導入によって、これまで手書きで作成していた申請書類を電子化し、パソコンやタブレットを使って作成できるようになります。

手書きで作成していた時のように、わざわざ申請書類を印刷する必要はなくなります。さらに、複製機能のあるワークフローシステムであれば、過去に行った同じような内容の申請書類を複製して再利用することが可能。 すべての申請書類を毎回ゼロから作成・入力するという必要がなくなるので、申請書類作成の手間を大きく軽減できます。

●アラート表示が記入ミスを防いでくれる

ワークフローシステムの中には、記入ミスがある場合にアラート表示してくれる機能をもったものもあります。 このような機能があれば、提出前に行う複数回の確認や複数人によるダブルチェック、記入ミスが発生した場合の再作成といった手間を軽減することができます。

●外出先からも申請できる

ワークフローシステムを導入すれば、オフィス以外の場所からも、パソコンやタブレットを使って申請書類の作成や提出を行うことができます。 そのため、申請書類の作成や提出のためだけにわざわざオフィスに戻るという必要がなくなります。その結果、たとえば特に外出する機会の多い営業現場では、直行直帰型の勤務を実現できるでしょう。

課題2:申請書類の確認で抜け漏れや遅れが発生している

         

-課題の具体例-

  • 誤って承認前の申請書類をシュレッダーにかけてしまった…
  • 件数が多く、承認の抜け漏れが発生している…
  • 外出や出張が多く、申請書類を確認している暇がない…

●多数の申請が重なっても、出張で忙しくても、抜け漏れなく承認できる

ワークフローシステムを導入して申請書類を電子化することで、管理者側もパソコンやタブレットで申請書類を確認したり、承認したりできるようになります。紙の申請書類を用いている場合にありがちな確認前申請書類の誤処分の防止につながることはもちろん、未承認の申請書類をダッシュボードなどで一覧表示できるので、承認の抜け漏れを防ぐことにもつながります。

さらに、オフィス以外の場所から確認や承認を行えるので、外出や出張が重なった時期における承認の遅れが発生する可能性も低減できるでしょう。

課題3:申請書類の送付・管理に関わるコスト・スペースの確保に困っている

-課題の具体例-

  • 承認権者が他拠点にいる場合があり、申請書類の郵送費がかさんでいる…
  • 人員が増えてきたので、書類保管スペースを縮小して、執務スペースを広げたい

●ペーパーレス化で、コスト削減と保管スペース縮小を実現できる

ワークフローシステムを導入して申請書類を電子化することで、ペーパーレス化を実現することができます。
ペーパーレス化は、申請書類の印刷用紙代や郵送費といったコストの削減につながります。

また、過去の申請書類をシステム上で管理できるようになるので、既存書類の整理や不要書類の処分といった申請書類の管理を効率化して、それに携わる人員を限定することで人件費を削減できる可能性もあります。さらに、申請書類はシステム上で管理できるようになるので、保管スペースの縮小にもつながります。

課題4:承認フローの透明性を高めたい

-課題の具体例-

  • 書類紛失や改ざんを防ぎたい
  • 上場に向けて外部監査への対応を強化したい

●内部統制を徹底し、外部監査への対応を強化できる

組織や役割に応じた権限を設定して適切なフローを構築したうえで、申請・承認をワークフローシステムに集約することによって、内部統制を徹底し、書類の紛失や改ざん、正規の承認フローから逸脱したイレギュラーな申請・承認の発生を防ぐことができます。その結果、承認フローの透明性が高まるでしょう。

さらに、過去データを検索・集計したり、申請手続きの証跡を記録・出力したりできる機能をもったワークフローシステムであれば、外部監査への対応を強化することができます。

課題5:情報共有を徹底したい

-課題の具体例-

  • 文書の回覧が途中で止まってしまうことがある
  • 情報共有後の確認状況が把握しにくい

●一斉送信と督促で、情報共有を徹底できる

ワークフローシステムは、情報共有のプラットフォームとしても役立ちます。

たとえば、これまで紙形式で回覧していた文書をワークフローシステム上で一斉に送信することによって、対象となるすべての社員に対して同時に情報を共有できるようになります。

さらに、ユーザーごとに未読/既読を把握できるシステムであれば、未読のままとなっている社員に対して確認を促す通知(督促)を行い、情報共有を徹底することができます。

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